Collinor 6.0 – Mehr als ein Multi-Projektplaner

Die für Multiprojektumgebungen konzipierte PM-Software Collinor liegt seit kurzem in der neuen Version 6.0 vor. Der Kölner Software-Hersteller hat in der aktuellen Version die Bedienoberfläche optimiert sowie das Projektportfolio-Management, den Workflow-Modellierer und die Projektvorlagen-Funktion weiterentwickelt. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die neue Version Collinor 6.0 für Sie angesehen.

Mit leistungsfähigen Vorlagen für Projektpläne erleichtert Collinor seit einigen Jahren den Start in die Projektplanung. Die Software, 2005 aus der Eigenentwicklung einer Unternehmensberatung entstanden, ist inzwischen zu einer ausgereiften Multiprojektmanagement-Lösung gewachsen. Neben Großunternehmen wie Thyssen Krupp Steel oder Siemens setzen auch mittelständische Unternehmen wie z.B. Zehnder Group oder LAS GmbH sowie öffentliche Einrichtungen wie das Universitätsklinikum des Saarlandes die Software ein.

Der Kölner Hersteller Collinor Software GmbH entwickelt und vertreibt mit insgesamt rund 60 Mitarbeitern das im Standard in Deutsch und Englisch verfügbare Produkt. In den letzten Versionen baute Collinor vor allem das Projektportfolio-Management aus und überarbeitete die Bedienoberfläche.

Collinor besteht aus mehreren Modulen, die komplett oder Schritt für Schritt eingeführt werden können. Die Software unterstützt dabei bereits die Vorprojektphase mit Erfassungsfunktionen für Projektideen, seien sie aus internen Initiativen oder externen Kundenanfragen entstanden. Der typische Prozessablauf in Collinor sieht folgendermaßen aus:

  • Die Anwender analysieren und priorisieren unter Berücksichtigung der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens das Portfolio aus Projekten, Ideen und Kundenanfragen.
  • Sind die Projekte priorisiert und ausgewählt, erfolgt im nächsten Schritt die Erstellung einer Projektskizze.
  • Ist diese freigegeben, folgt die Feinplanung, aus der sich schließlich der Projektantrag ergibt. Dabei ist es bereits während der Planung möglich, angefallene Aufwände auf ein mit der Idee verknüpftes "Projekt" zu buchen.
  • Nach der Genehmigung des Projektantrags und der Freigabe durch den Projektleiter unterstützt Collinor den Benutzer dann bei der Projektdurchführung. So können Projektmitarbeiter die anstehenden Aufgaben einsehen und Ist-Stunden melden während Projektleiter mit dem Programm z.B. den Projektfortschritt überwachen oder Steuerungsmaßnahmen planen und deren Auswirkungen bewerten.

Der genaue Prozessablauf dürfte in jedem Unternehmen variieren. Administratoren haben die Möglichkeit, die Prozesse in Collinor den unternehmensspezifischen Geschäftsprozessen anzupassen.

Bild 1: Der prozessorientierte Ansatz von Collinor (Quelle: Collinor Software).
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Übersichtliche Bedienung

Collinors Bedienoberfläche verwendet die aus Microsoft Office bekannten Ribbons, sämtliche Programmfunktionen sind übersichtlich gruppiert. Unter den Oberpunkten wie z.B. "Erfassen", "Ressourcen", "Kosten", "Berichte" und "Projekthierarchie" kann der Anwender thematisch zusammengehörende Menüpunkte zu jedem Zeitpunkt anwählen. Falls gewünscht, können die Anwender auch selbst ihre Ribbons individuell anpassen, wobei in der Regel durch den Administrator eine rollenspezifische Konfiguration vorgegeben wird.

Schneller Einstieg mit dem "Projektportal"

Das Startfenster und damit der Einstiegspunkt in die Software ist für den Projektplaner das sog. "Projektportal" (Bild 2). Es bietet eine klare Menüstruktur, in welcher der Anwender über die dort verfügbaren Reiter verschiedene Ansichten auswählen kann. Der Menüpunkt "Übersicht" ermöglicht einen schnellen Blick auf sämtliche Projekte, über den Reiter "Gantt" erhält der Anwender die Gantt-Ansicht seines aktuellen Projekts und kann mit einem Klick in eine Kalender-Ansicht wechseln. Zusätzlich können weitere Reiter mit wichtigen Projektinformationen wie z.B. "Projektübersicht", "Meilensteine" oder "Kosten" angelegt und mit Hilfe eines Konfigurators sowohl inhaltlich als auch grafisch gemäß den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.

