Wenn es um PM-Software geht, ziehen viele Projektarbeiter das Tabellenkalkulations-Programm Excel gegenüber komplexen und damit schulungsintensiven PM-Systemen vor. Excel kann zwar nicht alles, was ausgereifte PM-Systeme leisten, hinsichtlich seiner Flexibilität ist es ihnen aber überlegen.
Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Excel für die Planung und Fortschrittskontrolle kleiner bis mittlerer Projekte verwenden können. Dabei werden grundlegende Kenntnisse über Zellbezüge, Formate, Formeln und Funktionen vorausgesetzt. Im erste Teil der zweiteiligen Artikelfolge erfahren Sie, wie Sie einen übersichtlichen Projektplan in Excel erzeugen, der die Basis für die spätere Kosten- und Terminüberwachung bildet. Der zweite Teil des Beitrags beschreibt, wie Sie aus den Daten des Projektplans eine Meilenstein- sowie eine Kostentrendanalyse erstellen und die dazu nötigen Schritte mit Hilfe von Makros teilweise automatisieren können.
Den Projektplan für das Beispielprojekt und alle ausgearbeiteten Tabellen und Diagramme finden Sie in der Excel-Arbeitsmappe, die Sie zusammen mit dem Artikel herunterladen können. Die vorgestellten Formeln, Funktionen und Techniken gelten für Excel ab Version 97.
Das Beispielprojekt
Sie sind technischer Leiter einer Firma, die elektronische Geräte für den Haushalts- und Sanitärbereich herstellt. Die Produktpalette reicht vom Toaster über Staubsauger bis zur Klimaanlage. Marketing und Sales melden sinkende Verkaufszahlen im Hygienebereich, vor allem das Produktsegment "Händetrockner" ist davon betroffen, da die Geräte von Design und Konzept her veraltet sind.
Ihre Aufgabe besteht darin, einen neuen, innovativen Trockner zu entwickeln. Die Spezifikationen sind festgelegt, der Endtermin steht fest (2 Wochen vor der internationalen Fachmesse für Sanitärausstattung). Sie haben Ihr Projektteam aus Ingenieuren, Designern und Technikern zusammengestellt und nach einigen intensiven Projektsitzungen liegt auch der vorläufige Projektplan vor. Für dieses technische Projekt bietet sich eine objektorientierte Struktur an, da die einzelnen Komponenten zunächst unabhängig voneinander gefertigt und dann zu einem Funktionsmuster zusammengefügt werden.
Der Excel-Projektplan
Ein Projektplan sieht in Excel nicht anders aus als in anderen PM-Werkzeugen, er besteht aus einer Liste mit einer Kopfzeile, in der die Spalten beschriftet sind. Bild 1 zeigt
