Mein Erfahrungsbericht soll all denjenigen eine Entscheidungshilfe geben, die sich gerade durch ein Projekt "wurschteln". Denjenigen, die am Ende eines 16, 18 oder 20 Stunden Tags müde ins Bett fallen, sich Gedanken über die Aufgaben machen, die liegen geblieben sind, darüber, dass das Projektende kurz bevor steht und die Zeit wieder einmal nicht ausreicht.

Er ist als Entscheidungshilfe für eine Maßnahme gedacht, die dazu beiträgt, sich nicht wieder und wieder über die fehlende Vereinbarung von Verantwortung, Aufgaben und Rechten zu ärgern oder über mangelnde Absprachen zu Kosten, Terminen und Qualität. Eine Maßnahme, die Ihnen den Projektalltag erheblich erleichtern kann und typische Probleme wie die eben genannten reduziert: die Qualifizierung zum Projektingenieur VDI (Verein deutscher Ingenieure).

Typische Probleme in Projekten

Mit den beschriebenen Problemen - um nur einige wichtige zu nennen - musste ich mich in Projekten immer wieder auseinandersetzen. Wie in vielen technischen und organisatorischen Dingen hat mir hier die Deutsche Industrie Norm (DIN) eine kleine Hilfestellung gegeben, in diesem Falle die DIN 69 900: "Ein Projekt ist ein größeres, einmaliges und komplexes Vorhaben, an dessen Planung, Gestaltung und Steuerung sowie Durchführung im allgemeinen mehrere Bereiche eines Betriebs oder mehrere Unternehmen beteiligt sind. Anfang und Ende der Projektdurchführung sind definiert."

Bedauerlicherweise steht die Realität oft im krassen Widerspruch dazu. Die beiden folgenden Beispiele machen dies deutlich.

Beispiel 1

Monatliches Vertriebsgespräch mit der Geschäftsführung. Lob seitens der Geschäftsführung über den abgeschlossenen Großauftrag. Problem: Das angebotene Produkt existiert noch nicht in der geforderten Spezifikation. "Herr Meier, sie haben doch das Produkt angeboten und sich bestimmt vorher mit den Entwicklungsabteilungen abgesprochen. Ich gehe davon aus, dass es bis zur Auslieferung in zwei Wochen fertig ist. Als erfahrener Vertriebsmann wissen Sie doch auch, was Projektmanagement ist und was noch ansteht. Und in Ihrer Funktion als Projektleiter können Sie sich die Leute aus den Entwicklungsabteilungen holen. Sie kennen doch Entwickler. Setzen Sie die ruhig unter Druck, sonst entwickeln die ständig weiter - egal, ob wir das Ergebnis benötigen oder nicht. Wenn Sie etwas brauchen, kommen sie ruhig zu mir. Ich sorge dann dafür, dass das richtig läuft." Dann wechselt er das Thema.

Beispiel 2

Der Chef ruft an und bittet seinen Mitarbeiter, für ein kurzes Gespräch zu ihm zu kommen. "Das Projekt für die Lieferung nach Italien läuft im Moment nicht so richtig. Wir bekommen das Produkt nicht so hin, wie es sein soll, und haben nur noch knapp vier Wochen Zeit", sagt er. "Bisher war das die Aufgabe von Müller. Es wäre schön, wenn sie ihn etwas unterstützen könnten. Ich werde ihn darüber informieren. Er hat alle Informationen. Setzen sie sich mit ihm zusammen und sehen sie zu, dass Sie das beide gemeinsam erledigen. Wenn wir das nicht schaffen, müssen wir mehr Verzugsstrafe zahlen, als uns das Ganze einbringt. Ich muss mich da auf Sie verlassen. Ich weiß, Sie haben so etwas noch nicht gemacht. Aber ich habe im Moment niemand anderen zu Verfügung. Sie sind ja dann zu zweit. Alles was zählt ist, dass wir rechtzeitig liefern können."

Gute Gründe für die Qualifizierung

So oder so ähnlich begannen viele meiner Projekte. Irgendwie und irgendwann wurde jedes von ihnen beendet - allerdings überwiegend mit einem schlechteren Ergebnis als erwartet.

Um bei Problemprojekten den negativen Teil des Ergebnisses zumindest zu verringern, um neue Projekte methodisch und strukturiert beginnen zu können und um Dinge zu lernen, die ich trotz mehrjähriger Projekterfahrung bisher vernachlässigt hatte, habe ich die Qualifizierung zum Projektingenieur VDI gewählt. Zudem wollte ich meine eigenen Sichtweisen mit kompetenten Moderatoren und Teilnehmern aus anderen Unternehmensbereichen diskutieren und ein zusätzliches Qualitätsmerkmal erwerben. Von einer ähnlichen Motivation berichteten auch die anderen Lehrgangsteilnehmer.

Produktive Zusammensetzung des Lehrgangs

Die Vorstellungsrunde am ersten Tag zeigte: Der Teilnehmerkreis setzte sich aus PM-Interessierten zusammen, die aus sehr unterschiedlichen Unternehmen, Branchen und Altersklassen kamen und vielfältige Erfahrungen mitbrachten. Teilnehmer aus der Medizintechnik, aus Forschungsinstituten und dem Anlagenbau waren ebenso vertreten wie aus produzierenden Betrieben oder aus Dienstleistungsunternehmen.

Die große Altersdifferenz sowie auch die unterschiedlichen Erfahrungen in Projekten erzeugten positive Lerneffekte während der gesamten Lehrgangszeit. Die Erfahrungspalette reichte von Teilnehmern, die kurz vor ihrem ersten größeren Projekt standen, bis hin zu solchen mit mehrjähriger Projekterfahrung.

Breites Spektrum an Schwierigkeiten und Problemlösungen