Bild 2: Im Projektportal findet sich der Projektplaner dank der klaren Menüstruktur rasch zurecht.
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Über die Karteikarte "Projektplanung" kann der Anwender den Projektplan in der klassischen Balkenplan-Ansicht bearbeiten. Unterhalb des Projektplans findet sich eine weitere Reihe von Karteikarten, über die der Benutzer detailliertere Informationen z.B. zu den einzelnen Vorgängen aufrufen kann. Manche dieser Karteikarten sind nochmals unterteilt; so findet sich beispielsweise unter "Projekt" eine weitere Unterteilung in "Allgemein", "Budget-Übersicht" sowie "Projektabschluss". Hat sich der Benutzer erst einmal an dieses Konzept gewöhnt, kann er schnell über diese Oberfläche auf zahlreiche, verschiedene Informationen zugreifen und effizient damit arbeiten. Mit Hilfe des umfangreichen Berechtigungskonzepts lässt sich die Oberfläche je nach Anwenderrolle weiter anpassen, wodurch sie zusätzlich übersichtlicher wird. So können alle nicht benötigten Karteireiter oder Informationen ausgeblendet oder nur bestimmten Usern der Zugriff auf sensible Bereiche wie z.B. Projektkosten erlaubt werden.

Auch Projektrisiken behält der Anwender vom Balkendiagramm aus im Blick. Wird ein Vorgang markiert, zeigt Collinor die zugehörigen Risiken an. Angaben wie Beschreibung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Aufwand und Kosten werden in einer Tabelle erfasst. Wird im Balkendiagramm ein Sammelvorgang ausgewählt, aggregiert die Software die Risiken aller untergeordneten Vorgänge.

Projekte nach beliebigen Kriterien überwachen

Mit Hilfe der Eskalationsverwaltung werden Projekte und Arbeitspakete nach frei definierbaren Kriterien überwacht. Erkennt Collinor ein Problem, werden alle betroffenen User sofort per E-Mail oder Eintrag in die persönliche Cockpitansicht darüber informiert. Zusätzlich werden die relevanten Arbeitspakete im PSP mit einem "!" markiert und im Karteireiter "Auffälligkeiten" der Grund hierfür beschrieben. Überschrittene Kosten, verzögerte Abarbeitungen von Arbeitspaketen oder verspätete Meilensteine können damit früher erkannt werden.

Clevere Dokumentenverwaltung

Mit der Dokumentenverwaltung lassen sich in Collinor verschiedene Dokumente leicht einbinden und verwalten. So kommen beispielsweise in vielen Unternehmen Statusberichte in Word oder Risikoanalysen in Excel zum Einsatz. Für ein Projekt oder einen Vorgang speichert die Software die Verknüpfung zu wichtigen Dokumenten ab oder legt eine Kopie in der Datenbank an. Auf diese Weise können an Mitarbeiter, die auf Arbeitspakete eingeplant sind, auch Dokumente übermittelt werden. Der Mitarbeiter kann im Collinor-Timesheet z.B. eine Arbeitsanweisung öffnen, nach erledigter Arbeit die Ergebnisse eintragen und an den Projektleiter zurücksenden.

Zudem ist es in Collinor möglich, beliebige Dokumentenvorlagen zu hinterlegen. Öffnet der Anwender eine vom Administrator konfigurierte Vorlage, z.B. einen Statusbericht, füllt Collinor alle definierten Felder mit den gewünschten Projektinformationen aus. So können auf Knopfdruck jederzeit aktuelle Berichte, Angebote etc. in Excel oder Word inkl. Grafiken und Tabellen ohne aufwändiges Abtippen erstellt werden. Indem Collinor auch PowerPoint als Ausgabeformat unterstützt, vereinfacht das Programm die leidige Aufgabe, Projektdaten für Besprechungen in eine präsentable Form bringen zu müssen. Wer für das Dokumentenmanagement bereits Microsoft Sharepoint oder D3 von d.velop verwendet, kann auch diese Systeme an Collinor anbinden.

