Effizienter arbeiten mit festen E-Mail-Zeiten

E-Mails sind eine wunderbare Erfindung und ich könnte mir die Arbeit ohne sie nicht mehr vorstellen. Sie hat aber auch eine Kehrseite, die sich destruktiv auf Ihre Produktivität auswirken kann, wenn Sie nicht vernünftig damit umgehen.

Die E-Mail-Falle

E-Mails sind eine wunderbare Erfindung und ich könnte mir die Arbeit ohne sie nicht mehr vorstellen. Sie hat aber auch eine Kehrseite, die sich destruktiv auf Ihre Produktivität auswirken kann, wenn Sie nicht vernünftig damit umgehen.

Nach meiner Erfahrung lassen sich frisch eingestellte Programmierer (wie vermutlich überhaupt neue Angestellte) in ihrer Arbeit ständig von E-Mail-Nachrichten unterbrechen. Nicht indem sie Nachrichten senden, vielmehr halten sie jedesmal inne, um neu eingegangene Meldungen zu lesen.

Neue Angestellte bekommen nicht besonders viel Post, die sie beantworten müssen; meist handelt es sich um Informationen passiver Art, die beiläufig herumgereicht werden. Sie wissen schon, solche Dinge, wie die Schlussnotierung der Microsoft-Aktien, die neuesten Nachrichten und Gerüchte aus der Branche, wer sich gerade von seinem Arbeitsplatz abgemeldet hat, gerade im Urlaub ist und so weiter.

Alles was den lieben langen Tag so durch die Leitungen tröpfelt. Statt nun ein paarmal am Tag die E-Mails zu lesen, die sich bis dahin angesammelt haben, lassen sie das Mail-Programm im Hintergrund laufen und schauen alle fünf Minuten nach, um auch kein einziges "Blip" zu verpassen. Sie kommen überhaupt nicht dazu, irgendeine Art von Arbeit zu erledigen, weil der ganze Tag in 4-Minuten-Einheiten zerhackt ist.

Fixe Zeiten für E-Mails

Tipp! Um dieser Tendenz entgegenzuwirken, instruieren Sie doch einfach neue Angestellte, ihre Post zu bestimmten Zeiten zu lesen: "Lesen Sie sie am Morgen, bevor Sie anfangen zu arbeiten, wenn Sie vom Mittagessen zurückkommen und kurz bevor Sie nach Hause gehen."

Durch diese winzige Änderung in ihrem Verhaltensmuster - wann lese ich meine Post - sind sie in der Lage, ihre Arbeit zu erledigen, weil die Arbeit nicht mehr ständig unterbrochen wird.

Fazit: Sie lesen dieselbe Anzahl von Nachrichten, daran hat sich nichts geändert. Aber sie lesen auf effizientere

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