Die wichtigsten E-Mail-Empfänger auf einen Klick

Projektbeteiligte tauschen Informationen und Daten heute zum großen Teil über E-Mails aus. Für einen gewissen Zeitraum nimmt dabei der Nachrichtenverkehr mit bestimmten Personen sprunghaft zu. Daher bietet es sich an, nach Rationalisierungspotenzialen zu suchen, um solche Routinearbeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Projektbeteiligte tauschen Informationen und Daten heute zum großen Teil über E-Mails aus. Für einen gewissen Zeitraum nimmt dabei der Nachrichtenverkehr mit bestimmten Personen sprunghaft zu. Daher bietet es sich an, nach Rationalisierungspotenzialen zu suchen, um solche Routinearbeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Dieser Tipp beschreibt, wie Sie in Outlook (2000/2002) den E-Mail-Austausch mit einem bestimmten Empfängerkreis vereinfachen können. Dabei nutzen Sie die Möglichkeit zusätzlich eingebauter, selbst definierter Menüs. Wichtige Befehle, die Sie sonst nur über mehrere Schritte bzw. in verschiedenen Menüs erreichen können, lassen sich so an einer Stelle konzentrieren. Legen Sie sich beispielsweise ein Menü an, das alle E-Mail-Empfänger enthält, mit denen Sie häufig korrespondieren. Per Mausklick auf einen der Empfänger kann das Programm automatisch eine neue Nachricht erstellen, die im Feld "An..." bereits die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person enthält (Bild 1).

Bild 1: Über das neue Menü können Sie per Mausklick E-Mails an die wichtigsten Empfänger erstellen.

Zum Aufbau dieser Lösung müssen Sie zunächst ein neues Menü anlegen. Dann binden Sie die wichtigsten E-Mail-Empfänger in Form einzelner Menübefehle ein.

So legen Sie das neue Menü an

  1. Wählen Sie Extras / Anpassen und die Registerkarte "Befehle".
  2. Markieren Sie unter "Kategorien" den Eintrag "Neues Menü".
  3. Ziehen Sie rechts aus der Liste "Befehle" den Eintrag "Neues Menü" mit gedrückter Maustaste in die Menüleiste, und zwar am besten an den rechten Rand neben das Fragezeichen.
  4. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das neue Menü das Kontextmenü und tragen Sie in das Eingabefeld "Name" die Bezeichnung für dieses neue Menü ein - zum Beispiel "E-Mail an:". Schließen Sie diese Eintragung mit "Enter" ab.
  5. Beenden Sie den Vorgang per Klick auf "Schließen".

Damit ist das neue Menü angelegt. Als nächstes müssen Sie das noch leere Menü mit Inhalt füllen, also mit den Namen der wichtigsten E-Mail-Empfänger. Damit bei einem Klick auf die Namen sofort eine neue E-Mail mit der Adresse des Empfängers erstellt wird, müssen Sie die einzelnen Menüeinträge mit den entsprechenden E-Mail-Adressen verbinden.

Wie Sie das neue Menü füllen

  1. Wählen Sie zunächst wieder Extras / Anpassen und die Registerkarte "Befehle".
  2. Markieren Sie unter "Kategorien" diesmal den Eintrag "Datei" und rechts unter "Befehle" den Eintrag "E-Mail-Nachricht" (siehe Bild 2 unten).
  3. Ziehen Sie den Eintrag "E-Mail-Nachricht" nach oben zum neuen Menü E-Mail an: und legen ihn darunter ab (siehe Bild 2 oben links).

    Bild 2: Hier können Sie den Eintrag "E-Mail-Nachricht" nach oben ziehen und unter dem neuen Menü ablegen.

  4. Klicken Sie als nächstes mit der rechten Maustaste auf den neuen Eintrag und ersetzen Sie im Feld "Name" den Vorgabetext "E-Mail-Nachricht" durch den Namen des Empfängers (Bild 3). Wenn Sie das Briefsymbol vor dem Namen entfernen wollen, wählen Sie nach erneutem Rechtsklick auf den Menüeintrag im nun folgenden Kontextmenü den Befehl "Nur Text (immer)".

    Bild 3: Beschriften Sie den Menüeintrag im Feld "Name" richtig.

  5. Um den Menüeintrag mit einer neuen E-Mail mit passender Adresse zu verbinden, klicken Sie noch einmal mit der rechten Maustaste auf den neuen Menüeintrag und wählen im Kontextmenü die Befehlsfolge Hyperlink zuweisen / Öffnen (Bild 4).
  6. Klicken Sie im nun folgenden Dialogfeld (Bild 5) links unten auf "E-Mail-Adresse" und geben die Mail-Adresse eines Ihrer Hauptempfänger dort ein.

    Bild 4: Verbinden des neuen Menübefehls mit der entsprechenden E-Mail-Adresse.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6 für jeden weiteren E-Mail-Empfänger, den Sie in Ihrem neuen Menü E-Mail an: anlegen möchten.
 
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