Mehr als nur Personalaufwände erfassen

Für die Fortschrittsbewertung können die Projektmitarbeiter über eine webbasierte Anwendung ihre Arbeitszeiten in der Software erfassen und dabei auch die erwarteten Restaufwände, den geschätzten Fertigstellungstermin sowie die Fertigstellung rückmelden. Ist einem Mitarbeiter eine bestimmte Projekt-Aktivität oder eine allgemeine Tätigkeit (wie z.B. Akquise) zugewiesen, kann er diese mit der Maus aus einer Liste oder aus einer Art "Stundenplan" in eine Arbeitszeittabelle ziehen. Die webbasierte Lösung ermöglicht es zudem, die Zeiterfassung offline vorzunehmen und zu speichern, wenn keine Verbindung mit dem Server besteht – der Abgleich der Daten findet dann bei einer erneuten Verbindung zum Server statt. Darüber hinaus können die User auch wichtige Projektinformationen (PSP, Dokumente etc.) direkt im Collinor-Timesheet einsehen oder Urlaube einplanen.

Projektvorlagen erleichtern den Einstieg

Die ausgefeilte Unterstützung für Projektvorlagen erweist sich vor allem dann als besonders wertvoll, wenn es in einem Unternehmen bestimmte Projekttypen gibt, die immer wieder vorkommen. So hat z.B. das Project Management Office die Möglichkeit, mit Collinor detaillierte Vorlagen für Standard-Projekttypen zu erstellen und diese dann den Projektleitern zur Verfügung zu stellen.

Weiter lassen sich in Collinor mithilfe der Workflow-Funktionen diese Pläne parametrisieren; nur wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, werden einzelne Projektphasen in den Plänen auch eingefügt. Aktivitäten für die Roll-Out-Planung einer Software werden beispielsweise nur dann berücksichtigt, wenn dies im betreffenden Projekt auch beauftragt wurde; der Umfang eines Entwicklungsplans hängt von der Anzahl zu entwickelnder Module ab.

Hat der Anwender unter den Vorlagen eine passende ausgewählt, muss er eventuell noch einige Fragen zu den Projektparametern beantworten (Bild 3). Im Anschluss erstellt die Software anhand der Antworten einen Projektplan, der an die individuelle Situation des Benutzers angepasst ist. Neben der Terminplanung kann der Plan auch bereits eine Ressourcenbedarfsplanung enthalten, ggf. erst einmal nur auf Skill- oder Abteilungsebene. Dadurch steht dem Anwender mit überschaubarem Aufwand ein Projektplan zur Verfügung, auf dessen Basis er weiterarbeiten und diesen ggf. verfeinern kann.

Bild 3: Nach der Beantwortung einiger Parameter steht dem Anwender eine erste Version des Projektplans zur Verfügung.
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Vorgänge und Meilensteine schützen

Darüber hinaus bietet Collinor die Möglichkeit, einzelne Vorgänge der Projektvorlage als sog. Pflichtvorgänge festzulegen. Dadurch darf der Vorgang nicht mehr gelöscht werden und wichtige Meilensteine sowie Vorgänge lassen sich auf diese Weise verbindlich festlegen. Beispielsweise kann mit einem solchen Schutz die Freigabe eines Konzepts nicht mehr versehentlich aus dem Projektplan gelöscht werden. Für das Portfoliomanagement bietet diese Funktion ebenfalls Vorteile; z.B. können für projektübergreifende Auswertungen bestimmte Meilensteine geschützt werden, die einheitlich in allen Projekten verwendet werden sollen.

Kosten und Ressourcen im Blick

Die Ressourcenplanung kann der Benutzer im sog. Ressourcenportal vornehmen. Dort stehen dem Anwender mit dem flexiblen Workflow-System von Collinor viele Möglichkeiten für die Ressourcenplanung zur Verfügung: So kann der Projektplaner z.B. entscheiden, ob er Ressourcen direkt einplanen oder zunächst nur eine ungefähre Planung auf der Basis von Abteilungen oder Ressourcenfähigkeiten (Skills) durchführen möchte.

Die Ressourcenverantwortlichen im Unternehmen finden in der Ressourcenreservierung sämtliche Anfragen aus den Projekten übersichtlich aufgelistet. Ein kleiner Schieberegler erlaubt es dem Ressourcenverantwortlichen, wie z.B. dem Leiter einer Entwicklungsabteilung, seine Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien einzuplanen. Dies kann z.B. die Verfügbarkeit in einem bestimmten Zeitraum sein oder die Fähigkeiten, die zur Erledigung einer Aufgabe benötigt werden. Mit wenigen Klicks werden diese Anfragen dann durch die Zuweisung konkreter Mitarbeiter beantwortet. In einer tabellarischen sowie grafischen Übersicht stellt Collinor dem Verantwortlichen schließlich die Ergebnisse dieser Ressourcenplanung zur Verfügung (Bild 4).

