Projekte mit rollierenden Prozessen effizient steuern

Blue Ant 10.5 – Flexible Ressourcenplanung für jede Phase im Projektlebenszyklus

Die webbasierte PM-Software Blue Ant richtet sich als Rundumlösung vor allem an projektorientierte, mittelständische Unternehmen. In der aktuellen Version 10.5 hat der Hersteller proventis besonders die Ressourcenplanung, das Life Cycle Management sowie die Abstimmungsprozesse zwischen Projekt, PMO und Ressourcenmanagement weiter optimiert. Elisabeth Wagner stellt die Neuerungen vor.

Die webbasierte PM-Software Blue Ant ist ein vollumfängliches Tool für das unternehmensweite Projektmanagement. Dabei liegen die Stärken der Rundum-Plattform besonders in der Planung sowie dem Controlling: Die Funktionalität von Termin-, Ressourcen- und Kostenmanagement ist darauf ausgelegt, Projektfortschritt und Budget stets präzise im Blick zu behalten und die Rentabilität nicht aus den Augen zu verlieren.

Ein weiterer funktionaler Schwerpunkt der Software liegt in der Einbindung und Unterstützung des gesamten Projektumfelds. Blue Ant verlinkt die Projektwelt mit der Linie über ein gemeinsames Ressourcenmanagement und integriert die Einzelprojekte in ein umfassendes Multiprojektmanagement mit hochwertigen Auswertungs- und Berichtsfunktionen.

Für die aktuelle Version hat sich der Hersteller proventis u.a. darauf fokussiert, die Abstimmungsprozesse zwischen Projekt und PMO sowie Projekt und Ressourcenmanagement weiterzuentwickeln und zu verbessern. So wurden im Life Cycle Management die Workflows zwischen Projekt und dem übergeordneten Projektmanagement Office (PMO) ausgebaut. Zudem erweiterte der Hersteller die Ressourcenplanung in Richtung eines rollierenden Prozesses zwischen Projekt und Linie.

Bild 1: Startseite von Blue Ant mit individuell er- und verstellbaren Quicklinks.
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Phasendifferenzierung im Life Cycle Management

Jedes Projekt hat unterschiedliche Phasen. Blue Ant ermöglicht es, diese klar voneinander abzugrenzen und Schutzmechanismen einzubauen, die den Zugang zur nächsten Phase erst dann ermöglichen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zudem kann die Berechtigung für diese Freigabe an eine bestimmte Instanz gebunden sein.

Vom Vorschlag zur formellen Projektidee

Am Anfang des Lebenszyklus kann das PMO als Instanz eingesetzt werden, das alleine die Berechtigung hat, eine Projektidee als solche formell anzuerkennen. Der Antragsteller öffnet dazu ein Ticket der Kategorie "Projekt-Idee". Anhänge, die tiefer gehende Informationen zur Projektidee enthalten, bleiben während des gesamten Genehmigungsworkflows mit dem Ticket verbunden. Alternativ kann der Antragsteller auch eine E-Mail an das PMO senden, das daraus selbst ein Ticket erstellt.

Projektideen schnell erstellt

Mit einem Klick auf das Ticket holt sich das PMO die Projektidee auf den Bildschirm. Rückfragen werden über das Feld "Kommentar" gestellt und dort auch vom Ideengeber beantwortet. Wenn das PMO den Vorschlag als hinreichend relevant für ein Projekt betrachtet, überführt es die Idee elektronisch zur Genehmigung über den Befehl Aktion / Projektidee zur Genehmigung durch das PMO. Gibt es zu einer Projektidee mehrere Ideen-Tickets, kann das PMO diese markieren und über den Befehl markierte Tickets als Aktivität kopieren zu einem Projekt bündeln.

