Damit die neue Software sicher läuft – elf wichtige Vorlagen für die Übergabe

Die Einführung einer neuen Software in den laufernden IT-Betrieb wird häufig von unterschiedlichen Problemen begleitet. So können die Entwickler oft bestimmte Aspekte des zukünftigen Betriebs nicht berücksichtigen, da sie z.B. die Gegebenheiten der Betriebsumgebung nicht ausreichend kennen. Um solchen Schwierigkeiten zu begegnen, ist eine frühzeitige Kooperation zwischen dem IT-Betrieb und dem Entwicklerteam sinnvoll. Kernstück dieser Kooperation ist ein Dokumentenpaket, an dem beide Seiten gemeinsam arbeiten und in dem alle wichtigen Informationen für den späteren Betrieb gebündelt sind. Vitali Chkebelski stellt dieses Dokumentenpaket mit elf Word-Vorlagen vor, welches er in der Praxis verwendet und das Sie gemeinsam mit dem Artikel herunterladen können.

Bei der Einführung größerer Software-Anwendungen in den laufenden Betrieb haben Unternehmen nicht selten mit unterschiedlichen Problemen zu kämpfen. Sowohl die Durchführung der administrativen Aufgaben als auch die Unterstützung der Anwender bei ihrer täglichen Arbeit (Supportaufgaben) werden in der Einführungsphase oft von erheblichen Schwierigkeiten begleitet. Diese können sich am Ende negativ auf die Anwenderakzeptanz und die allgemeine Servicequalität auswirken.

Beispielsweise kann bei einer komplexen Anwendung die Verwaltung der Benutzer- bzw. Objekterechte durchaus kompliziert sein. Die mögliche Folge: Die Überführung der Anwendung in den IT-Betrieb dauert lange, da zuerst die benötigten Berechtigungen einzurichten sind; es muss geklärt werden, welche fachliche Rolle für die beantragten Tätigkeiten gedacht ist, welche technischen Rechte zur Implementierung dieser Rolle benötigt werden und nicht zuletzt, ob diese Rechte mit anderen vorhandenen Rechten kollidieren. Es versteht sich von selbst: Je besser sich die Anwendung in den Betrieb überführen lässt und je besser sie dokumentiert ist, desto geringer fällt der Aufwand für derartige Tätigkeiten aus.

Dokumentvorlagen für die Übernahme

Um solchen möglichen Problemen vorzubeugen, lohnt es sich, systematisch bei der Überführung einer neuen Software in den Betrieb vorzugehen. Dafür bietet sich – besonders bei größeren Software-Anwendungen – ein Dokumentenpaket an, in dem alle wichtigen Informationen für den späteren Betrieb gebündelt sind. Dies kann die reibungslose Übernahme fördern sowie für einen schnelleren, stabilen IT-Betrieb sorgen, weil das Betriebsteam jederzeit die Möglichkeit hat, wichtige Informationen nachzulesen und sich bereits frühzeitig über das neue System zu informieren – u.U. kann der Betrieb sogar die Betriebsumgebung für die zukünftige Anwendung vorab vorbereiten. Und die Entwickler wiederum erhalten früh nützliche Informationen für die Softwareentwicklung.

Dieser Beitrag richtet sich vornehmlich an Software-Architekten, Projektmanager, Testmanager sowie Datenbankentwickler und stellt zahlreiche Dokumentvorlagen im Word-Format zur Verfügung. Die Vorlagen sollen dabei helfen, die Einführung einer neuen Anwendung in den Betrieb zu erleichtern.

Entwicklung und Betrieb: Zwei Welten treffen aufeinander

Die Übernahme der Software in den Betrieb stellt einen entscheidenden Schnittpunkt dar: Das Software-Entwicklungsprojekt geht zu Ende und der Betrieb der Anwendung startet. Dabei sind die beiden Bereiche "Entwicklung" und "Betrieb" ganz unterschiedlicher Natur: Ein Entwicklungsprojekt ist immer von Innovation geprägt. Es wird etwas Neues geschaffen bzw. etwas Bestehendes auf neue Art und Weise realisiert. Der IT-Betrieb ist dagegen "konservativ", eines seiner primären Ziele ist Stabilität. Jede Änderung an der Anwendung wird abgewogen, z.B. eine Verbesserung mit dem Störungsrisiko für den stabilen Betrieb.

Das hat oft zur Folge, dass ein Entwicklungsprojekt häufig bestimmte Aspekte des zukünftigen Betriebs nicht berücksichtigen kann. Dazu zählen beispielsweise Backup- und Antivirus-Abläufe, das Aufräumen von Logfiles oder die anwendungsübergreifende Plattformpflege. Eine weitere Ursache mancher Probleme bei der Betriebsübernahme kann auch sein, dass die Entwicklertests nicht immer alle

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