Wissen wird in der heutigen Gesellschaft zunehmend zum eigentlichen Kapital der Unternehmen. Viele Firmen betreiben deshalb Wissensmanagement (Knowledge Management), mit dem Ziel, das Wissen der Mitarbeiter zu erfassen, zu erhalten und wieder zu verwenden. In der Regel werden dazu datenbankgestützte Knowledge Management-Systeme (KMS) verwendet.

Eine weitere wichtige Komponente des Wissensmanagements ist die Zusammenarbeit und der persönliche Informationsaustausch zwischen den Wissensträgern, denn der größte Teil des Wissens ist individuell und kontextbezogen und kann nicht ohne weiteres als Information abgelegt werden.

Dieser Beitrag zeigt, wie Wissensmanagement in einem globalen Unternehmen praktiziert wurde. Darüber hinaus beschreibt er meine Erfahrungen mit dem Aufbau und der Leitung eines virtuellen Projektteams, das im Rahmen eines Wissensmanagement-Projekts Wissen sammeln, bewerten und archivieren sollte. Wegen der globalen Präsenz arbeitete das Team "virtuell" zusammen - es kommunizierte also nur per Telefon, E-Mail und Internet. Dabei mussten folgende Herausforderungen gemeistert werden:

• Verschiedene Zeitzonen
• Kulturelle Eigenheiten
• Häufiger Mitarbeiterwechsel in der Community
• Mangelnde Motivation
• Anonymität bei virtuellen Teams
• Die Wahl des richtigen Kommunikationsmittels

Struktur des Teams

Im Zusammenhang mit Wissensmanagement bezeichnet man Teams in der Regel als Communities (Gemeinschaften). Unsere Community beschäftigte sich mit einem für E-Business wichtigen Thema und umfasste im weitesten Sinne alle Mitarbeiter des Unternehmens, deren Tätigkeit in diesem Themenbereich lag. Die aktive Teilnahme an der Community war freiwillig und erfolgte aus unterschiedlicher Motivation: Manche Mitarbeiter brachten sich in die Community ein, weil sie persönlich am Thema interessiert waren, andere wollten vom firmeninternen Netzwerk profitieren oder das vorhandene firmeninterne Wissen nutzen, um schneller und effektiver arbeiten zu können.

Wenn im Folgenden von "Team" gesprochen wird, ist das Kernteam unserer Community gemeint. Die Aufgabe unseres Teams bestand darin, Vertriebs- und Projektteams mit Know-how zu deren jeweiligen Themengebieten zu versorgen. Dazu gehörte, dass wir unseren Wissensstand permanent ergänzten und aktualisierten, indem wir Kontakt zu relevanten Wissensträgern innerhalb des Konzerns aufbauten. Diesen Personen boten wir bei Bedarf unser bereits vorhandenes Wissen an, um im Gegenzug neues Wissen zu erhalten. Die Wissensträger stellten ihr Wissen dabei vorwiegend freiwillig zur Verfügung.

Darüber hinaus hatten wir die Aufgabe, eingegangene Informationen fachlich zu prüfen und ggf. gemeinsam mit den Wissenslieferanten zu korrigieren.

Startphase

Zusammenstellung des Kernteams

Der Sponsor unseres Teams hatte ein Budget für die Finanzierung eines Kernteams von ca. acht bis zehn Personen (Teilzeit) zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise wurde gewährleistet, dass das Kernteam in der Startphase und in den ersten Monaten danach für die Projektarbeit zur Verfügung stand und nicht plötzlich für andere Projekte abgezogen werden konnte. Der Eintritt ins Kernteam war grundsätzlich freiwillig. Die Führungskräfte wurden angehalten, ihren Mitarbeitern Freiräume für die Community-Arbeit zu schaffen, auch wenn diese nicht finanziell unterstützt wurde.

Die Aufgabe des Kernteams bestand darin, Wissen zu sammeln (so genannte "Assets", also Dokumente, die wertvolle Informationen zu unserem Thema enthielten, z.B. Präsentationen, Pflichtenhefte und Software-Architekturen). Diese Assets hatten Unternehmensmitarbeiter vorwiegend im Rahmen von Projekten und vertrieblichen Aktivitäten erstellt. Darüber hinaus sollte das Kernteam in der Lage sein, diese Assets fachlich zu prüfen und die Informationen in der Datenbank auf dem aktuellen Stand zu halten.

Der Sponsor wählte für das Kernteam Personen aus, die sich in der Projektarbeit bewährt hatten und motiviert waren. Die Teammitglieder kamen aus Europa, den USA und Australien und deckten sowohl fachlich als auch funktionell unterschiedliche Themenbereiche ab (z.B. Supply Chain Management, E-Commerce, Software-Architektur, Programmierung und Vertrieb).

Persönliches Kick-off organisieren

Dank der Bemühungen des Sponsors konnte sich das Kernteam zu einem Kickoff-Meeting treffen. Ein solches Treffen (z.B. ein gemeinsames Abendessen) verbessert den Zusammenhalt, verringert die Häufigkeit von Missverständnissen und fördert die persönliche Verpflichtung, zum Gelingen des Projekts beizutragen.