Für schnelle Wege zu wichtigen Aufgaben und Übersichten gibt es in Blue Ant die Liste der Quicklinks, vergleichbar mit den Favoriten in den marktüblichen Webbrowsern. Über den Quicklink "Aktuelle Projektideen" beispielsweise verschafft sich das PMO einen schnellen Überblick über die aktuelle Ideenwelt. Die dort angezeigte Tabelle listet Basisdaten wie Ticket-Nummer, Bezeichnung, Ersteller, Erstelldatum usw. der chronologisch geordneten Projektideen auf. Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet die Projektidee mit allen dahinterliegenden Informationen.

Von der Projektidee zur Freigabe

Der nächste Schritt liegt darin, dass die Idee in die Liste "Projekt zur PMO-Freigabe" aufgenommen wird, die im PMO ebenfalls über einen Quicklink abrufbar ist. Dafür müssen die Projektvorschläge bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, die vom PMO vorgegeben sind, wie z.B. eine grobe Zeit-, Ressourcen- oder Kostenplanung.

Ist diese Hürde erfolgreich genommen, ist die nächste Stufe erreicht: Das Projekt zur Freigabe ist nun in den Dashboards der relevanten Personen, wie dem Projektleiter, dem PMO oder den Managern, enthalten. Vom Dashboard aus können sich nun alle in der Projektakte bewegen.

Projektpriorisierung mit Scoringmodell

Soll die Projektpriorisierung mit einem elektronischen Scoringmodell unterstützt werden, gibt es eine weitere Möglichkeit: Je nachdem, welche Informationen benötigt werden, kann das PMO im Stammblatt entsprechende Punkte zur Bewertung ergänzen, z.B. Eigenschaften wie Strategiebeitrag, Relevanz oder rechtliche Aspekte. Werden diese Kriterien in einem Scoring-Template nun noch gewichtet, lässt sich automatisch eine Matrix erzeugen, die eine Priorisierung unterstützt. Auch eine grafische Aufbereitung, etwa die Platzierung der Projekte auf einer Nutzen-Dringlichkeit-Matrix, lässt sich auf Knopfdruck erzeugen.

Projektart bestimmt den Projekt-Life-Cycle

In Blue Ant sind für verschiedene Projektarten Life-Cycle-Prozesse hinterlegt. Über die Zuordnung des Projekts zu einer Projektart, wie z.B. Organisationsprojekt, technisches Projekt, Bauprojekt etc., wird bestimmt, welchem Life Cycle es unterworfen ist. Die entsprechenden Akteure, die im Vorfeld vom Unternehmen für die jeweiligen Projektarten definiert wurden, werden automatisiert in das Projekt eingebunden.

Der Projektstatus ist jederzeit einsehbar, wobei sich auch im Rückblick nachvollziehen lässt, wer das Projekt für welchen Status freigegeben hat und welche Informationen dabei hinterlegt wurden. Bei einem Statuswechsel können automatisch vordefinierte E-Mails versandt werden, um Beteiligte über den Vorgang zu informieren.

Bild 2: Jeder Statuswechsel in eine andere Projektphase ist eine bewusste Entscheidung.
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Checklisten für erste Schritte

proventis empfiehlt dem PMO bei der Zuweisung des Projekts, den Projektleitern eine zuvor als Vorlage definierte Checkliste bzw. ToDo-Liste mitzugeben, die erste wichtige zu erledigende Tasks zum Projektstart enthält. Das PMO kann mit diesen Listen später weiterarbeiten und sich anzeigen lassen, ob alle ToDos bearbeitet sind – eine nützliche Funktion auch für Freigaben wie Quality Gates.

Extra Meilensteine für das PMO

Interessant für das PMO ist die neue Möglichkeit, Projektinhalte punktuell mit einem Life-Cycle-Controlling zu verknüpfen, indem es z.B. einen Meilenstein der Kategorie "Quality Gate" definiert und daran eine ToDo-Liste mit den Bedingungen hängt, die für die Abnahme erfüllt sein müssen. Auf Basis des Ergebnisses kann das PMO dann z.B. entscheiden, ob die nächste Phase oder ein Budget freigegeben wird.

