aXc-Project: Unternehmensweite PM-Plattform statt einfach nur SharePoint

Mit Microsoft SharePoint ist es prinzipiell möglich, Projekte zu managen, doch um größere Portfolios im Blick zu behalten, reichen die Bordmittel von SharePoint nicht aus. Hier kommt aXc-Project ins Spiel: Das Tool fügt sich nahtlos in SharePoint ein und rüstet dieses zu einer Multiprojektmanagement-Plattform auf, mit der sich auch große Portfolios planen und steuern lassen. Das neu integrierte, digitale Whiteboard ermöglicht dabei die Kombination von klassischer Planung mit agilen Methoden. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version von aXc-Project für Sie angesehen.

Viele Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint als universelle Kollaborationsplattform und Datendrehscheibe. Was liegt also näher, als mit diesem Tool auch das Projektmanagement abzuwickeln? Werden allerdings "echte" Projektplanungsfunktionen sowie Übersichten über ein großes Projektportfolio benötigt, reichen die Bordmittel von SharePoint dafür nicht aus. Diese Lücke füllt die Multiprojektmanagement-Software aXc-Project, die sich nahtlos in SharePoint integriert. Damit eignet sich das Programm besonders für Unternehmen, die auf SharePoint als Datenzentrale setzen und die Projekte aus größeren Projektportfolios zusammenhängend planen und steuern wollen. Um klassisches Projektmanagement mit agilen Methoden kombinieren zu können, bietet das Programm in der aktuellen Version zudem noch ein innovativ umgesetztes, digitales Whiteboard.

Profi-Anwendern steht aXc-Project zwar auch als klassische Desktop-Software für die Projektplanung- und Steuerung zur Verfügung, doch die meisten Anwender dürften mit der Weboberfläche arbeiten, die sich modular in das bestehende SharePoint-System integriert.

SharePoint als zentrale Datenbasis für Projekte

aXc-Project synchronisiert seine Daten kontinuierlich mit SharePoint-Listen und versorgt diese so mit den aktuellen Projektdaten. Die Standardfunktionalität von SharePoint bleibt dabei in vollem Umfang erhalten. Sie wird lediglich um wichtige Funktionen des Projektmanagements ergänzt. Für die Projektarbeit stellt aXc-Project etliche Vorlagen zur Verfügung – z.B. zu Projekten, Arbeitspaketen und Zeitrückmeldungen. Die zugrundeliegenden Listen können Administratoren beliebig in SharePoint anpassen, um z.B. zusätzliche Spalten, eigene Eingabeformulare, Dashboards, Filter und Gruppierungen zu ergänzen.

Um Dashboards zu erstellen oder Auswertungen zu Papier zu bringen, bietet SharePoint bereits viele Möglichkeiten. Mit aXc-Project kommen z.B. mit vordefinierten Projekt-Auswertungen für Microsoft Office noch weitere hinzu (Bild 1).

Auf speziell programmierte SharePoint-Bausteine, sogenannte Webparts, verzichtet aXc-Project, um die Zugriffsmöglichkeiten auf die von aXc-Project gepflegten Listen nicht einzuschränken. Anwender und Administratoren können die Listen somit mit sämtlichen Bordmitteln von SharePoint nutzen und auch SharePoint-Workflows darauf anwenden, z.B. um einen Genehmigungsprozess für die Projekteröffnung individuell zu gestalten.

Bild 1: Konfigurierbare SharePoint-Dashboards bieten einen übersichtlichen Zugriff auf die Projektdaten.
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Intelligente, vernetzte Listen für SharePoint

Der entscheidende Vorteil von aXc-Project ist, dass die Software die Listen im Hintergrund logisch sinnvoll miteinander verknüpft, Abhängigkeiten zwischen Daten berücksichtigt und Werte aufsummiert. Damit sorgt das Programm für konsistente Daten. Werden beispielsweise die Ausführungstermine von Arbeitspaketen geändert, beeinflusst dies je nach den vorhandenen Abhängigkeiten auch die Termine der anderen Arbeitspakete sowie die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter.

Schnittstellen zwischen den Projektdaten und anderen Systemen im Unternehmen lassen sich leicht umsetzen, denn viele Softwareanbieter unterstützen mittlerweile SharePoint als zentrale Datendrehscheibe. Wer z.B. Finanzdaten aus dem ERP-System mit SharePoint verknüpft, kann diese Informationen aus SharePoint direkt in ein Tabellenkalkulationsblatt übernehmen. Dieses bleibt mit SharePoint verbunden und spiegelt fortan stets automatisch den aktuellen Datenbestand wider. Gleichzeitig stehen die Zahlen auch in aXc-Project zur Verfügung, z.B. für Kostenübersichten oder Budgetvergleiche.

