Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Excel gegenüber komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Excel kann zwar nicht alles, was ausgereifte PM-Systeme leisten, hinsichtlich seiner Flexibilität ist es ihnen aber überlegen.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. Dabei werden grundlegende Kenntnisse über Zellbezüge, Formate, Formeln und Funktionen vorausgesetzt. Im erste Teil der zweiteiligen Artikelfolge erfahren Sie, wie Sie einen übersichtlichen Projektplan in Excel erzeugen, der die Basis für die spätere Kosten- und Terminüberwachung bildet. Der zweite Teil des Beitrags beschreibt, wie Sie aus den Daten des Projektplans eine Meilenstein- sowie eine Kostentrendanalyse erstellen und die dazu nötigen Schritte mit Hilfe von Makros teilweise automatisieren können.

Den Projektplan für das Beispielprojekt und alle ausgearbeiteten Tabellen und Diagramme finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Die vorgestellten Formeln, Funktionen und Techniken gelten für Excel ab Version 97.

Das Beispielprojekt

Sie sind technischer Leiter einer Firma, die elektronische Geräte für den Haushalts- und Sanitärbereich herstellt. Die Produktpalette reicht vom Toaster über Staubsauger bis zur Klimaanlage. Marketing und Sales melden sinkende Verkaufszahlen im Hygienebereich, vor allem das Produktsegment "Händetrockner" ist davon betroffen, da die Geräte von Design und Konzept her veraltet sind.

Ihre Aufgabe besteht darin, einen neuen, innovativen Trockner zu entwickeln. Die Spezifikationen sind festgelegt, der Endtermin steht fest (2 Wochen vor der internationalen Fachmesse für Sanitärausstattung). Sie haben Ihr Projektteam aus Ingenieuren, Designern und Technikern zusammengestellt und nach einigen intensiven Projektsitzungen liegt auch der vorläufige Projektplan vor. Für dieses technische Projekt bietet sich eine objektorientierte Struktur an, da die einzelnen Komponenten zunächst unabhängig voneinander gefertigt und dann zu einem Funktionsmuster zusammengefügt werden.

Der Excel-Projektplan

Ein Projektplan sieht in Excel nicht anders aus als in anderen PM-Werkzeugen, er besteht aus einer Liste mit einer Kopfzeile, in der die Spalten beschriftet sind. Bild 1 zeigt einen Rohplan in Form einer Excel-Tabelle.

In dieser Tabelle müssen Meilensteine und Phasen mit Indikatoren gekennzeichnet werden, damit sie von Arbeitspaketen unterschieden und entsprechend gefiltert werden können. Ergänzen Sie die Tabelle dazu mit einer Indikatorenspalte:

1. Verschieben Sie die Phasenbezeichnungen ("Design", "Gehäuse", etc.) von der Spalte A (siehe Bild 1) in die Spalte B. Fügen Sie sie dort jeweils vor den zugehörigen Arbeitspaketen ein (Bild 2).
2. Tragen Sie in Spalte A jeweils ein "M" für Meilensteine und "P" für Phase ein. Um die Phasen noch weiter zu untergliedern, können Sie auch ein Nummernsystem (P1, P2 …) einführen. Für unser Projekt ist jedoch keine weitere Untergliederung notwendig. Die Meilensteine als Entscheidungspunkte am Ende jeder Phase sind in unserem Beispiel bereits gesetzt.
3. Fügen Sie in der Kopfzeile die Spaltenüberschriften "ID" und "Vorgang" ein.

Farbe im Projektplan mit bedingter Formatierung

Mit der bedingten Formatierung können Sie Meilensteine, Phasen und Arbeitspakete in jeweils  unterschiedlichen Schriftfarben kennzeichnen:

1. Markieren Sie alle Zeilen des Projektplans ab Zeile 3. Ziehen Sie den Mauszeiger dazu über die Zeilennummern.
2. Wählen Sie Format / Bedingte Formatierung. Tragen Sie in Bedingung 1 die Formel =$A3="M" ein und wählen Sie als Muster für Meilensteine die Schriftfarbe Magenta. Die Formel für die Bedingung 2 lautet =$A3="P"; als Muster für Phasen wählen Sie die Schriftfarbe Grün (Bild 3). Achten Sie auf das "$"-Zeichen vor der Spaltenbezeichnung, es stellt sicher, dass das Format auf die ganze Zeile angewandt wird.