Auch hat das PMO die Möglichkeit, sich die Meilensteine eines bestimmten Typs aus allen Projekten anzeigen zu lassen, auf Verschiebungen zu achten und den jeweils relevanten Projekten erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen.

Bild 3: Quality Gates können als Meilenstein mit Abnahmebedingungen verknüpft werden.
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Reporting auch mal ohne Mensch

Ergänzend zum Life Cycle umfasst Blue Ant einen Reporting-Prozess, der mit den Projektphasen verknüpft ist. Dieser Prozess definiert, in welcher Phase des Projekts welche Stelle einen Statusbericht erhalten soll und mit welchen Informationen. Für den Fall, dass die Projektleitung einen Statusbericht – aus welchen Gründen auch immer – einmal nicht abgibt, lässt sich nun auch im System einstellen, dass er automatisch aus den aktuellen Projektdaten erzeugt und versandt wird. Die persönliche Einschätzung der Projektleitung fehlt dann jedoch.

Neue Funktionen für die Ressourcenplanung

Zu den Stärken von Blue Ant gehören die vielseitigen Möglichkeiten, das Zusammenspiel zwischen Projektleitung, Mitarbeiter, Bereichsleiter und PMO zu verbessern. In der Version 10.5 hat proventis hierbei weitere Kundenwünsche umgesetzt.

So kann das PMO nun z.B. in der Sicht "Projektlandschaft" im Controlling-Menü nicht nur den aktuellen Stand einsehen, sondern auch selbst agieren. Mit der Maus lassen sich Balken in die Länge ziehen oder in die Zukunft verschieben, um Ressourcenengpässe zu vermeiden – wobei dieses Angebot natürlich für Projekte gilt, die noch nicht gestartet sind.

Bild 4: Die Sicht "Projektlandschaft" bietet dem PMO Berichts- und Planungsfunktionen gleichermaßen.
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Verschiedene Ansichten zur Entscheidungsfindung

Durchaus hilfreich kann es sein, dass sich auch Projekte einblenden lassen, die zwar gerade nicht aktiv, aber doch hilfreich für die aktuellen Planungen sind. Ihre Balken sind dann nicht blau, sondern grau dargestellt, und damit gut von den aktiven Projekten zu unterscheiden (s. Bild 4).

Um Entscheidungen auf eine valide Grundlage zu stellen, hat das PMO verschiedene Sichten zur Auswahl. So kann es sich z.B. über den Unterpunkt "Auslastungen" im Menü "Controlling" die Auslastungen je Skill anzeigen lassen. Auch eine Ressourcen-Vorhersage (Forecast) mit Auslastungsgebirge hinsichtlich der unterschiedlichen Projektarten ist möglich.

Bild 5: Das Ressourcengebirge mit farblicher Darstellung der Projektart.
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Eine weitere Sicht zeigt die monatliche Ressourcenplanung aller Projekte einschließlich der Angabe, mit welchen Ressourcenarten geplant wurde. Dazu zählen:

  • echte Ressourcen (reservierte Mitarbeiter)
  • virtuelle Ressourcen (Rolle, aber noch keine konkrete Person)
  • simulierte Ressourcen (konkrete Person, die eingeplant, aber noch nicht reserviert wurde)

Teilweise oder komplette Überlastungen werden hier durch die Farben deutlich sichtbar. Eine der hilfreichsten Features für die Multiprojektplanung besteht darin, dass die Zusammenhänge zwischen den Projekten gut erkennbar sind und bei korrigierenden Eingriffen – Projektverschiebung, Ressourcentausch, Einplanung weiterer Ressourcen, etc. – die Auswirkung auf das Ressourcengebirge sofort zu sehen ist.

Ressourcenabstimmung mit Teilautomation

Veraltete Plan-Daten sind eine Herausforderung in jeder Projektlandschaft, in der es monatliche bzw. sogar wöchentliche Verwerfungen gibt. Ein wesentlicher Grund für dieses Problem ist die Tatsache, dass die Projektplanung normalerweise deutlich granularer ist als das Ressourcenmanagement, also eine Trennung der beiden Planungen erforderlich ist.

