Microsoft Project Web Access

Den Stand der Rückmeldungen komfortabel ermitteln

Zu Beginn eines Projekts wird oft mit viel Mühe ein Microsoft Project Projektplan erstellt und danach nie wieder aktualisiert. Man vergibt so in vielen Fällen das Potenzial, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Damit der Projektplan auf dem aktuellen Stand bleibt, müssen Rückmeldungen jedoch durchgängig erfasst werden. Erforderlich ist dazu ein Werkzeug, mit dem fehlende Rückmeldungen von Mitarbeitern identifizieren werden können. Renke Holert zeigt in diesem Beitrag, wie das mit Project Web Access und den zugehörigen Zuordnungs- und OLAP-Ansichten komfortabel möglich ist.

Zu Beginn eines Projekts wird oft mit viel Mühe ein Microsoft Project Projektplan erstellt und danach nie wieder aktualisiert. Man vergibt so in vielen Fällen das Potenzial, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Damit der Projektplan auf dem aktuellen Stand bleibt, müssen Rückmeldungen jedoch durchgängig erfasst werden. Erforderlich ist dazu ein Werkzeug, um fehlende Rückmeldungen von Mitarbeitern zu identifizieren. Dieser Beitrag zeigt, wie das mit Project Web Access und den zugehörigen Zuordnungs- und OLAP-Ansichten komfortabel möglich ist.

Warum Rückmeldungen mit Project erfassen und verfolgen?

Nur wenn man Abweichungen zwischen dem geplanten Projektverlauf und dem tatsächlichen Projektverlauf zeitnah ermittelt, kann man bei auftretenden Problemen frühzeitig gegensteuern. Fallen Abweichungen erst zum Zeitpunkt des geplanten Fertigstellungstermins oder kurz zuvor auf, bleibt wenig Handlungsspielraum für Gegenmaßnahmen, wie z.B. ein maßvoll erhöhter Ressourceneinsatz oder die Reduktion des Projektinhalts und -umfangs an Stellen, die für das Gesamtergebnis ohne vorrangige Bedeutung sind.

Abweichungen lassen sich durch einen Vergleich der berechneten Werte mit den Werten des nach Planungsabschluss erstellten Basisplans (Extras / Überwachung / Basisplan speichern bzw. festlegen) ermitteln. Die berechneten Werte ergeben sich aus den Rückmeldungen der Projektmitarbeiter. Microsoft Project aktualisiert diese Werte automatisch im Projektplan, sobald der Projektleiter die jeweiligen Rückmeldungen genehmigt. Voraussetzung für einen aktuellen Projektplan ist somit die regelmäßige Erfassung von Ist-Aufwand (Aktueller Arbeit) und Rest-Aufwand (Verbleibender Arbeit) durch die Projektmitarbeiter. Die Praxis zeigt jedoch, dass der Projektleiter meist nur dann Rückmeldungen erhält, wenn er dafür sorgt, dass der Aufwand regelmäßig erfasst wird.

Warum werden Rückmeldungen so ungern erfasst?

Es gibt mehrere Gründe, warum Projektmitarbeiter der Aufwandserfassung eher zurückhaltend gegenüberstehen: Zum einen sehen sie keinen unmittelbaren persönlichen Vorteil darin. Zum anderen fürchten manche Mitarbeiter, dass durch die entstehende Transparenz existierende Freiräume reduziert werden. Zudem birgt die Rückmeldung die Gefahr der besseren Leistungsüberwachung. Ein Grund kann jedoch auch ein umständlich zu bedienendes Zeiterfassungswerkzeug sein.

Bevor man also Rückmeldungen einfordert, sollte man zunächst durch Überzeugungsarbeit mögliche Hinderungsgründe ausräumen: Rückmeldungen schaffen z.B. eine Grundlage, um Überlastungen frühzeitig zu erkennen. Zudem liefern sie die Wissensbasis für bessere zukünftige Aufwandschätzungen. Als Vereinfachung von technischer Seite ist eine Integration der Zeiterfassung in die vertraute Arbeitsumgebung wie z.B. in den elektronischen Kalender hilfreich.

Fehlende Rückmeldungen

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