Entscheidungskriterien für die Auswahl der geeigneten Projektmanagement-Software

Dass Sie ein geeignetes Projektmanagement-System bei Ihrer Projektarbeit unterstützen kann, ist bekannt. Dies hängt jedoch stark vom Einsatz des richtigen Tools ab. Die Bandbreite der angebotenen Software reicht inzwischen vom Zeichentool für Balkenpläne bis zum komplexen Projektmanagement-Informationssystem. Wie Sie das geeignete Werkzeug aussuchen und Sie dabei systematisch vorgehen, zeigen Ihnen die 6 Schritte zur Auswahl eines geeigneten PM-Systems. Der Fragenkatalog und die Checkliste zur Auswahl einer PM-Software werden Sie bei der Definition der Anforderungskriterien unterstützen.

Dass Sie ein geeignetes Projektmanagement-System bei Ihrer Projektarbeit unterstützen kann, ist bekannt. Dies hängt jedoch stark vom Einsatz des geeigneten Tools ab. Die Bandbreite der angebotenen Software reicht inzwischen vom Zeichentool für Balkenpläne bis zum komplexen Projektmanagement-Informationssystem. Da das geeignete Werkzeug auszusuchen, das auch noch die Anforderungen Ihrer Firma unterstützt, ist schwierig. Denn wird ein Projektmanagement-System (PMS) als strategisches Produkt eingeführt, fällt erst nach dem eigentlichen Kauf der Software der Hauptteil der Kosten und des Aufwands an. Außerdem ist häufig der Erfolg des gesamten Projektmanagement-Themas eng mit dem Erfolg des eingesetzten PMS verknüpft.

Ziele des PMS-Einsatzes

Durch den Einsatz einer PM-Software sollen vor allem zwei Ziele erreicht werden:

  • Unterstützung des/der Projektleiter und -mitarbeiter bei der Planung und im Controlling
  • Erhöhung der Transparenz durch eine verbesserte Berichterstattung und Dokumentation.

Um diese Ziele zu erreichen, ist es wichtig,

  • dass die Software von den Anwendern verstanden und akzeptiert wird.
    Die Auswahl und Einführung einer PM-Software kann nur zusammen mit den künftigen Anwendern erfolgreich sein. Denn fehlende Akzeptanz macht die strategische Nutzung jeder Software unmöglich und verursacht statt erhöhter Transparenz Unruhe und zusätzliche Reibungsverluste im Team.
  • dass sich alle Beteiligten darüber im klaren sind, auch wenn sie noch so gut ist, aber eines schafft eine PM-Software nicht: Sie macht nicht aus einem schlechten einen guten Projektmanager. Mit PM-Software dürfen Defizite im Projektmanagement nicht abgeschwächt oder verdeckt werden. Im Gegenteil: Häufig zeigt erst der Einsatz einer PM-Software viele Lücken in methodischen, organisatorischen oder menschlichen Fähigkeiten auf.

In 6 Schritten zur geeigneten PM-Software

Für die Auswahl eines geeigneten PM-Systems möchte ich Ihnen die systematische Vorgehensweise in 6 Schritten vorstellen. Sie trennt zum einen die Schritte Definition und Gewichtung von den Anforderungskriterien und teilt zum anderen die Produktauswahl in verschiedene Selektionsstufen ein. Damit soll der Aufwand möglichst gering gehalten werden.

Sammeln der Kriterien

1. Schritt: Definition von Anforderungskriterien

Zuerst werden alle Kriterien, die für die Auswahl eines PMS wichtig sind, gesammelt. Der Fragenkatalog für die Software-Auswahl wird Ihnen dabei helfen. Achten Sie unbedingt auf die Vollständigkeit. Unterstützung bietet Ihnen hierbei die Checkliste zur Auswahl einer PM-Software. Dieser Schritt erfolgt, bevor überhaupt Aspekte der Software einbezogen werden.

Wichtig: Die Software soll nach den Anforderungen ausgewählt werden und nicht die Software die Anforderungen bestimmen!

Tipp: Ziehen Sie bereits bei der Definition der Kriterien die zukünftigen Anwender mit ein, damit Sie später nicht mit Akzeptanzschwierigkeiten zu kämpfen haben. Deshalb sollten Sie Fragebögen/Kriterienkataloge immer aus der Sicht der

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