Projektorientierte Unternehmen müssen ihre Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) vollständig über die Projekterträge decken. Allerdings können AGK in der Projektkalkulation nur pauschal berücksichtigt werden, da sie nicht als Projektgemeinkosten behandelt werden können. Projektverzögerungen können deshalb zur Unterdeckung der AGK führen. Verursacht der Auftraggeber diese Verzögerung, lehnt er Nachforderungen der AGK des Auftragnehmers in der Regel ab, da sie seiner Meinung nach nicht projektbedingt sind. Der Auftragnehmer kann mit einer stringenten Argumentation jedoch eine schlüssige Begründung dafür liefern, dass der Auftraggeber die Deckungslücke der Allgemeinen Geschäftskosten verursacht hat. Eine so begründete Nachforderung hat gute Aussichten auf Erfolg, auch dann, wenn es zu einer gerichtlichen Klärung kommt.

Die Diskussion über unterdeckte AGK weist vielfältige Aspekte auf, die für jedes Projekt im konkreten Einzelfall immer wieder neu untersucht werden müssen. Dieser Beitrag zeigt anhand einfacher Beispiele die Problematik auf und liefert eine Argumentationshilfe für den Auftragnehmer, der AGK über eine Nachforderung beim Auftraggeber geltend machen will.

Das Projekt startet nicht - die AGK laufen weiter

Ein realitätsnahes Beispiel

Die Hausbau GmbH wird von der Handelswelt AG mit der schlüsselfertigen Errichtung eines Verwaltungsgebäudes beauftragt. Die Planung des Projekts ist abgeschlossen - doch die Handelswelt AG verzögert den Baubeginn, weil ihre Bank die Finanzierungszusagen nicht realisieren will. Die Handelswelt AG informiert die Hausbau GmbH mehrfach im Abstand von wenigen Wochen über diesen Sachverhalt und bedauert, den Baubeginn immer wieder verschieben zu müssen.

Als es endlich losgeht, fordert die Hausbau GmbH von der Handelswelt AG die Erstattung von Allgemeinen Geschäftskosten (v.a. Mieten und Personalkosten), die bei ihr während der Wartezeit angefallen sind, aufgrund des fehlenden Umsatzes aber nicht erwirtschaftet werden konnten. Die Handelswelt AG argumentiert dagegen, die Verschiebung sei nicht von ihr verschuldet. Außerdem hätte für die Hausbau GmbH kein Nachteil aus der Verschiebung entstehen müssen, da diese offen kommuniziert wurde und die Hausbau GmbH sich daher um Ersatzaufträge hätte bemühen können.

Die Beteiligten dieses Beispiels sind zwar fiktiv, doch die beschriebene Situation und der daraus entstehende Streit ist in vielen Projekten Realität.

Experten diskutieren in der Fachliteratur seit Langem, wie Auftragnehmer die Höhe projektunabhängiger Gemeinkosten ermitteln können, wenn diese aufgrund einer verlängerten Projektlaufzeit nicht mehr gedeckt werden. Vor diesem Hintergrund überrascht es, dass bis in die Gegenwart mit Projektbeteiligten (v.a. Auftraggebern) darüber gestritten werden muss, ob es überhaupt zu einer Unterdeckung von Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) kommen kann.

Begriffsbestimmung

Unter "Allgemeine Geschäftskosten" (AGK) (oft auch als Verwaltungsgemeinkosten bezeichnet) versteht man die Kosten, die dem Unternehmen nicht durch einen bestimmten Auftrag, sondern durch den Betrieb als Ganzes entstehen. Sie können den Projekten nicht direkt zugeordnet werden (Drees & Paul, 2006). Es ist ausdrücklich festzustellen, dass die AGK all jene Kosten umfassen, die ausschließlich zur Führung des Unternehmens an sich benötigt werden. Es gibt keine Grundlage dafür, um zwischen Erfolg oder Misserfolg eines konkreten Projekts und dem Entstehen von AGK einen Zusammenhang herzustellen. Daher können die AGK nicht direkt einem Projekt zugeordnet werden. Könnte man dies tun, wären sie als Projektgemeinkosten zu kalkulieren.

Konkret sind Allgemeine Geschäftskosten beispielsweise Löhne und Gehälter der Unternehmensleitung und -verwaltung sowie Kosten für Betriebsgebäude, Heizung, Beleuchtung, Reinigung, Soft- und Hardware der betrieblichen Datenverarbeitung, Schulungskosten, fachliche Weiterbildung, Büromaterial, Beiträge zu Verbänden und Versicherungen, gewinnunabhängige Steuern oder Steuer- und Rechtsberatungskosten (u.a. Drees & Paul, 2006, v. Minckwitz et al., 2005).

Ermittlung und Kalkulation von Allgemeinen Geschäftskosten

Ausgangspunkt unserer Betrachtung ist die v.a. im Bauwesen weit verbreitete Zuschlagskalkulation nach Opitz (Opitz, 1940). Grundlage bilden die Einzelkosten der Teilleistungen (EKT) für Lohn, Material und Nachunternehmer. Diese werden mit einem Prozentsatz für die Baustellengemeinkosten (projektbezogene Gemeinkosten) beaufschlagt und summieren sich damit zu den Herstellkosten.

Die Herstellkosten wiederum werden mit einem Prozentsatz für die Allgemeinen Geschäftskosten (projektunabhängige Gemeinkosten) beaufschlagt und summieren sich damit zu den Selbstkosten.