Blue Ant 10 – Neues Design, bewährte Lösung

Die webbasierte PM-Software Blue Ant richtet sich als "Rundumlösung" vor allem an projektorientierte, mittelständische Unternehmen. Bei der Weiterentwicklung hat der Hersteller, die Berliner proventis GmbH, sowohl das optische Erscheinungsbild einem "Lifting" unterzogen als auch neue Funktionen ergänzt, wie z.B. frei gestaltbare Kostenkategorien, durch Anlagen erweiterbare Berichte oder eine neue Checklisten-Funktion. Elisabeth Wagner hat sich die aktuelle Version 10 für Sie angesehen und stellt die Neuerungen vor.

Mit der webbasierten PM-Software "Blue Ant" spricht der Hersteller proventis GmbH in erster Linie mittelständische Unternehmen an, bei denen Projekte zum Tagesgeschäft gehören. Blue Ant bietet als "Rundumlösung" die gängigen Projektmanagement-Funktionen zu Termin- und Ressourcenplanung sowie Möglichkeiten, um den gesamten Projektlebenszyklus bis hin zur Abrechnung der erbrachten Leistungen zu unterstützen. Vor allem die Parameter "Ressourcen" und "Kosten" hat Blue Ant während der gesamten Projektlaufzeit fest im Blick und trägt dabei der Tatsache Rechnung, dass kaum jemand zu 100% in nur einem Projekt arbeitet: Die im System hinterlegten Prozesse und Werkzeuge ermöglichen es, mit wenig Aufwand den Einsatz der Beschäftigten auch außerhalb der Projekte – also über das gesamte Unternehmen – zu erfassen und zu planen. So werden nicht nur Ressourcenkonflikte zwischen Projekten, sondern auch zwischen Projekt und Linie frühzeitig sichtbar.

Für die Weiterentwicklung von Blue Ant nutzt die proventis GmbH gezielt das Feedback der Anwender. So hat seit der zuletzt im Projekt Magazin vorgestellten Version 8.2 einerseits das optische Erscheinungsbild ein "Lifting" erfahren und andererseits sind neue Funktionen dazugekommen. Ziel der Weiterentwicklung war, den Anforderungen der (Multi-)Projektmanager möglichst gut gerecht zu werden und dabei auch unternehmensspezifische Eigenheiten abzubilden. Die Unternehmen haben jetzt z.B. bei der Kategorisierung von Kosten freie Hand, da es zu praktisch allen Funktionsfeldern firmen- und projektspezifische Ergänzungen gibt. Berichte lassen sich jetzt durch frei wählbare Anhänge erweitern. Eine neue Checklisten-Funktion ermöglicht direkte Verknüpfungen zu allen möglichen Bereichen innerhalb, aber auch außerhalb des Projekts, etwa zum Risikomanagement, das vielleicht in einem konkreten Workshop eingebunden ist, sonst aber keine Funktion innerhalb des Projekts hat.

proventis GmbH

Das Unternehmen wurde 2001 als Software- und Beratungshaus in Berlin gegründet und hat derzeit 35 Mitarbeiter. Seine Kernkompetenz ist die ständige Weiterentwicklung der webbasierten Multiprojektmanagement-Software Blue Ant, deren Schwerpunkte auf Ressourcen- und Kostenplanung sowie auf dem Multiprojektmanagement liegen. Begleitend zur Einführung von Blue Ant beraten proventis und seine Partner-Unternehmen die Kunden bei der Erarbeitung von Projektmanagement-Werkzeugen und -Methoden. Blue Ant ist inzwischen bei rund 380 Unternehmen im Einsatz. Laut Hersteller sind Projekte mit bis zu 1.000 Vorgängen von Blue Ant gut handhabbar. Die Anzahl der Benutzer der derzeit größten aktiven Anwendung liegt derzeit bei etwa 2.000.

Die Bedienoberfläche im neuen Design

"Praktisch, freundlich, aber inzwischen etwas angestaubt" – so urteilten in der Vergangenheit einige Kunden über die Bedienoberfläche. Bei der Weiterentwicklung zur aktuellen Version 10.0 haben sich die Programmierer deshalb schwerpunktmäßig dem Design der Software gewidmet, was an einigen Stellen auch funktionale Änderungen mit sich gebracht hat: So erscheinen z.B. in der Kopfzeile von Projektdokumenten jetzt automatisch Projektname, Projektnummer und andere grundlegende Angaben. Eine Autovervollständigen-Funktion kürzt an manchen Stellen die Eingabeprozedur ab. Vor allem aber ist die gesamte Optik lockerer und freundlicher geworden. Schatteneffekte lassen Oberflächenelemente optisch schweben, manche Buttons sind noch aussagekräftiger gestaltet, Farben harmonischer aufeinander abgestimmt.

