Nachdem Sie im ersten Teil des Beitrags den zugrunde liegenden Projektplan für eine einfache Fortschrittsüberwachung in Excel erstellt haben, zeigt der zweite und letzten Teil, wie Sie aus den Daten eine übersichtliche Kosten- und Meilensteintrendanalyse erzeugen. Außerdem erfahren Sie, wie sich wiederkehrende Schritte mit Hilfe eines Makros automatisieren lassen, damit Sie diese nicht bei jeder Aktualisierung des Projektplans wiederholen müssen.

Basis der Kostenüberwachung sind die als Szenarien gespeicherten Ist- und Restkosten zu den jeweiligen Berichtszeitpunkten. Der Projektplan des Beispielprojekts, den Sie als Excel-Mappe zusammen mit dem Artikel herunterladen können, enthält vier solcher Szenarien, die Sie über die Symbolleiste "Projekt Magic AirStar" aufrufen können. Sollte diese nicht sichtbar sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich und aktivieren Sie den Eintrag.

Wenn Sie im Rahmen der Kostenüberwachung weitere Szenarien erfassen oder bereits erstellte Szenarien ändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

• Tragen Sie die neuen Kostenbeträge in die Spalten Istkosten und Restkosten ein.
• Markieren Sie die Zellen mit Istkosten und Restkosten für alle Projektphasen. Wählen Sie Bearbeiten / Gehezu klicken Sie auf "Inhalte"und wählen Sie "Nur sichtbare Zellen", damit die Zellen der untergeordneten Ebene nicht mit markiert werden.
• Um die markierten Werte als neues Szenario zu speichern, geben Sie in der Symbolleiste "Projekt Magic AirStar" einen Namen für dieses Szenario ein (z.B. "Projektwoche 5") und bestätigen Sie anschließend mit der Eingabetaste. Wollen Sie dagegen ein bereits gespeichertes Szenario mit diesen Werten überschreiben, wählen dieses aus der Liste aus und drücken die Eingabetaste. Excel fragt in diesem Fall nach, ob Sie das vorhandene Szenario neu definieren möchten. Bestätigen Sie mit "Ja".

Sollen nur die sichtbaren Zellen markiert werden, können Sie dazu das Symbol "Sichtbare Zellen markieren" verwenden, das Sie unter Extras / Anpassen in der Registerkarte "Befehle" und dort unter der Kategorie "Bearbeiten" finden. Ziehen Sie das Symbol dazu in eine der Symbolleisten (Bild 1).

Bild 1: Das Symbol für die Markierung nur sichtbarer Zellen.

Die Kostentrend-Analyse

Die Kostentrend-Analyse gibt Aufschluss über die Kostenentwicklung, dient zum Abgleich der Budgets für einzelne Meilensteine oder Teams und warnt rechtzeitig vor Kostenexplosionen im Projekt. In unserem Beispielprojekt können Sie eine Projektkosten-Übersicht erstellen, indem Sie die gespeicherten Szenarien (jedes Szenario enthält die aktuellen Ist- und Restkosten zu einem bestimmten Berichtszeitpunkt) in einem Übersichtsbericht ausgeben. Excel bietet dafür zwei verschiedene Berichtsarten an. Wählen Sie für die erste Auswertung den Szenario-Pivot-Bericht (Bild 2).

Einen Szenario-Pivot-Bericht erstellen

• Wählen Sie Extras / Szenarien und klicken Sie auf "Zusammenfassung".
• Geben Sie als Ergebniszellen die Plankosten sowie die Summenzeilen für Istkosten, Restkosten und Sollkosten an (Bereich G40:J40).
• Schalten Sie auf die Option Szenario-PivotTable-Bericht um, und erstellen Sie mit Klick auf OK einen Szenarienbericht.

Bild 2: Der Szenarienbericht fasst alle gespeicherten Szenarien zusammen.

Der PivotTable-Bericht wird in einem neuen Tabellenblatt erstellt. Im Unterschied zu "echten" Pivot-Tabellenberichten ist er aber nicht mit den Basisdaten verknüpft, und Änderungen im Projektplan wirken sich nicht auf den Inhalt aus. Eine Aktualisierung der Pivot-Daten ist ebenfalls nicht möglich. Auch die Beschriftungen lassen zu wünschen übrig, denn der Szenario-Bericht zeigt nur die Zelladressen an, aus denen die Werte kumuliert wurden. Sie können diese Zellen (Zellen A4 bis E4) aber einfach mit den Bezeichnungen "Zeitraum", "PLAN", "IST", "REST" und "SOLL" überschreiben und so einen anschaulichen Bericht erstellen (Bild 3).

Der Seitenbereich (Zelle A1) würde Szenarien von unterschiedlichen Anwendern der Tabelle zur Filterung anbieten, löschen Sie ihn einfach, indem Sie die Zelle mit gedrückter Maustaste nach unten wegziehen. Damit ist der Bericht für das erste Kostentrenddiagramm präpariert.

Bild 3: Der nachbearbeitete Szenario-PivotTable-Bericht.

Ein PivotChart für den Kostentrend

Mit einem Diagramm wird die Entwicklung der Kosten oder das Verhältnis zwischen Soll- und Istkosten noch transparenter. Visualisieren Sie Ihre Zahlen in einem Trenddiagramm und benutzen Sie dazu den Diagramm-Assistenten - er legt automatisch ein PivotChart an:

• Setzen Sie den Zellzeiger in den PivotTable-Bericht, und klicken Sie auf das Symbol des Diagramm-Assistenten.
• Das Diagramm wird sofort in einem eigenen Diagrammblatt produziert. Damit das Diagramm stattdessen als Objekt im Szenario-PivotTable-Bericht erscheint, wählen Sie Diagramm / Speicherort und dort die Option "Als Objekt" einfügen.
• Formatieren Sie das Diagrammobjekt, indem Sie unter "Diagrammtyp" die Option (ungestapelte) Säulen oder Linien wählen. Markieren Sie anschließend im Diagramm die Reihe mit den Planzahlen und weisen Sie diesen den Diagrammtyp "Fläche" zu. Auf diese Weise werden die Planzahlen als Fläche hinter den Kostenreihen angezeigt.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die X-Achse und wählen Sie unter dem Menüpunkt "Achse formatieren" das Register "Skalierung" und dort die Option "Größenachse (Y) schneidet zwischen Rubriken".
• Formatieren Sie auch die Größenachse und geben Sie dort als Zahlenformat "0." ein, um diese in TEUR auszuweisen. Über den Befehl Diagramm / Diagrammoptionen bringen Sie die Überschrift und die Achsenbeschriftungen an.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Pivot-Feld im Diagramm und wählen Sie PivotChart-Feld-Schaltflächen…