

Nachdem Sie im ersten Teil des Beitrags den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Fortschrittsüberwachung in Excel erstellt haben, zeigt der zweite und letzten Teil, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kosten- und Meilensteintrendanalyse erzeugen. Außerdem erfahren Sie, wie sich wiederkehrende Schritte mit Hilfe eines Makros automatisieren lassen, damit Sie diese nicht bei jeder Aktualisierung des Projektplans wiederholen müssen.
Basis der Kostenüberwachung sind die als Szenarien gespeicherten Ist- und Restkosten zu den jeweiligen Berichtszeitpunkten. Der Projektplan des Beispielprojekts, den Sie als Excel-Mappe zusammen mit dem Artikel herunterladen können, enthält vier solcher Szenarien, die Sie über die Symbolleiste "Projekt Magic AirStar" aufrufen können. Sollte diese nicht sichtbar sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich und aktivieren Sie den Eintrag.
Wenn Sie im Rahmen der Kostenüberwachung weitere Szenarien erfassen oder bereits erstellte Szenarien ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Sollen nur die sichtbaren Zellen markiert werden, können Sie dazu das Symbol "Sichtbare Zellen markieren" verwenden, das Sie unter Extras / Anpassen in der Registerkarte "Befehle" und dort unter der Kategorie "Bearbeiten" finden. Ziehen Sie das Symbol dazu in eine der Symbolleisten (Bild 1).
Bild 1: Das Symbol für die Markierung nur sichtbarer Zellen.
Die Kostentrend-Analyse gibt Aufschluss über die Kostenentwicklung, dient zum Abgleich der Budgets für einzelne Meilensteine oder Teams und warnt rechtzeitig vor Kostenexplosionen im Projekt. In unserem Beispielprojekt können Sie eine Projektkosten-Übersicht erstellen, indem Sie die gespeicherten Szenarien (jedes Szenario enthält die aktuellen Ist- und Restkosten zu einem bestimmten Berichtszeitpunkt) in einem Übersichtsbericht ausgeben. Excel bietet dafür zwei verschiedene Berichtsarten an. Wählen Sie für die erste Auswertung den Szenario-Pivot-Bericht (Bild 2).
Einen Szenario-Pivot-Bericht erstellen
Bild 2: Der Szenarienbericht fasst alle gespeicherten Szenarien zusammen.
Der PivotTable-Bericht wird in einem neuen Tabellenblatt erstellt. Im Unterschied zu "echten" Pivot-Tabellenberichten ist er aber nicht mit den Basisdaten verknüpft, und Änderungen im Projektplan wirken sich nicht auf den Inhalt aus. Eine Aktualisierung der Pivot-Daten ist ebenfalls nicht möglich. Auch die Beschriftungen lassen zu wünschen übrig, denn der Szenario-Bericht zeigt nur die Zelladressen an, aus denen die Werte kumuliert wurden. Sie können diese Zellen (Zellen A4 bis E4) aber einfach mit den Bezeichnungen "Zeitraum", "PLAN", "IST", "REST" und "SOLL" überschreiben und so einen anschaulichen Bericht erstellen (Bild 3).
Der Seitenbereich (Zelle A1) würde Szenarien von unterschiedlichen Anwendern der Tabelle zur Filterung anbieten, löschen Sie ihn einfach, indem Sie die Zelle mit gedrückter Maustaste nach unten wegziehen. Damit ist der Bericht für das erste Kostentrenddiagramm präpariert.
unverbindlich testen!