Das Lösungskonzept von Blue Ant setzt bei der Unterscheidung zwischen geplanten und reservierten Ressourcen an. Erstere verwenden die Projektleiter, um ihre Projekte personell zu planen, ohne diese Ressourcen bereits anzufordern. Diese Option ist vor allem dann attraktiv, wenn es noch größere Unsicherheiten in der Planung gibt.

Doch in der Hektik des Projektalltags kann es schon mal schnell geschehen, dass das verbindliche Reservieren vergessen wird, nachdem alle Unsicherheiten beseitigt wurden – ein Problem für die Bereichsleiter, die die Planungen in den Projekten zwar sehen, aber erst bei verbindlicher Reservierung im System agieren können.

Blue Ant bietet hier nun die Möglichkeit, die Reservierungen für geplante Ressourcen in bestimmten Intervallen automatisch vorzunehmen. Ziel dabei ist es, dass die Ressourcenplaner Restverfügbarkeiten und Engpässe frühzeitig erkennen und somit steuern können.

Automatisierung händisch vornehmen

Wenn es für die Projektleiter und Abteilungsleiter doch zu viel Automatisierung ist, gibt es zudem die Option, eine Automatisierung händisch anzustoßen. Sieht z.B. der Bereichsleiter, dass Planung und Reservierung in einem Projekt auseinandergehen, und geht er aus Erfahrung davon aus, dass die Planung zutrifft, wandelt er per Knopfdruck alle Planungen in Reservierungen um. Danach kann er mit der IT-gestützten Ressourcenplanung fortfahren und ggf. mit dem Projektleiter in einen formalisierten Austausch treten, um die Reservierungen zuzusagen oder abzulehnen.

Ähnliches gilt für die Projektleitung: Auch sie kann eine Aktualisierung anstoßen, ohne jede einzelne Ressource anzufassen. Sind manuelle Updates geplant, kann wiederum der Bereichsleiter über einen Klick auf Aktualisierung anfordern die Aufforderung zur Aktualisierung an die Projektleitung senden.

Orientierung anhand der Häkchen-Farben

Damit in diesem rollierenden Prozess die Übersicht nicht verloren geht, gibt es unterschiedlich eingefärbte Häkchen in den Ansichten von Projekt und Bereich. Ein grünes Häkchen bedeutet, die Reservierung passt. Aus Projektleitersicht heißt das konkret: Planung und Reservierungsanforderung sind synchron, ich kann damit planen.

Lehnt der Bereichsleiter nun die neue Reservierung ab oder gibt er seine Zusage nur für einen Teil der geforderten Tage, wird das Häkchen blau, was signalisiert: Es gibt Diskrepanzen zwischen Reservierungswunsch und Zustimmung. Weitere Einfärbungen sind möglich, wenn Genehmigungsprozesse hinterlegt sind, z.B. wenn der Projektleiter bestimmte Ressourcen nicht sofort für die Planung verwenden kann, sondern die gewünschten Tage als "angefragt" so lange unter Vorbehalt stehen, bis sie genehmigt sind.

Bild 6: Der Bereichsleiter kann Reservierungen jetzt auch anfordern.
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Noch zwei Erweiterungen bei den virtuellen Ressourcen seien hier erwähnt. Zum einen können diese jetzt auch mit konkreten Abteilungen verknüpft werden, z.B. nach dem Szenario: Ich benötigte drei Mitarbeiter aus dem Bereich X. Das erhöht die Transparenz für die Bereichsleiter und erleichtert es den Projektleitern, mehr mit Skills zu planen, statt gleich konkrete Personen anzufordern.

Zum anderen lassen sich nun ToDos für virtuelle Ressourcen hinterlegen und später, wenn eine konkrete Person benannt ist, auf diese übertragen. Voraussetzung dafür ist, dass einzelne virtuelle Ressourcen definiert werden, also z.B. Berater 1, Berater 2, Berater 3 und nicht drei Berater.

