Die Pivot-Tabelle – Ein hilfreiches Werkzeug für die Projektleitung

Mit den Pivot-Tabellen bietet Microsoft Excel ein leistungsfähiges Werkzeug zur Darstellung umfangreicher Projektdaten. Dr. Rolf Kremer von der PAVONE AG erklärt, was Pivot-Tabellen sind, und wie sie bei der Projektarbeit nutzbringend eingesetzt werden. Entlang anschaulicher Beispiele wie der Überlastung von Ressourcen, freien Kapazitäten und Multi-Projektauswertungen zeigt unser Autor Schritt für Schritt, wie man Pivot-Tabellen erstellt und was man aus ihnen für die Projektarbeit ablesen kann.

Zu den Problemsituationen mit denen ein Projektleiter täglich konfrontiert wird, gehören die Auswahl von Ressourcen, die Analyse von Projekten oder Auswertungen anhand mehrere Projekte. Doch wie kann die Projektleitung feststellen, wann welche Ressource verfügbar bzw. ob eine Ressource überplant und somit die termingerechte Fertigstellung des Projektes gefährdet ist? Herkömmliche Projektmanagement-Systeme bieten oft keine übersichtliche Darstellung der erforderlichen Daten. Die Pivot-Tabellen setzen genau hier an und helfen dem Projektleiter verschiedene Fragestellungen leichter zu beantworten. Im folgenden wird exemplarisch gezeigt, wie Pivot-Tabellen dem Projektleiter unterstützen können. Ferner wird auf Schnittstellen zu bestehenden Projektmanagement-Systemen (wie Microsoft Project 2000) eingegangen und die Visualisierung von Pivot-Tabellen mittels Pivot-Charts gezeigt.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle oder auch Kreuztabelle ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug zur übersichtlichen Darstellung großer Datenmengen. Aufgrund ihrer Verfügbarkeit in Microsoft Excel in den Versionen 97 und 2000 kann sie von einer Vielzahl von Anwendern eingesetzt werden. Trotzdem gehören die Pivot-Tabellen wohl zu den Funktionalitäten von Microsoft Excel, die nur selten genutzt werden.

Doch was ist eine Pivot-Tabelle eigentlich? Bei "normalen" Tabellen werden die Daten zweidimensional in Zeilen und Spalten dargestellt. Eine Pivot-Tabelle kann demgegenüber multidimensionale Daten verarbeiten. Ferner ist sie eine interaktive Tabelle, d. h. der Anwender kann die anzuzeigenden Daten direkt in der Tabelle ändern, ohne eine Designänderung vornehmen zu müssen. Jedes Feld enthält Daten, die mehrere Informationszeilen aus den Quelldaten zusammenfassen. Auch eine Gruppierung von Daten ist möglich.

Erstellen von Pivot-Tabellen in Excel

Die Erstellung einer Pivot-Tabelle in Microsoft Excel ist einfach. Sind die Daten in einer Tabelle vorhanden, wird auf ein freies Tabellenblatt gewechselt. Dort wird die Menüoption "Daten - Pivot-Tabelle und Pivot-Chart" aktiviert. Anschließend erscheint ein Assistent zum Erstellen der Pivot-Tabelle. Neben der Angabe des zugrundeliegenden Tabellenbereichs kann mit dem Assistenten das Layout der Pivot-Tabelle definiert werden. Dazu können die Spalten der Tabelle per Drag&Drop in die Bereiche Zeilen, Spalten, Seite und Daten gezogen werden. Ist dies erledigt, wird die Pivot-Tabelle erzeugt. Über in Microsoft Excel vorhandene vorgefertigte Layouts kann die Pivot-Tabelle auch optisch gestaltet werden.

Ändert sich die Datenbasis kann über den Menüpunkt "Daten aktualisieren" eine Aktualisierung der Pivot-Tabelle vorgenommen werden. Per Drag&Drop kann man zudem die Felder später einfach umstellen und die Darstellung anpassen.

Bild 1: Assistenten zum Erzeugen von Pivot-Tabellen in Microsoft Excel 2000.

Die zugrundeliegenden Daten können entweder in Microsoft Excel direkt eingegeben oder aus einer externen Datenquelle importiert werden. Bei der Direkterfassung muss lediglich eine Tabelle mit Zeilen und Spalten angelegt und die Datensätze entweder pro Zeile oder pro Spalte erfasst werden. Zumeist

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