Mit Hilfe von aXc-Project ist es somit möglich, SharePoint zu einer vollständigen Multiprojektmanagement-Software aufzurüsten, mit der sich auch große Projektportfolios steuern lassen. Da sich die sinnvoll vorkonfigurierten Funktionen leicht anpassen lassen, ist auch ein allmählicher Einstieg in die Software denkbar – z.B. zunächst mit einer einfachen Projektliste, bevor nach und nach Portfolioprozesse und detaillierte Projektpläne hinzukommen.

Pragmatisch agil: Das digitale Whiteboard

In der Praxis finden sich oft zwei grundsätzliche Arten von Plänen: Zum einen Grobpläne, in denen die Projektphasen mit den wichtigsten Meilensteinen abgebildet werden. Sie machen sich gut als DIN A4-Übersicht an der Wand, bieten aber meist keine Hilfestellung für die tägliche Projektarbeit. Zum anderen – selbst bei mittelgroßen Projekten – gibt es Gantt-Diagramme mit oft mehreren hundert Einzelvorgängen. Mit ihnen werden alle auch noch so kleinen Projektaufgaben genau abgebildet, was sie unübersichtlich und enorm pflegeintensiv macht.

Es gilt daher, ein dem Projekt angemessenes Maß an Detaillierung zu finden und große Projektpläne sinnvoll aufzuteilen. Neben dem Aufgabenmanagement haben sich hier in den letzten Jahren agile Planungsfunktionen auch außerhalb von IT-Projekten etabliert. Mit ihnen ist es möglich, den Projektablaufplan übersichtlich zu halten und die Detailaufgaben der einzelnen Arbeitspakete außerhalb des Terminplans in strukturierter Form zu bearbeiten. Als zusätzliches innovatives Planungswerkzeug bietet aXc-Project deshalb seit Kurzem eine schlanke und intuitive Funktion, um klassische Projekte in einfacher Form mit agilen Werkzeugen zu erweitern und abzuwickeln: Das digitale Whiteboard (aXc-AgileModul) ist eine interessante Alternative zum detaillierten Ablaufplan. Da es integrierter Bestandteil der Software ist, stehen seine Informationen auch in allen Multiprojekt- und Portfolio-Auswertungen zur Verfügung.

Zettelwand auf Großbildschirm

Die Idee des digitalen Whiteboards ist einfach: Die Fläche des Whiteboards wird in verschiedene Abschnitte unterteilt – z.B. für Aufgaben, Risiken, Probleme und Change Requests –, in denen sich digitale Notizzettel bzw. Karten platzieren lassen, die der Anwender über das Kontextmenü der rechten Maustaste hinzufügt (Bild 2).

Die Entwickler haben viel Wert auf eine realitätsnahe Umsetzung gelegt. Beispielsweise ist die Schrift der einer typischen Moderationskartenschrift nachempfunden, Notizen können verschiedene Farben erhalten oder schief am Board befestigt werden, sie können mit der Maus innerhalb eines Abschnitts in eine Reihenfolge gebracht oder in einen anderen Abschnitt verschoben werden. Durch einfaches Verschieben lässt sich z.B. ein Risiko automatisch zu einem Problem hochstufen. Wird der Notiz ein verantwortliches Teammitglied zugewiesen, erscheint dessen Foto in der unteren rechten Ecke der Karte. Das macht das Board lebendiger und dürfte vor allem in verteilten Teams das Wir-Gefühl stärken.

Je mehr Monitorfläche für das digitale Whiteboard zur Verfügung steht, desto besser. Im Besprechungsraum lässt ein 80 Zoll-Touchbildschirm echtes Whiteboard-Gefühl aufkommen, am Schreibtisch reicht dafür ein 23 Zoll-Monitor aus. Selbst auf mobilen Geräten passt sich das jeweilige Whiteboard an die Größenverhältnisse des Displays an. Auf kleinen Geräten dürften die meisten Anwender allerdings die Listenansicht bevorzugen.

Bild 2: Auf dem digitalen Projekt-Board zeigt die Software diverse Projekt-Informationen als digitale Klebezettel. Neue Notizen werden über das Kontextmenü hinzugefügt.
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Zu jedem Notizzettel lassen sich Plan-Aufwände erfassen, zu denen die Teammitglieder später den tatsächlichen Bearbeitungsaufwand als Ist-Wert erfassen können. Dazu klicken sie lediglich die Uhr-Schaltfläche am unteren Rand der Karte an. Zusätzlich zum Ist-Aufwand lassen sich auch geschätzte Restaufwände sowie Fertigstellungstermine erfassen. Alternativ ist diese Rückmeldung auch über das Zeiterfassungsformular von aXc-Project möglich.