Einbindung von Tickets

Tickets gingen bisher dann in die übergreifende Ressourcenplanung ein, wenn sie einer Aufgabe im Projekt zugeordnet waren. Da jedoch der Ticketprozess immer häufiger z .B. auch für Change Requests oder die Bewertung von Projektideen verwendet wurde, sah proventis die Notwendigkeit, in den Tickets nicht nur Zeitaufschreibungen zuzulassen, sondern auch Planungswerte vorzusehen und ins übergeordnete Ressourcenmanagement zu integrieren (Bild 7). Mit dieser Umsetzung in der neuen Version können die Ressourcenmanager nun neben der Auslastung aufgrund der Linien- und Projektarbeit auch die Auslastung durch die Tickets sehen und einplanen.

Bild 7: Tickets, erweitert um Ressourcenzuweisung und geplanten Aufwand.
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Einzelne funktionale Erweiterungen und Usability

Neben den umfassenden Neuerungen beim Life Cycle Management und der Ressourcenabstimmung zielen weitere Updates der Version 10.5 von Blue Ant zum einen auf eine höhere Nutzerfreundlichkeit ab und bieten zum anderen neue Optionen für das Controlling.

Cost-to-Cost-Methode für Bewertungsprofis

Das kaufmännische Controlling wurde funktional erweitert. Hier gibt es neben dem Earned-Value-Verfahren nun die Cost-to-Cost-Methode, die die angefallenen Kosten in Relation zu den gesamten Kosten bringt. Controller können damit erkennen, wo das Projekt hinsichtlich Ergebnisse und Wirtschaftlichkeit steht.

Dies wird ergänzt durch ein Modul, das Umsatzbewertungen für Projekte durchführt. Ziel ist dabei, die Wirtschaftlichkeit der Projekte einzuschätzen und den Unterschied zwischen dem im Projekt geleisteten und dem in Rechnung gestellten Aufwand zu erkennen. Sinnvoll sind solche Auswertungen sowohl leistungsbezogen, z.B. zu einem bestimmten Meilenstein, als auch periodenbezogen, z.B. wenn der Jahresabschluss ansteht.

Schneller Dashboard-Aufbau, schnelle Angebote und ToDo-Listen

Für komplexe Projekte mit vielen Aktivitäten und Ressourcen wurde in der neuen Version dafür gesorgt, dass sich die Dashboard-Grafiken schneller aufbauen. Ein automatischer nächtlicher Batchlauf sorgt dafür, dass sich die Grafiken aktualisieren und bei großen und komplexen Projektlandschaften einem schnellen Start am Morgen nichts mehr entgegensteht.

Zudem lassen sich Angebote nun schneller erstellen, da die dafür benötigten Daten nicht mehr per se ins Projekt eingepflegt sein müssen. In der neuen Version ist es möglich, die notwendigen Daten wie grobe Ressourcenplanung auf Basis von Rollen, Reisekosten, etc. erst ins Angebot zu schreiben und im Nachgang alle Angebotspositionen ins Projekt zu übertragen.

Reports manuell übersteuern

In manchen Projekten kann es passieren, dass noch gar keine richtige Ressourcenplanung existiert, der Kunde aber bereits einen Bericht sehen will. Oder ein Report ist fällig, die Eingaben der Projektmitglieder zum Fortschritt sind aber noch nicht aktuell.

Für solche Fälle hat Blue Ant jetzt zwei Tricks auf Lager: Zum einen kann der Projektleiter entscheiden, den Fertigstellungsgrad nicht auf Basis der Mitarbeitermeldungen, sondern auf einer höheren Ebene, etwa einer bestimmten Phase oder einem Teilprojekt, zu ermitteln. Zum anderen kann er jede dieser Ebenen manuell übersteuern und mit diesen Daten den Bericht erzeugen. Eine graue Hinterlegung erinnert an die Manipulation (Bild 8).

