Für eine bessere Zusammenarbeit im Projekt

Einsatzpotentiale des SharePoint Servers 2007

Der Einsatz von Projektmanagement-Software ist meist auf Termin- und Kostenplanung sowie Überwachung beschränkt. Doch auch für die effiziente Zusammenarbeit wird IT-Unterstützung immer wichtiger – vor allem, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Für diese Aufgabe stehen leistungsfähige Systeme – sogenannte Collaboration-Plattformen – zur Verfügung, wie z.B. der SharePoint Server von Microsoft. Boris Ovcak zeigt, wie sich typische Herausforderungen aus dem Projektalltag damit bewältigen lassen und welche Besonderheiten bei dessen Einsatz zu beachten sind.
Für eine bessere Zusammenarbeit im Projekt

Einsatzpotentiale des SharePoint Servers 2007

Der Einsatz von Projektmanagement-Software ist meist auf Termin- und Kostenplanung sowie Überwachung beschränkt. Doch auch für die effiziente Zusammenarbeit wird IT-Unterstützung immer wichtiger – vor allem, wenn die Teammitglieder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Für diese Aufgabe stehen leistungsfähige Systeme – sogenannte Collaboration-Plattformen – zur Verfügung, wie z.B. der SharePoint Server von Microsoft. Boris Ovcak zeigt, wie sich typische Herausforderungen aus dem Projektalltag damit bewältigen lassen und welche Besonderheiten bei dessen Einsatz zu beachten sind.

Projektarbeit als zentrale Arbeitsform hat sich inzwischen in vielen Unternehmen durchgesetzt. Der Einsatz von Software für die Termin- und Kostenplanung sowie die Fortschrittsverfolgung - die zentralen Aufgaben des Projektmanagers - ist mittlerweile selbstverständlich. Allerdings wird die Unterstützung durch PM-Software oft auf die eben genannten Anforderungen reduziert. Der Projektmanager ist zwar unbestritten zentraler Akteur, und Projektplanung und -controlling sind (seine) Hauptaufgaben im Projektmanagement. Ein wesentlicher Schlüssel für erfolgreiche Projekte ist aber eine effiziente Zusammenarbeit im Projektteam.

Projektteams arbeiten heutzutage überwiegend Standort- und Organisationseinheit-übergreifend. So gewinnbringend das aus fachlicher und organisatorischer Sicht ist, die Zusammenarbeit wird hierdurch erschwert. Der direkte persönliche Austausch ist nicht ohne Weiteres möglich und Telefon, E-Mail und Dokumente treten als Kommunikationsmedium in den Vordergrund. Der Bedarf an IT-Lösungen, die diese neue Form der Zusammenarbeit unterstützen, nimmt zu.

Mittlerweile stehen für diese Aufgabe leistungsfähige IT-Systeme - sogenannte Collaboration-Plattformen - zur Verfügung, wie z.B. der SharePoint-Server von Microsoft. Der vorliegende Artikel beschreibt typische Herausforderungen der (Projektteam-)Zusammenarbeit aus dem Praxisalltag und zeigt, wie sich diese mit Hilfe des SharePoint-Servers bewältigen lassen.

Funktionsbereiche des SharePoint Servers

Der SharePoint Server, der aktuell in der Version 2007 vorliegt, hat sich in den letzten sechs Jahren zu einer umfassenden Technologieplattform für die Zusammenarbeit entwickelt. Er bietet sechs zentrale Funktionsbereiche:

  1. Collaboration - Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Aufgaben und Terminen.
  2. Content Management - Professionelles Verwalten und Bereitstellen von Informationen.
    Inhalte lassen sich z.B. arbeitsteilig erstellen, wobei redaktionelle Workflows genutzt werden können. Inhalte können in Intra- und Extranet-Portalen bereitgestellt werden.
  3. Enterprise Search - schnelles, einfaches und effizientes Auffinden von Informationen.
    Inhalte aus Projektstatusberichten lassen sich z.B. Attribut-basiert suchen (z.B. Suche über alle freigegebenen Statusberichten zu einem Projekt). Eine Volltextsuche ist - z.B. für das Project Management Office - projektübergreifend möglich.
  4. Forms & Workflows - Automatisierung von Geschäftsprozessen.
    Projektanträge können mit Hilfe elektronischer Formulare und Benachrichtigungs-Workflows erstellt und bewilligt werden (Bild 1). Ebenso lässt sich das monatliche Statusberichtswesen abbilden.
  5. Business Intelligence - bedarfsgerechte Bereitstellung von Kennzahlen, Analysen und (Management-)Berichten.
    Im Rahmen der Standardfunktionalitäten können z.B. im Projektarbeitsbereich die Projektkosten aus SAP mittels Business Data Catalog angezeigt oder Reporting-Dashboards bereitgestellt werden, die auf Excel Services oder Performance Point basieren
  6. Portal - Zusammenführung aller Funktionalitäten und Informationen in einer Oberfläche.

Je nach Bedarf können einzelne Funktionalitäten ausgewählt und kombiniert werden. Technischer Ausgangspunkt ist dabei immer ein webbasierter Projektarbeitsbereich, auf den die Mitarbeiter per Browser zugreifen.

Bild 1: Projektantrag mittels elektronischer Formulare und Workflows.

Zusammenarbeit im webbasierten Projektarbeitsbereich

Projektteams, die Standort- und Organisationseinheit-übergreifend arbeiten, kommunizieren zu einem großen Teil über E-Mails und durch den Austausch von Dokumenten. Häufig werden diese Dokumente und E-Mails jedoch nicht zentral, sondern an verschiedenen Orten und redundant abgelegt (Netzlaufwerk, Desktop, eigenes Postfach, etc.). Sucht ein Teammitglied später bestimmte Informationen, sind diese häufig schwer zu finden.

Auch ein zentrales Projektverzeichnis auf dem Netzlaufwerk sowie ein Projekt-E-Mail- und Kontakt-Ordner auf dem Exchange Server bringen nur bedingt Abhilfe. Da sich IT-Berechtigungs- und Zugriffskonzepte stark an Organisationshierarchien orientieren, ist es nicht ohne Weiteres möglich, dass alle Projektmitarbeiter darauf Zugriff erhalten. Auch verursacht das Einrichten und Verwalten dieser Hilfsmittel Administrationsaufwände, da die Arbeiten größtenteils nur durch IT-Mitarbeiter durchgeführt werden können.

SharePoint bietet die Möglichkeit, Informationen in einem webbasierten Projektarbeitsbereich zentral zu verwalten und schafft damit eine Basis für einen projektbezogenen Informationsaustausch. Ist SharePoint entsprechend konfiguriert, kann der Projektleiter oder ein Mitarbeiter seines Teams den Projektarbeitsbereich auf Knopfdruck erstellen und die Zugriffsrechte für das Projektteam verwalten. Die IT muss nicht mehr bemüht werden, IT-seitige Barrieren wie starre Berechtigungskonzepte lassen sich überwinden.

Bild 2: Beispiel für die Startseite eines webbasierten Projektarbeitsbereichs.

Im Folgenden wird anhand einiger typischer Anwendungsfälle gezeigt, wie die Team-, Dokumenten- und Collaboration-Funktionalitäten des SharePoint Servers die Zusammenarbeit im Projekt unterstützen. Auch wenn in den nachfolgenden Beispielen vor allem Funktionalitäten aus den Bereichen "Collaboration" und "Content Management" dargestellt werden, ermöglicht erst das Gesamtpaket an bereitgestellter Funktionalität eine effiziente Zusammenarbeit: Beispielsweise sorgen Workflows, die im Hintergrund ablaufen, für die automatisierte Erstellung von Projektarbeitsbereichen auf Knopfdruck ("Bereich Forms & Workflows"). Und das schnelle Auffinden von Informationen wird…

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