Innerhalb eines Projekts sind mehrere Whiteboards mit unterschiedlicher Struktur möglich. Einige sinnvolle Vorkonfigurationen liefert der Hersteller im Standard mit. Während das Projekt-Board verschiedene Planungsaspekte wie Risiken und Aufgaben zeigt, sortiert das Aufgaben-Board nach dem Bearbeitungsstatus der Aufgaben. Die einzelnen Spalten des Boards lauten dann beispielsweise "Neu", "Voranalyse", "Entwicklung", "Test" und "Fertiggestellt". So kann auch nach Kanban gearbeitet werden. Anwender oder Administratoren wählen nach Bedarf aus, welche Spalten sie benötigen. Ein Filter regelt, welche Notizen auf dem Board erscheinen. Zum Beispiel können erledigte Aufgaben ebenso ausgeblendet werden wie Aufgaben, die erst in mehreren Monaten anstehen. Reicht die Spaltenanzahl des Boards nicht aus, lässt sich das Board horizontal oder vertikal mehrfach in Teil-Abschnitte mit jeweils eigenen Spalten auftrennen. Auf diese Weise lassen sich auch komplexe Darstellungen realisieren.

Da aXc-Project auch die Inhalte der Notizen mit SharePoint-Listen synchronisiert, kann der Anwender zusätzliche Details zu jeder Notiz über SharePoint-Formulare eingeben (Bild 3). Dank der Möglichkeit, zu jeder Aufgabe den Start- und Endtermin sowie Planaufwände zu erfassen, könnte mit dem Whiteboard theoretisch sogar eine Ressourcenplanung erfolgen. Termine verdeutlicht das bewährte Gantt-Diagramm allerdings besser.

Bild 3: Außer auf dem Whiteboard können Aufgaben auch in klassischen SharePoint-Listen angezeigt werden. Für die Arbeit an den Detailinformationen stehen Dialogfenster zur Verfügung.
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Das Whiteboard kann auch zu Projektraumvorlagen hinzugefügt werden. Wird dann ein neuer Projektraum angelegt, steht automatisch ein vorbereitetes Whiteboard mit passenden Abschnitten und vielleicht sogar ersten Notizen bereit.

Ein digitaler Notizzettel auf mehreren Whiteboards

Anders als in der analogen Welt, kann in der digitalen Fassung ein und dieselbe Notiz auf mehreren Whiteboards gleichzeitig auftauchen, wobei das Programm die Daten auf allen Boards stets aktuell und konsistent hält. Anwender können daher auch für sich selbst Whiteboards mit individueller Größe und Unterteilung gestalten. Ein Board mit den nach Projekten gegliederten persönlichen Aufgaben ist damit ebenso möglich, wie eine Übersicht für die Qualitätssicherung, in der sämtliche bevorstehenden Prototypen-Tests aus den Projekten aufgeführt und dem jeweiligen Teststand zugeordnet sind.

Mit dem Whiteboard kombiniert aXc-Project die Vorteile einer integrierten Multiprojektmanagement-Software mit der Leichtigkeit agiler Planungswerkzeuge, wie sie häufig auch als einzelne SaaS-Lösungen für einzelne Projekte angeboten werden. aXc-Project bietet allerdings keine vollständige Standard-Implementierung, z.B. für Kanban oder SCRUM, vielmehr ist das Whiteboard ein Werkzeug, um eigene agile Konzepte umzusetzen. Anders als in den spezialisierten Lösungen für agile Projektmanagement-Methoden stellt aXc-Project allerdings im Hintergrund die komplette Multi-Projektmanagement-Lösung bereit. Anwender können also mit den Boards arbeiten und die Informationen gleichzeitig in Dashboards und Listen auf Portfolio-Ebene zusammenfassen.

Projekt- und Portfoliomanagement – bei Bedarf auch klassisch

Ergänzend zum digitalen Whiteboard – das in diesem Umfang aktuell ein Alleinstellungsmerkmal von aXc-Project darstellt – bietet das Programm auch für Planer klassisch gesteuerter Projekte die Funktionen, die man von einer modernen Multiprojektmanagement-Software erwarten kann. Der aXc-Client für Windows, dessen optisches Erscheinungsbild der Hersteller erst vor Kurzem überarbeitet hat, ermöglicht eine klassische Gantt-Chart-Projektplanung mit einer fundierten und praxisnahen Ressourcenplanung (Bild 4). So lassen sich z.B. Ressourcen auf Projektebene reservieren. Während der Projektplaner das so reservierte Ressourcenkontingent bei Bedarf noch detaillierter verplanen kann, erhalten Führungskräfte eine einfache Übersicht, welche Mitarbeiter für welchen Zeitraum in welche Projekte entsendet wurden – ohne sich um die Details der Projektplanung kümmern zu müssen.