Bild 1: Der Startbildschirm von Blue Ant.
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Zielgenaue Sprünge zu den Funktionen

Unverändert geblieben ist die intuitive Benutzerführung, die je nach Rolle – Projektmanagement-Office, Projektmanager oder Projektmitarbeiter – eine schnelle und kompakte Übersicht sowie kurze Wege bietet: Die Navigationsleiste im Bild links führt per Mausklick sofort zum gewünschten Modul. Die Felder auf dem Startbildschirm, individuell in Größe und Positionierung anpassbar, geben in den Fenstern "Meine Projekte", "Meine Aktivitäten" und "Meine Tickets" einen sofortigen Überblick, welche Arbeiten aktuell anstehen. Und über die Quicklinks ganz oben in der Navigationsleiste oder im Fenster kann sich jeder auf einfachem Weg seine eigenen Pfade im Programm anlegen, z.B. zu häufig benötigten Funktionen oder Ansichten.

Schnell erkennen, was ansteht

Neu hinzugekommen ist ein Widget, das die Aktivitäten aus sämtlichen Checklisten enthält, die im System angelegt sind. Zum Beispiel kann in einer Checkliste des Controllers zur Freigabe des Budgets für die Projektphase "Produktion" die Zustimmung der Projektleitung und des Risikomanagements vorgesehen sein. Alle betroffenen Instanzen – Controlling, Projektleitung und Risikomanagement sehen die jeweiligen To-Do`s dann automatisch in ihrer persönlichen Checkliste. Die Bearbeiter können die einzelnen Punkte hier gleich direkt anklicken, lesen und schließlich als erledigt abspeichern.

Manche der im Widget angezeigten Aktivitäten sind direkt aus einem Workflow generiert oder werden in einen solchen eingespeist, z.B. wenn Urlaubsanträge von der Führungskraft freigegeben werden müssen oder eine Zahlungsfreigabe generell das Okay vom Account Manager benötigt – also Prozesse, die durchaus auch außerhalb der Projektwelt stattfinden können. Das weitere Verarbeiten hier eingetragener "Erledigt"-Information in die Projektplanung übernimmt das System. Z.B. kann durch die Freigabe des Account Managers eine E-Mail oder ein Checklisteneintrag angestoßen werden, in dem das Controlling aufgefordert wird, die Rechnung nun innerhalb von vier Wochen zu bezahlen. Das elektronische Abhaken des Punkts "Zahlung freigegeben" kann dazu führen, dass der entsprechende Betrag im Projektcontrolling verbucht wird.

Die Idee dahinter ist, Menschen mit wenig Projekt-Berührungspunkten – wie z.B. typische "Genehmiger" – über eine solche Checklistenfunktion auf kurzem Weg ins Projekt einzubinden und auch deren Aufgaben in die Planung mit einzubeziehen: Wer nicht in Projekten arbeitet, sieht seine Checklistenpunkte dennoch über sein persönliches Blue Ant Cockpit oder erhält eine Information per E-Mail. Vor allem aber ist diese Neuerung eine konsequente Weiterentwicklung hin zum Ziel, wirklich alle Aufgaben und Beteiligten in die Planung einzubeziehen.

Die anderen wichtigen Elemente in diesem Zusammenhang sind das Fenster mit den Aktivitäten und das Ticketsystem, das sich gut für projektfremde Ad-hoc-Aufgaben eignet. Über die Kombination mit der Zeiterfassung lassen sich wertvolle Erkenntnisse für künftige Aufwandsplanungen gewinnen. Wer z.B. mit Hilfe der exakten Dokumentation erkannt hat, dass die Reparatur einer Anlage beim Kunden nur zwei Tage statt der vereinbarten fünf Tage gedauert hat, kann diese Erkenntnis in die nächste Verhandlung zu den Service Level Agreements einfließen lassen. Und wer erkennt, dass fünf Mitarbeiter nacheinander ein Problem mit einem neuen Softwarerelease gemeldet haben, das durch eine einfache Information aus der Welt geschafft werden kann, wird diese Information vielleicht proaktiv allen Nutzern dieser Software zukommen lassen.

Die raffinierte Einbindung dieser Zeiterfassung in die Oberfläche ist nach wie vor ein Highlight der Software: Neben jeder Aktivität, neben jedem Ticketeintrag, ist ein kleiner Stoppuhrknopf. Ein Klick, und die Zeit läuft. Ein Klick auf den Button neben einer anderen Aufgabe, und die Zeiterfassung für die beendete Aktivität stoppt. Alternativ bzw. ergänzend gibt es ein Zeiterfassungsformular, bei dem seit der Version 9.0 ein Workflow hinterlegt ist, der z.B. die Veränderung einmal abgesandter Daten verhindert.

