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aXc-Project: Unternehmensweite PM-Plattform statt einfach nur SharePoint

Mit Microsoft SharePoint ist es prinzipiell möglich, Projekte zu managen, doch um größere Portfolios im Blick zu behalten, reichen die Bordmittel von SharePoint nicht aus. Hier kommt aXc-Project ins Spiel: Das Tool fügt sich nahtlos in SharePoint ein und rüstet dieses zu einer Multiprojektmanagement-Plattform auf, mit der sich auch große Portfolios planen und steuern lassen. Das neu integrierte, digitale Whiteboard ermöglicht dabei die Kombination von klassischer Planung mit agilen Methoden. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version von aXc-Project für Sie angesehen.

aXc-Project: Unternehmensweite PM-Plattform statt einfach nur SharePoint

Mit Microsoft SharePoint ist es prinzipiell möglich, Projekte zu managen, doch um größere Portfolios im Blick zu behalten, reichen die Bordmittel von SharePoint nicht aus. Hier kommt aXc-Project ins Spiel: Das Tool fügt sich nahtlos in SharePoint ein und rüstet dieses zu einer Multiprojektmanagement-Plattform auf, mit der sich auch große Portfolios planen und steuern lassen. Das neu integrierte, digitale Whiteboard ermöglicht dabei die Kombination von klassischer Planung mit agilen Methoden. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version von aXc-Project für Sie angesehen.

Viele Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint als universelle Kollaborationsplattform und Datendrehscheibe. Was liegt also näher, als mit diesem Tool auch das Projektmanagement abzuwickeln? Werden allerdings "echte" Projektplanungsfunktionen sowie Übersichten über ein großes Projektportfolio benötigt, reichen die Bordmittel von SharePoint dafür nicht aus. Diese Lücke füllt die Multiprojektmanagement-Software aXc-Project, die sich nahtlos in SharePoint integriert. Damit eignet sich das Programm besonders für Unternehmen, die auf SharePoint als Datenzentrale setzen und die Projekte aus größeren Projektportfolios zusammenhängend planen und steuern wollen. Um klassisches Projektmanagement mit agilen Methoden kombinieren zu können, bietet das Programm in der aktuellen Version zudem noch ein innovativ umgesetztes, digitales Whiteboard.

Profi-Anwendern steht aXc-Project zwar auch als klassische Desktop-Software für die Projektplanung- und Steuerung zur Verfügung, doch die meisten Anwender dürften mit der Weboberfläche arbeiten, die sich modular in das bestehende SharePoint-System integriert.

SharePoint als zentrale Datenbasis für Projekte

aXc-Project synchronisiert seine Daten kontinuierlich mit SharePoint-Listen und versorgt diese so mit den aktuellen Projektdaten. Die Standardfunktionalität von SharePoint bleibt dabei in vollem Umfang erhalten. Sie wird lediglich um wichtige Funktionen des Projektmanagements ergänzt. Für die Projektarbeit stellt aXc-Project etliche Vorlagen zur Verfügung – z.B. zu Projekten, Arbeitspaketen und Zeitrückmeldungen. Die zugrundeliegenden Listen können Administratoren beliebig in SharePoint anpassen, um z.B. zusätzliche Spalten, eigene Eingabeformulare, Dashboards, Filter und Gruppierungen zu ergänzen.

Um Dashboards zu erstellen oder Auswertungen zu Papier zu bringen, bietet SharePoint bereits viele Möglichkeiten. Mit aXc-Project kommen z.B. mit vordefinierten Projekt-Auswertungen für Microsoft Office noch weitere hinzu (Bild 1).

Auf speziell programmierte SharePoint-Bausteine, sogenannte Webparts, verzichtet aXc-Project, um die Zugriffsmöglichkeiten auf die von aXc-Project gepflegten Listen nicht einzuschränken. Anwender und Administratoren können die Listen somit mit sämtlichen Bordmitteln von SharePoint nutzen und auch SharePoint-Workflows darauf anwenden, z.B. um einen Genehmigungsprozess für die Projekteröffnung individuell zu gestalten.

Bild 1: Konfigurierbare SharePoint-Dashboards bieten einen übersichtlichen Zugriff auf die Projektdaten.
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Intelligente, vernetzte Listen für SharePoint

Der entscheidende Vorteil von aXc-Project ist, dass die Software die Listen im Hintergrund logisch sinnvoll miteinander verknüpft, Abhängigkeiten zwischen Daten berücksichtigt und Werte aufsummiert. Damit sorgt das Programm für konsistente Daten. Werden beispielsweise die Ausführungstermine von Arbeitspaketen geändert, beeinflusst dies je nach den vorhandenen Abhängigkeiten auch die Termine der anderen Arbeitspakete sowie die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter.

Schnittstellen zwischen den Projektdaten und anderen Systemen im Unternehmen lassen sich leicht umsetzen, denn viele Softwareanbieter unterstützen mittlerweile SharePoint als zentrale Datendrehscheibe. Wer z.B. Finanzdaten aus dem ERP-System mit SharePoint verknüpft, kann diese Informationen aus SharePoint direkt in ein Tabellenkalkulationsblatt übernehmen. Dieses bleibt mit SharePoint verbunden und spiegelt fortan stets automatisch den aktuellen Datenbestand wider. Gleichzeitig stehen die Zahlen auch in aXc-Project zur Verfügung, z.B. für Kostenübersichten oder Budgetvergleiche.

Mit Hilfe von aXc-Project ist es somit möglich, SharePoint zu einer vollständigen Multiprojektmanagement-Software aufzurüsten, mit der sich auch große Projektportfolios steuern lassen. Da sich die sinnvoll vorkonfigurierten Funktionen leicht anpassen lassen, ist auch ein allmählicher Einstieg in die Software denkbar – z.B. zunächst mit einer einfachen Projektliste, bevor nach und nach Portfolioprozesse und detaillierte Projektpläne hinzukommen.

Pragmatisch agil: Das digitale Whiteboard

In der Praxis finden sich oft zwei grundsätzliche Arten von Plänen: Zum einen Grobpläne, in denen die Projektphasen mit den wichtigsten Meilensteinen abgebildet werden. Sie machen sich gut als DIN A4-Übersicht an der Wand, bieten aber meist keine Hilfestellung für die tägliche Projektarbeit. Zum anderen – selbst bei mittelgroßen Projekten – gibt es Gantt-Diagramme mit oft mehreren hundert Einzelvorgängen. Mit ihnen werden alle auch noch so kleinen Projektaufgaben genau abgebildet, was sie unübersichtlich und enorm pflegeintensiv macht.

Es gilt daher, ein dem Projekt angemessenes Maß an Detaillierung zu finden und große Projektpläne sinnvoll aufzuteilen. Neben dem Aufgabenmanagement haben sich hier in den letzten Jahren agile Planungsfunktionen auch außerhalb von IT-Projekten etabliert. Mit ihnen ist es möglich, den Projektablaufplan übersichtlich zu halten und die Detailaufgaben der einzelnen Arbeitspakete außerhalb des Terminplans in strukturierter Form zu bearbeiten. Als zusätzliches innovatives Planungswerkzeug bietet aXc-Project deshalb seit Kurzem eine schlanke und intuitive Funktion, um klassische Projekte in einfacher Form mit agilen Werkzeugen zu erweitern und abzuwickeln: Das digitale Whiteboard (aXc-AgileModul) ist eine interessante Alternative zum detaillierten Ablaufplan. Da es integrierter Bestandteil der Software ist, stehen seine Informationen auch in allen Multiprojekt- und Portfolio-Auswertungen zur Verfügung.

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