Für eine bessere Zusammenarbeit im Projekt

Einsatzpotentiale des SharePoint Servers 2007

Der Einsatz von Projektmanagement-Software ist meist auf Termin- und Kostenplanung sowie Überwachung beschränkt. Doch auch für die effiziente Zusammenarbeit wird IT-Unterstützung immer wichtiger – vor allem, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Für diese Aufgabe stehen leistungsfähige Systeme – sogenannte Collaboration-Plattformen – zur Verfügung, wie z.B. der SharePoint Server von Microsoft. Boris Ovcak zeigt, wie sich typische Herausforderungen aus dem Projektalltag damit bewältigen lassen und welche Besonderheiten bei dessen Einsatz zu beachten sind.

Projektarbeit als zentrale Arbeitsform hat sich inzwischen in vielen Unternehmen durchgesetzt. Der Einsatz von Software für die Termin- und Kostenplanung sowie die Fortschrittsverfolgung - die zentralen Aufgaben des Projektmanagers - ist mittlerweile selbstverständlich. Allerdings wird die Unterstützung durch PM-Software oft auf die eben genannten Anforderungen reduziert. Der Projektmanager ist zwar unbestritten zentraler Akteur, und Projektplanung und -controlling sind (seine) Hauptaufgaben im Projektmanagement. Ein wesentlicher Schlüssel für erfolgreiche Projekte ist aber eine effiziente Zusammenarbeit im Projektteam.

Projektteams arbeiten heutzutage überwiegend Standort- und Organisationseinheit-übergreifend. So gewinnbringend das aus fachlicher und organisatorischer Sicht ist, die Zusammenarbeit wird hierdurch erschwert. Der direkte persönliche Austausch ist nicht ohne Weiteres möglich und Telefon, E-Mail und Dokumente treten als Kommunikationsmedium in den Vordergrund. Der Bedarf an IT-Lösungen, die diese neue Form der Zusammenarbeit unterstützen, nimmt zu.

Mittlerweile stehen für diese Aufgabe leistungsfähige IT-Systeme - sogenannte Collaboration-Plattformen - zur Verfügung, wie z.B. der SharePoint-Server von Microsoft. Der vorliegende Artikel beschreibt typische Herausforderungen der (Projektteam-)Zusammenarbeit aus dem Praxisalltag und zeigt, wie sich diese mit Hilfe des SharePoint-Servers bewältigen lassen.

Funktionsbereiche des SharePoint Servers

Der SharePoint Server, der aktuell in der Version 2007 vorliegt, hat sich in den letzten sechs Jahren zu einer umfassenden Technologieplattform für die Zusammenarbeit entwickelt. Er bietet sechs zentrale Funktionsbereiche:

  1. Collaboration - Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Aufgaben und Terminen.
  2. Content Management - Professionelles Verwalten und Bereitstellen von Informationen.
    Inhalte lassen sich z.B. arbeitsteilig erstellen, wobei redaktionelle Workflows genutzt werden können. Inhalte können in Intra- und Extranet-Portalen bereitgestellt werden.
  3. Enterprise Search - schnelles, einfaches und effizientes Auffinden von Informationen.
    Inhalte aus Projektstatusberichten lassen sich z.B. Attribut-basiert suchen (z.B. Suche über alle freigegebenen Statusberichten zu einem Projekt). Eine Volltextsuche ist - z.B. für das Project Management Office - projektübergreifend möglich.
  4. Forms & Workflows - Automatisierung von Geschäftsprozessen.
    Projektanträge können mit Hilfe elektronischer Formulare und Benachrichtigungs-Workflows erstellt und bewilligt werden (Bild 1). Ebenso lässt sich das monatliche Statusberichtswesen abbilden.
  5. Business Intelligence - bedarfsgerechte Bereitstellung von Kennzahlen, Analysen und (Management-)Berichten.
    Im Rahmen der Standardfunktionalitäten können z.B. im Projektarbeitsbereich die Projektkosten aus SAP mittels Business Data Catalog angezeigt oder Reporting-Dashboards bereitgestellt werden, die auf Excel Services oder Performance Point basieren
  6. Portal - Zusammenführung aller Funktionalitäten und Informationen in einer Oberfläche.

Je nach Bedarf können einzelne Funktionalitäten ausgewählt und kombiniert werden. Technischer Ausgangspunkt ist dabei immer ein webbasierter Projektarbeitsbereich, auf den die Mitarbeiter per Browser zugreifen.

Bild 1: Projektantrag mittels elektronischer Formulare und Workflows.

Zusammenarbeit im webbasierten Projektarbeitsbereich

Projektteams, die Standort- und Organisationseinheit-übergreifend arbeiten, kommunizieren zu einem großen Teil über E-Mails und durch den Austausch von Dokumenten. Häufig werden diese Dokumente und E-Mails jedoch nicht zentral, sondern an verschiedenen Orten und redundant

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