Organisationen, die sich schnell verändern, sehen sich mit einem zunehmenden Optimierungs- bzw. Organisationsdruck konfrontiert. Die Kunden erwarten hohe Kundenorientierung und beste Qualität. Vielen Unternehmen fehlen jedoch einheitliche und durchgängige Prozesse - die Basis für die effiziente Organisation, die notwendig ist, um diese Erwartungen zu erfüllen.

Während in der Aufbauorganisation die Tätigkeiten in jedem Verantwortungsbereich mehr oder weniger festgelegt sind (bereichsbezogene Betrachtungsweise), gibt es bei der prozessorientierten Betrachtungsweise viele, teilweise komplexe bereichsübergreifende Schnittstellen ohne klar zugeordnete Zuständigkeiten (Bild 1). Diese Schnittstellen werden in vielen Unternehmen nicht konsequent betrachtet und daher auch nicht optimiert.

Bild 1: Den bereichsübergreifenden Schnittstellen sind oft keine eindeutigen Zuständigkeiten zugeordnet.

Im Rahmen eines Prozessoptimierungsprojekts sollen die komplette Organisationsstruktur und die Prozesslandschaft des Unternehmens abgebildet werden. Alle Organisationsinformationen - von Organigrammen bis hin zu Rollenbeschreibungen (z.B. Change Manager, Projektmanager) - sind durchgängig darzustellen.

Ein wichtiger Grundsatz des Prozessmanagements ist, dass es für jeden Unternehmensprozess einen Verantwortlichen geben muss.

Bild 2: Mögliche Schritte zur Einführung der Prozessorientierung.

Übersicht über die Prozesse erstellen

In einer Übersicht wird die Gesamtheit der Unternehmensprozesse aus der Vogelperspektive dargestellt. Dabei kommt es darauf an, sich nicht im Detail zu verlieren, sondern das Ziel im Auge zu behalten: die Beschreibung des Unternehmens bzw. die Darstellung aller relevanten Unternehmensprozesse (Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse). An dieser Stelle kann das Team die Prozesse bereits klassifizieren.

Im Prozessmodell unterscheidet man in der Regel zwischen folgenden Modellarten:

• Führungsprozesse (Managementprozesse), z.B. Unternehmensführungsprozesse, Weiterbildung, betriebliches Vorschlagswesen, interne Audits und Marketing.
• Kernprozesse (Haupt- oder Schlüsselprozesse), z.B. Entwicklungs-, Produktions-, Beschaffungs-, Versand- und Montageprozesse.
• Unterstützungsprozesse (Hilfsprozesse), z.B. die Wartung der Maschinen und Einrichtungen, die Prüfmittelüberwachung und der IT-Support.

Zur Strukturierung bietet sich eine Mindmap an, in der sich die Prozessstruktur flexibel darstellen lässt (Bild 3).

Bild 3: Mindmap mit der Prozessstruktur eines Unternehmens.