Bild 4: Das Ressourcenportal ist der Arbeitsplatz der für den ressourcenverantwortlichen Abteilungsleiter.
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Auch für das Kostenmanagement bietet Collinor umfangreiche Funktionen. Neben beliebig unterteilten Projektkostenträgern und variablen Kostenarten erlaubt das Programm sogar, Bestellungen direkt aus Collinor heraus zu generieren und beispielsweise an SAP als ERP-Software weiterzureichen. Dadurch bekommt der Anwender nicht nur den Überblick über die aufgelaufenen Ist-Kosten, welche die Software ebenfalls aus einem führenden IT-System zu übernehmen vermag. Vielmehr können auch beauftragte, aber noch nicht in Rechnung gestellte Leistungen für Auswertungen herangezogen werden. Während die Ist-Kosten möglicherweise noch deutlich unter dem budgetierten Betrag liegen, weisen die offenen Bestellungen vielleicht schon auf eine drohende Budgetüberschreitung hin.

Je bedeutender das Projektmanagement wird, desto wichtiger ist es, die PM-Software in die vorhandene Softwarelandschaft einzubinden. Mit seinen leistungsfähigen Kostenfunktionen ist Collinor für eine Anbindung an ERP-Systeme wie SAP prädestiniert. Die mögliche Integration geht allerdings weit über den Austausch von Kostendaten hinaus. Die modular einsetzbaren bidirektionalen Schnittstellen übertragen z.B. Kunden- und Lieferantendaten, Material- und Bestellinformationen sowie ressourcenbezogene Daten wie beispielsweise Anwesenheitszeiten. Diese können, wenn alle Arbeitsstunden in Collinor erfasst werden, auch mit den gemeldeten Ist-Stunden im Timesheet je Ressource abgeglichen werden.

Cockpit-Sichten für verschiedene Rollen

Was die Projekt- und Ressourcenmanager in Collinor geplant haben, können bei entsprechender Berechtigung auch alle anderen Projektbeteiligten jederzeit einsehen. Voraussetzung dafür ist, dass der Administrator rollenspezifische Cockpit-Sichten festlegt, z.B. für den Projektcontroller oder die Unternehmensleitung. In diesen individuellen Ansichten sind die für die jeweilige Person benötigten Auswertungen enthalten, z.B. Ampelberichte oder Budgetanalysen, aber auch eine Aufgabenliste, deren Inhalte sich aus den hinterlegten Workflows ergeben.

So sieht beispielsweise der Bereichsleiter nach dem Start der Software im Management-Cockpit auf einen Blick, welche Projektanträge er aktuell freizugeben hat oder er bekommt Warnhinweise, falls ein oder mehrere Projekte in Schieflage geraten sind (Bild 5). Die Anwender können sich die Cockpit-Ansichten zudem individuell anpassen, um die für sie wichtigen Informationen in den Vordergrund zu stellen.

Bild 5: Einmal definiert stehen die wichtigsten Kennzahlen dann auf einen Blick im Management-Portal zur Verfügung.
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Was-Wäre-Wenn: Simulationen und Portfoliomanagement

Mit dem Portfoliomanagement von Collinor kann der Anwender Projekte und Projektideen nach frei definierbaren Parametern klassifizieren. Mit einem Simulationsmodus lassen sich dann Prioritäts-Ranglisten erstellen und mögliche Ressourcen- oder Budget-Engpässe schneller erkennen. In einem ersten Schritt muss hierfür ein Simulationsszenario erstellt werden, in welches der Anwender dann die entsprechenden Projekte einfügt. Alle im Szenario enthaltenen Projekte lassen sich nun beliebig variieren, die Auswertungen der Software kann der Benutzer dann zur Analyse verwenden.

Für die Auswertung zieht die Software die jeweils im Szenario enthaltenen Projekte heran; möchte der Anwender für ein Szenario auch die aktuelle Ressourcenauslastung ermitteln, kann er zudem alle laufenden Original-Projekte in die Berechnung mit einfließen lassen. Dank der Möglichkeiten, mehrere verschiedene Szenarien anzulegen und Änderungen aus einem Szenario bei Bedarf mit wenigen Klicks in die aktive Planung zu übernehmen, lassen sich Was-Wäre-Wenn-Analysen auf einfache Weise im Zuge der Portfolioplanung durchführen.