Bild 4: Der aXc-Client für Windows ist das Werkzeug für alle Anwender, die umfangreichere Projekte detailliert planen wollen.
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Erwähnenswert ist zudem das Kosten- und Budgetmanagement. Zwar bietet sich auch hier SharePoint an, um die Plankosten, das Budget oder die Ist-Kosten des Gesamtprojekts sowie einzelner Fiskaljahre anzuzeigen und zu bearbeiten. Erfahrene Planer dürften allerdings die flexiblen Budget-Tabellen des Clients bevorzugen. Sie erfordern vom Anwender etwas Einarbeitung, bieten dann aber leistungsfähige Funktionen und ein einheitliches Bedienkonzept. Verschiedene Budgetkategorien und Budgetquellen bewältigt der Client damit ebenso wie Umbuchungen zwischen Budgets. Auch die Kosten- und Budgethistorie dokumentiert die Software sorgfältig. Für internationale Projekte kann das Programm mehrere Währungen verwalten – auch mit getrennten Umrechnungskursen für Planung und Ist-Verfolgung.

Systemvoraussetzungen

aXc-Project setzt eine Installation von SharePoint 2010 oder 2013 voraus, sodass neben Windows Server als Betriebssystem und dem Internet Information Server typischerweise auch Microsofts SQL-Server als Datenbank zum Einsatz kommt. Vor der Wahl von aXc-Project sollte daher die strategische Entscheidung für SharePoint bereits gefallen sein. Auch wenn SharePoint mittlerweile mit den aktuellen Versionen gängiger Browser klarkommt, spielt es mit den neueren Versionen des Internet Explorers optimal zusammen.

Lizenzbedingungen

aXc-Project ist wahlweise als Lizenz für den Betrieb auf eigenen Servern oder als Service (SaaS) gegen monatliche Mietzahlungen verfügbar. Das Lizenzmodell ist einfach gehalten: aXc-Project unterscheidet zwischen den beiden Lizenzarten Full-Active-User und Active-User. Full-Active-User-Lizenzen sind beispielsweise für Linienmanager, Ressourcenmanager, Programmmanager, Projektmanager und PMO-Mitarbeiter erforderlich, während für Projektmitarbeiter ohne Planungsaufgaben die Active-User-Lizenz ausreicht.

Fazit

Als Multiprojektmanagement-Software bietet aXc-Project die typischen Planungs- und Steuerungswerkzeuge, die von modernen Lösungen erwartet werden dürfen. Die Besonderheit liegt in der tiefen Integration in SharePoint: Durch diese wird SharePoint zur Projektplattform und umgekehrt aXc-Project zu einem hochgradig flexiblen Werkzeug. Während sich der aXc-Client dem erfahrenen Projektplaner in einer typischen Balkenplan-Optik zeigt, kann die SharePoint-Software den Anwendern Informationen in unterschiedlichster Form liefern. Listen zum aktuellen Projektstand, Eingabeformulare für Change Requests oder Dashboards zur Budgetsituation im gesamten Portfolio passen auf diese Weise sowohl technisch als auch optisch in die bestehende SharePoint-Installation und entsprechen auch fachlich den Prozessen und Methoden im Unternehmen. Das ermöglicht den Anwendern einen aufgabenangemessenen Einstieg in die Software.

Das neue Whiteboard ist eine weitere einfache, aber leistungsfähige Funktion der Software. Sie ermöglicht es Anwendern, Aufgaben nach eigenen Anforderungen zu strukturieren. Dadurch können Projektterminpläne in aXc-Project eher grob gehalten sein, ohne dass der Überblick über die zahlreichen einzelnen Projektaufgaben verloren geht.

Auch wenn die Bedienung des Whiteboards oder der einzelnen Dashboards einfach ist: Um diese wirkungsvoll in einer Multiprojektumgebung nutzen zu können, sind Standards erforderlich. Die Struktur der Boards, die Prozesse und Workflows, die logische Verbindung zu Projektplänen und Projektportfolios sowie die Wahl der verfügbaren Zettel-Typen mit ihren Detaildaten: All dies erfordert ein PMO mit einem klaren Konzept und einer etablierten PM-Methodik. Der Anbieter selbst positioniert die Software als Lösung in Multiprojektumgebungen mit mehreren hundert Anwendern – dort sollten diese Voraussetzungen vor der Einführung einer Software ohnehin gegeben sein. Die Whiteboard-Komponente hätte allerdings das Zeug, auch als Einzellösung in kleineren Projektumgebungen oder in einzelnen Projekten zu punkten.

Kontakt

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