Ein weiteres Feature, das für einige Felder bereits in Version 8.2. zur Verfügung stand, wurde jetzt konsequent für alle Funktionen übernommen: Fast an jeder Stelle sind jetzt individuelle Felder in den Bedienmenüs möglich. Sie können mit Validierungs-Workflows hinterlegt oder auch mit einem Link versehen werden. So kann beispielsweise für die Zeiterfassung ein Eingabefeld ergänzt werden, das auf die Bug-Nummer (Fehlernummer) eines externen Bug-Trackingsystem verweist und die so erfasste Arbeitszeit zusätzlich dem Bug zuordnet. Bei sämtlichen Zeitauswertungen kann nun per Klick auf diese Bug-Nummer der entsprechende Eintrag im Fremdsystem innerhalb von Blue Ant geöffnet werden. Ähnliche Szenarien lassen sich für Projekte, Aktivitäten, Angebote, Ressourcen, usw. schnell und einfach abbilden.

Funktionen für die Projektleitung

Einstiegsseite für Projektleiter ist das Cockpit, das mit seinen grafisch aufbereiteten Informationen einen ersten Blick auf den Stand des Projekts bzw. der Projektlandschaft ermöglicht. Doch zunächst müssen die Projekte erst einmal angelegt werden. Einen Teil der Arbeit nimmt Blue Ant dem Projektleiter dabei durch das "elektronische Stammblatt" ab: Durch Auswahl der Projektart aus einer vorgegebenen Liste – etwa Organisationsprojekt oder Entwicklungsprojekt – werden die damit verbundenen Templates für diese Projektart geladen. Über die Planungsart "klassisch" oder "agil" lassen sich entsprechende Features aktivieren, z.B. frei gewählte feste Zeiträume als Sprints anlegen oder in Burndown-Charts die erledigten und unerledigten Tasks dokumentieren. Die Festlegung, ob auf Festpreis-Basis oder anhand der Ist-Kosten abgerechnet werden soll, wirkt sich auf verschiedene Masken und Funktionen aus, die für die Finanzplanung von Bedeutung sind.

Das Projektstammblatt – Aktivator für Abläufe und Funktionen im Projekt

Durch Eingabe des Projektstatus wie "Vorphase", "Projektantrag" oder "Realisierung" im Projektstammblatt aktiviert der Nutzer unterschiedliche Workflows (oft abhängig von vordefinierten Projektarten). In der Praxis werden solche Workflows in Blue Ant oft für eine Vollständigkeitsprüfung im Rahmen einer Phasenfreigabe genutzt: So stößt die Aktivierung der Projektphase "Projektantrag" oft einen Genehmigungsworkflow an. Solange nicht alle als notwendig definierten Voraussetzungen erfüllt sind, solange also z.B. die notwendigen Freigaben der Geschäftsführung und des Finanzbereichs nicht vorliegen, kann die nächste Phase, hier "Realisierung", nicht starten.

Bild 2: Projektanlage mit Statuswechsel Popup
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Die Projektkosten können in diesem Stammblatt einer Kostenstelle zugewiesen werden; das Unternehmen kann aber auch individuelle Einstellungen wählen, etwa Programmbudgets. Was immer hier entschieden und eingestellt wird, führt dann zur entsprechenden Zuordnung im Projekt-Reporting. Beispielsweise erscheinen die Kosten von Projekt x, das der Kostenstelle 1234 und dem Programm A zugeordnet sind, auch in den Auswertungen der Kostenstelle 1234 und des Programms A.

Checklisten lassen sich aus einem zentralen Pool importieren oder können von der Projektleitung mithilfe eines Templates selbst angelegt werden. Mit Hilfe des Felds "Dokumente" wird je nach technischer Philosophie des Unternehmens eingestellt, ob die Projektdokumente in einer lokalen Datenbank oder über einen zentralen Fileserver als URLs an verschiedenen Stellen abgelegt sind.

Mehr Flexibilität bei der Kostenplanung, -erfassung und dem Controlling

Der Anspruch von proventis, den Anwendern einen stets aktuellen Überblick über die Projektkosten zu gewährleisten, führte in den letzten Releases zu Optimierungen auch in diesem Bereich. So wurden die Möglichkeiten der Kunden erweitert, das Programm entsprechend der individuellen Unternehmensstrukturen anzupassen. Seit der Version 9.0 können Unternehmen z.B. Kostenstrukturen beliebig festlegen, auch verästelte "Kostenbäume" sind möglich. Dabei lassen sich Validierungsgrößen einbauen, um sicherzustellen, dass bestimmte Kosten, wie z.B. Übernachtungskosten oder aufsummierte Kosten einer Position, einen vorher festgelegten Grenzwert nicht übersteigen.