Die Einführung von Collinor vereinfachen

Wenn eine neue PM-Software eingeführt wird, sind in einem Unternehmen bereits gleich mehrere verschiedene Tools im Einsatz. Um diese zunächst zu integrieren und nicht schlagartig sämtliche Projekte umstellen zu müssen, kann Collinor zunächst als Dachsystem eingesetzt werden. Durch eine Reihe von Schnittstellen, etwa zur Portfolioplanung, Zeiterfassungssystemen, diversen SAP-Modulen oder zu einer Einzelplatz-PM-Software ermöglicht Collinor in diesen Fällen zusammenfassende Auswertungen.

Sobald die Daten aus anderen Systemen in Collinor integriert und vereinheitlicht sind, können standardisierte Berichte für das Management erstellt oder mit Hilfe der Simulationsfunktionen der Software mögliche Szenarien durchgespielt werden. Die Ergebnisse dieser Simulationen, beispielsweise neue Ausführungszeiten, kann er anschließend wieder in die Originalsysteme einspielen. Abhängig von der Schnittstelle erfolgt dies entweder vollautomatisch oder durch eine automatisierte Benachrichtigung der jeweils verantwortlichen Planer, welche die Änderungen dann manuell in ihre Pläne übernehmen müssen. Das Projektantragswesen mit dem Genehmigungsworkflow sowie die frei definierbaren Eskalationen können ebenfalls integriert werden. Auf diese Weise ist, trotz der unterschiedlichsten Ursprungssysteme, ein unternehmensweites, einheitliches Projektcontrolling möglich.

Systemvoraussetzungen

Collinor läuft als Windows-Anwendung unter Windows XP/Vista/7, die auf einen Windows Server (2003R2, 2008R2 x64) zugreift. Als Datenbank kommen in der Regel Microsoft SQL-Server oder eine Oracle-Datenbank zum Einsatz. Auch für mobile Geräte bietet der Hersteller Apps an.

Mehrere Collinor-Server lassen sich zudem miteinander synchronisieren. Dies ist nicht nur dann nützlich, wenn für die Arbeit an verschiedenen Standorten trotz einer langsamen Netzverbindung eine performante Lösung gewünscht wird. Durch die Mandantenfähigkeit der Software und den möglichen Abgleich mehrerer Server untereinander kann Collinor auch in heterogenen Organisationsstrukturen oder unternehmensübergreifenden Projekten eingesetzt werden.

Lizenzbedingungen

Lizensiert wird die Software grundsätzlich nach der Anzahl der Nutzer. Wer die Software verwenden möchte, benötigt mindestens eine Serverlizenz sowie eine beliebige Anzahl Lizenzen vom Typ Client und Timesheet. Welche Kosten für die Lizenzen der einzelnen Projektmitarbeiter entstehen, hängt davon ab, welchen Funktionsumfang diese nutzen. Eine sinnvolle Collinor-Installation inklusive der damit verbundenen Einführung beginnt bei ca. 25.000 Euro.

Fazit

Collinor ist eine leistungsfähige Software für das Multi-Projektmanagement, die auch Portfoliomanagement bietet. Die neue Version 6.0 präsentiert sich noch flexibler; Anwender können sich die Bedienoberfläche nun in vielen Punkten an individuelle Vorlieben anpassen. Auch wenn das System von zum Teil tief verschachtelten Karteikarten zunächst gewöhnungsbedürftig ist, dürften geschulte Anwender damit nach kurzer Einarbeitung effizient arbeiten können.

Besonders überzeugen die leistungsfähigen Funktionen zur Kostenplanung und -steuerung, mit denen sogar bestellte Leistungen im Obligo verfolgt werden können. Der eingebaute Workflow-Modellierer ermöglicht flexibel angepasste Prozesse und hilft dabei, den Arbeitsalltag im Projekt wesentlich zu erleichtern. So können beispielsweise Bewertungs-Workflows oder Benachrichtigungen beim Überschreiten von Schwellenwerten für beliebige Kennzahlen realisiert werden. Bei Ressourcenkonflikten helfen Workflows dabei, eine neue Vereinbarung zwischen dem Linienmanagement und den beteiligten Projektleitern zu treffen.

Hervorzuheben ist die Projektvorlagen-Funktion der Software. Mit diesen Vorlagen und den zugehörigen Assistentenfunktionen sind neue Projektpläne schnell erstellt und an die konkreten Randbedingungen angepasst.

Kontakt

Collinor Software GmbH, Ubierring 11, 50678 Köln, Tel. +49 221 336 08 20, Fax +49 221 336 08 58, puels@collinor.de, www.collinor.de

 
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