Bild 8: Der Fertigstellungsgrad kann nun auf höherer Ebene erfasst und manuell verändert werden.
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Neuer Aufbau der Navigation

Hinsichtlich der Navigation ist ebenfalls viel passiert, was sich in diversen kleinen, aber hilfreichen Neuerungen bemerkbar macht. So gibt es im unteren Menübereich nun ein Suchfenster, mit dem sich das Menü nach Stichworten durchsuchen lässt – ein Plus vor allem bei hoher Komplexität.

Weiter kann der Anwender mit einem Klick auf ein bestimmtes Symbol über der Menüleiste die Titel der Menüpunkte verschwinden lassen, wodurch nur die – durchaus aussagekräftigen – Icons weiter zu sehen bleiben. Ein einfacher Schritt für eine bessere Übersicht – nicht nur für kleine Bildschirme.

Bild 9: Die Titel der Menüpunkte lassen sich nun ausblenden, nur die Icons bleiben stehen.
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Zwei weitere Optimierungen der Usability: Im Quicklink-Fenster kann der User nun einfach mit der Maus die Reihenfolge der Quicklinks verschieben oder auch Links löschen. Im Fenster "persönliche Einstellungen" sind viele Punkte zusammengefasst, die zuvor auf unterschiedliche Menüpunkte verteilt waren, z.B. Sprache, Rollen, Auto-Log-out-Zeit oder Einstellungen für die Startseite.

Systemvoraussetzungen und Lizenzen

Grundlage der Blue Ant-Technologie ist eine offene Systemwelt. Sie ist sowohl für den Einsatz unter unterschiedlichen UNIX-, Windows- und Linux-Varianten auf allen wichtigen Hardwareplattformen geeignet als auch in Client/Server-Architekturen. Die gemeinsame Datenbasis, auf die alle Anwender zugreifen, kann mit verschiedenen marktgängigen Datenbanksystemen verwaltet werden.

proventis bietet Blue Ant in drei Versionen an: Standard, Enterprise und Cloud, die sich hinsichtlich technischer Ausstattung, nicht aber in der Funktionalität unterscheiden. Die Cloud-Edition bietet sich für Einsteiger und Anwenderzahlen bis 50 Beteiligte an, sie lässt sich unter Verrechnung der Mietkosten in eine Kaufversion umwandeln. Die Lizenzkosten für Standard- und Enterprise-Edition mit umfassenden Anpassungsmöglichkeiten, administrativem Zugang und Rechteverwaltung betragen 300 bis 360 Euro netto pro User.

Fazit

Mit der Version 10.5 erfüllt Blue Ant erneut die Kriterien einer ausgeklügelten PM-Software für den Mittelstand. Neben dem Rundum-Angebot für die Projektleiter bietet sie für das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement zahlreiche Möglichkeiten, den Project-Life-Cycle zu überwachen.

Blue Ant bietet für das PMO standardmäßig die Möglichkeit, die Projektlandschaft nach unterschiedlichen Kriterien zu strukturieren. Eine wertvolle Neuerung für das PMO in dieser Version ist die Option, mit Hilfe von divergenten Meilensteintypen und verknüpften ToDo-Listen verbindliche Vorgaben für die Projektleiter und andere Projektbeteiligte zu schaffen und diese zu überwachen.

Mit der Funktion eines rollierenden Ressourcenmanagements bietet Blue Ant eine effiziente Lösung für die Planung, Kontrolle und Steuerung der Mitarbeiterkapazitäten im Projekt- aber auch im Abteilungskontext an.

Die Bedienungsfreundlichkeit wurde in dieser Version weiter optimiert, was die Arbeit mit der Software noch weiter vereinfacht.

Kontakt

proventis GmbH, Neue Grünstraße 25-26, D-10179 Berlin,
Tel.: +49 (0)30 2936399-0, Fax: +49 (0)30 2936399-50;
www.proventis.net; www.blue-ant.de; kontakt@proventis.net

 
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