Bild 3: Projektkostenübersicht.
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Auch für die Ressource "Mitarbeiter" wurde die Kostenplanung vervollständigt. Bereits seit längerem ist es möglich, für die Verrechnung der Aufwände mit zwei unterschiedlichen Kostensätzen zu arbeiten: Einen für die tatsächlich entstehenden Kosten und einen, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Allerdings waren die Kostensätze bisher an Rollen gebunden. Jetzt ist es möglich, diese für jeden Mitarbeiter individuell festzulegen. Damit werden viele Kostenberechnungen noch etwas genauer, denn schließlich bestimmt nicht nur die Funktion bzw. die Rolle, sondern auch die Erfahrung eines Mitarbeiters dessen Gehalt und damit den zu verrechnenden Kostensatz. Solche Unterschiede bei den Stunden- bzw. Tagessätze ließen sich zuvor nicht in der Projektkalkulation ausweisen. Änderungen innerhalb der Projektlaufzeit, z.B. die Einspeisung der Ergebnisse von Tarifverhandlungen, sind jederzeit möglich. Für Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter gleichzeitig in mehreren Projekten arbeiten, ist folgende Neuerung hilfreich: Ab Version 8.3 lassen sich irrtümlich einem bestimmten Projekt zugeschriebene Arbeitszeiten nachträglich auf ein anderes umbuchen.

Für die Gesamtbudgetplanung sind in Blue Ant grundsätzlich zwei Wege möglich: Entweder man gibt ein Gesamtbudget vor und teilt dieses in Einzelbudgets auf (top-down) oder man geht umgekehrt vor, plant die einzelnen Arbeitspakete, weist Ressourcen zu und lässt sich die resultierenden Kosten anzeigen (bottom-up).

Vorgaben und Angebote

In Angeboten an den Kunden werden oft Zahlungsziele vereinbart, die an Stichtage oder an das Erreichen bestimmter Meilensteine gekoppelt sind. In Blue Ant lassen sich Workflows hinterlegen, sodass das Programm automatisch an die fällige Abrechnung erinnert und ggf. einen Genehmigungs-Workflow startet, sobald ein solcher Stichtag oder Meilenstein erreicht ist. Bei regelmäßiger Abrechnung zum Monatsende verbucht und berechnet die Software automatisch die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Leistungen – je nach Absprache geleistete Stunden oder Tage oder (Teil‑)Ergebnisse wie "Fundament zementiert" oder "Konzept Userberechtigungen abgenommen". Die vom System vorgeschlagenen Positionen können, müssen aber nicht übernommen werden. Änderungen und Ergänzungen von Positionen per Hand sind ebenfalls möglich. Genutzt werden diese Funktionen nach Erfahrung von proventis nicht nur in Kundenprojekten, die in Rechnung gestellt werden, sondern auch für die interne Leistungsverrechnung und Kostenkontrolle.

Mitarbeiter einplanen

Mitarbeiter sind eine wichtige Ressource und in Projekten entsprechend gefragt. Um den vorhandenen Kompetenz-Pool möglichst gut nutzen zu können und stets einen aktuellen Überblick über die Auslastung zu ermöglichen, bietet Blue Ant verschiedene Funktionalitäten, wie z.B. Aktivitätenplanung, Ticketsystem, Checklisten oder Kalenderfunktion.

Um einem neu geplanten Projekt Ressourcen zuzuordnen, gibt es verschiedene Ansätze: Der Planer kann mit virtuellen Mitarbeitern mit definiertem Know-how planen und gleichzeitig eine Skillanfrage an den zuständigen Ressourcenmanager stellen. "Softbooking" löst ein grobes Reservieren eines konkreten Mitarbeiters aus: Mitarbeiter werden für eine i.d.R. grobe Phase wie Monat, Quartal oder auch Gesamtprojektzeit beantragt und grundsätzlich vom zuständigen Ressourcenmanager freigegeben, wobei entstehende Überplanungen zwar angezeigt, aber toleriert werden. Wer bestimmte Personen in seine Planung einbinden möchte, aber erst einmal keinerlei Reservierung, Information oder Workflow auslösen möchte, wählt das Feature "Simulierte Mitarbeiter".

