Eine erfolgreiche Abnahme ist für den Kunden von entscheidender Bedeutung. Mit der Abnahme erkennt er das Werk des Dienstleisters im Wesentlichen als vertragsgemäß und mängelfrei an. In der Folge hat der Dienstleister grundsätzlich einen Anspruch auf Vergütung und wird von seiner Leistungsverpflichtung befreit; die Beweislast für erkennbare Mängel geht auf den Kunden über. Es liegt also im Interesse des Kunden, eine sorgfältige und detaillierte Abnahme vorzunehmen, um Streitigkeiten zu vermeiden und sich vor teuren Nachbesserungen zu schützen. Der Kunde kann sich absichern, indem er mit dem Dienstleister eine ausdrückliche Abnahme vereinbart und das konkrete Abnahmeverfahren vertraglich festlegt.

Im Folgenden wird dargelegt, wie in IT-Outsourcing-Projekten eine Absicherung erfolgen kann. Lagert ein Unternehmen Geschäftsprozesse aus, die von der IT unterstützt werden, überträgt es oft auch die IT-Systeme und Services ganz oder teilweise einem externen Dienstleister. Im ersten Schritt muss der Dienstleister alle für die Migration erforderlichen Leistungen einwandfrei erbringen, damit er im zweiten Schritt den Regelbetrieb reibungslos durchführen kann. Für den Kunden ist die Abnahme der Migrationsleistungen die Grundlage und der zentrale Stellhebel, um das Outsourcing erfolgreich durchzuführen, da in diesem Moment die Weichen für den Regelbetrieb gestellt werden.

Vertragsart für Migration und Regelbetrieb

IT-Projektvertrag als Werkvertrag

Sollen IT-Systeme und Services auf den zukünftigen externen Betreiber übertragen werden, beschreiben die Partner in einem IT-Vertrag, welche Leistungen der Dienstleister im Rahmen des Migrationsprojekts konkret erbringen muss. Dabei ist es egal, ob die Desktop Services, der Server-Betrieb oder die Applikationsbetreuung ausgelagert werden.

Der Dienstleister schuldet den Erfolg im Projekt. Er muss also dafür sorgen, dass er betriebsfähig ist und die betreffenden Systeme und Services übernehmen kann. Der Kunde schuldet die Vergütung der Migration und muss ggf. seinen vereinbarten Mitwirkungspflichten nachkommen oder Beistellleistungen erbringen (z.B. Übergabe von Handbüchern und Betriebsdokumentationen). Die Leistungserbringung des Dienstleisters hat somit in der Regel einen Erfolgscharakter. Aus vertragsrechtlicher Sicht sowie aus Sicht des Kunden wird ein Werk erstellt. Daher findet das Werkvertragsrecht nach den §§ 631 ff BGB Anwendung, d.h. der Dienstleister wird erst von seinen im Vertrag vereinbarten Verpflichtungen befreit, wenn die Abnahme erfolgreich durchgeführt wurde.

Bild 1: Pflichten von Kunde und Dienstleister aus dem IT-Projektvertrag.

IT-Betriebsvertrag als Dienstverhältnis

Die Leistungsbeschreibungen für den Regelbetrieb der IT-Systeme und -Services werden oft in einem IT-Betriebsvertrag oder Betriebsleistungsschein beschrieben. Während der Werkvertrag auf eine einmalige Handlung ausgerichtet ist, soll der Betriebsvertrag das dauerhafte Tätigwerden des Dienstleisters regeln. Es handelt sich um ein auf Dauer angelegtes Schuldverhältnis.

Bild 2: Gegenüberstellung von Projekt- und Betriebsvertrag.

Abnahme: Voraussetzung für die Betriebsübernahme

Erfahrungen aus diversen IT-Outsourcingprojekten zeigen, dass der Kunde mit dem Dienstleister nicht nur explizit eine Abnahme festlegen, sondern außerdem ein Abnahmeverfahren vereinbaren sollte. Mit der Abnahme erkennt der Kunde das Werk als mängelfrei an. Als Rechtsfolge kehrt sich u.a. die Beweislast um. Während vorher der Dienstleister beweisen musste, dass seine Werkleistung frei von Mängeln ist, muss nun der Kunde belegen, dass gefundene Mängel zum Zeitpunkt der Abnahme bereits vorgelegen haben. Außerdem beginnen mit dem Ende der Abnahme die gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Fristen für die Mängelhaftung zu laufen.

Die Abnahme sollte nur erfolgen, wenn die (Werk-)Leistungen des Dienstleisters abnahmefähig und -reif sind. Nur wenn der Dienstleister die Migration mängelfrei durchgeführt hat, sind die Voraussetzungen dafür gegeben, dass er den Betrieb übernehmen und zu einem störungsfreien Regelbetrieb übergehen kann. Die Betriebsfähigkeit liegt im Interesse des Kunden. Dieser sollte deshalb seine in der Regel stärkere Verhandlungsposition nutzen und darauf drängen, eine Klausel in den IT-Projektvertrag aufzunehmen, in der ein verbindlicher Fertigstellungstermin für die Werkleistung genannt wird. Außerdem ist es sinnvoll festzulegen, dass die Gesamtfertigstellung die Voraussetzung für den Beginn des Regelbetriebs ist. Eine solche Klausel könnte wie folgt formuliert werden:

"Als Gesamtfertigstellungstermin der in diesem Vertrag beschriebenen Transitions- und Migrationsleistungen wird der (Datum einsetzen) festgelegt. Die Auftraggeberin und der Dienstleister stimmen in diesem Zusammenhang überein, dass der Begriff "Gesamtfertigstellung" den Abschluss der Übernahmehandlungen, den Test sowie die erfolgreiche, d.h. mängelfreie Abnahme durch die Auftraggeberin vorsieht. Die Gesamtfertigstellung der Übernahmeleistungen ist zudem Voraussetzung für den Beginn des Regelbetriebs."