Die Perspektive des Controllers oder Managers

Mit Hilfe von Quicklinks und Filtern kann sich eine Führungskraft schnell eine Übersicht derjenigen Portfolios zusammenstellen, die für sie persönlich relevant sind. Nach Erfahrung des Herstellers ist der seit Version 8.2 von Blue Ant eingebundene Berichtsgenerator BIRT bei den Anwendern gut angekommen: Das integrierte Add-on bietet die Möglichkeit, schnell Berichte in ansprechendem Layout zu erstellen, die genau auf die jeweiligen Fragestellungen zugeschnitten sind. Anwender nutzen BIRT nicht nur, um die Aussagen von Statusreports, Finanzberichten oder Managementübersichten grafisch darzustellen, sondern auch um Angebote, Rechnungen, Risiko-Charts, Auswertungen und viele andere Papiere grafisch aufzuwerten. Grundlage der Fortschrittsberichte ist ein als Basisplan eingefrorener Planungsstand, der so lange als Referenz dient, bis ein neuer Basisplan abgespeichert ist – etwa nach genehmigter Ausweitung des Project Scope oder nach vereinbarten Terminänderungen. Im Lieferumfang von Blue Ant sind bereits diverse Berichtsformen vorangelegt; Kunden können diese aber nach Belieben verändern und ergänzen. Gerne werden hier Earned-Value-Analysen (seit Version 9.1) oder Meilensteintrendanalysen integriert oder sogenannte Plan-Treue-Grafiken: Darin werden Projekte als farbige Kreise auf einer Skala der Kritikalität dargestellt, gemessen an den anwenderdefinierten Vorgabewerten (Umsatz, Ressourcenbindung, Kosten, Planaufwand, Risiken, etc.). Der Durchmesser der Kreise korreliert dabei mit der Projektgröße.

Schnittstellen

Blue Ant verfügt über Schnittstellen zu allen gängigen Unternehmensprogrammen. Fremdsysteme können über Webservices eingebunden und in die Menüleiste integriert werden. Seit dem Servicepack 9.2 gehört eine Funktion für den Export von Arbeitszeiten in Fremdsysteme standardmäßig zum Funktionsumfang – eine Anforderung derjenigen Kunden, die Rechnungen aus SAP heraus erstellen.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Für die Standard Edition mit umfassenden Anpassungsmöglichkeiten, administrativem Zugang und einer Rechteverwaltung fallen Lizenzkosten von rund 4.000 Euro an. Die in der Vergangenheit angebotene einfachere Version "Blue Ant Express", die über keinerlei Anpassungsmöglichkeiten verfügt, wurde dagegen vom Markt genommen. Für Blue Ant als Cloud Edition sind jährliche Kosten ab 2.000 Euro zu veranschlagen. Die Preise für die Enterprise Edition richten sich nach den Anforderungen der Kundenunternehmen.

Blue Ant läuft auf allen gängigen Betriebssystemen wie Windows, Unix, Linus Aix oder SunSolaris. Soll das Programm auf einem Unternehmensserver installiert werden, sind eine gängige Datenbank und ein Apache/Tomcat-Webserver in Verbindung mit einer Java-Laufzeitumgebung erforderlich. Anwender brauchen lediglich einen Computer mit Internetzugang.

Fazit

Blue Ant ist keine Software, die sich ein Unternehmen oder Projektleiter installieren sollte, um hin und wieder mal ein Einzelprojekt zu managen. Für solche Fälle gibt es einfachere und günstigere Angebote. Bei Blue Ant geht es um eine Lösung für Mittelständler, aber auch für Unternehmensbereiche, für die Projekte zum Alltagsgeschäft gehören. Denn die Stärken der Software liegen in der Sicherung und Bereitstellung von einmal erarbeiteten Projektunterlagen und -prozessen, in der Unterstützung einer schnellen und präzisen Projektplanung und einem fundierten Kostencontrolling, das durch einfache, stringente Workflows und Funktionen unterstützt wird. Auch Stakeholder außerhalb der eigentlichen Projektteams wie Auftraggeber oder Subunternehmen, Management oder Unternehmenscontrolling lassen sich mithilfe kleiner Systemkomponenten, über Schnittstellen oder die integrierten Berichtsfunktionen einbinden. Eine weit entwickelte, aber dennoch einfach überschaubare Ressourcenplanung hilft, auch eine Projektlandschaft effizient zu managen und dabei vor allem die Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer Linienaufgaben gut einzuplanen.

Kontakt

proventis GmbH, Neue Grünstraße 25-26, D-10179 Berlin, Tel.+49 (0) 30 2936399-0,
Fax +49 (0)30 2936399-50; www.proventis.net; www.blue-ant.de; kontakt@proventis.net

 
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