Effektives Projektmanagement sollte heute zu den Kernkompetenzen eines jeden Unternehmens gehören. Denn nur so lassen sich die ständig komplexer werdenden Produkte schnell auf den Markt bringen und Entwicklungspartnerschaften steuern. In vielen Unternehmen fehlen jedoch die nötigen Spezialisten. Abhilfe schaffen hier externe Fachleute, die als eigenverantwortliche Projektleiter mit ihren Erfahrungen und erprobten Methoden innovative Produkte bis zur Serienreife bringen. Gleichzeitig bietet sich dabei die Möglichkeit, bestehende Prozesse von diesen externen Mitarbeitern prüfen zu lassen und für zukünftige Vorhaben zu optimieren.

Mangelware PM-Kompetenz

Die Produktentwicklung ist heute ganz allgemein geprägt von immer kürzeren Entwicklungszeiten und einem ständig steigenden Kostendruck. Gleichzeitig verlangt der Markt immer anspruchvollere und komplexere Produkte. Dabei müssen deren Mechanik, Elektronik und Software optimal koordiniert und die Partnerfirmen in die Prozesse eingebunden werden. Nur wer diese Steuerungsprozesse beherrscht, kann schneller als der Mitbewerber sein und sich Marktvorteile verschaffen. Darum muss Projektmanagement heute als eine weitere Kernkompetenz eines Unternehmens angesehen werden.

Erfahrungsgemäß sind die meisten Industriebetriebe überzeugt, ihr Projektmanagement zu beherrschen. Bei genauerer Betrachtung muss man aber feststellen, dass in vielen dieser Unternehmen eine üppige Gremienlandschaft existiert und oft unklar ist, wo die Entscheidungsbefugnisse liegen. Ein großer Abstimmungsaufwand lässt meist auf ein ineffektives Projektmanagement schließen.

Auch die Projektmanagement-Ausbildung der Mitarbeiter offenbart häufig erhebliche Mängel. Mitarbeiter, die eine dreitägige Schulung besucht haben und Tools wie Microsoft Project bedienen können, verfügen damit noch nicht über die PM-Kompetenz, die z.B. zur Steuerung von umfangreichen Produktneuentwicklungen in der Automobilindustrie erforderlich ist.

Außerdem ist der Typ des reinen Projektleiters in vielen Unternehmen noch unbekannt. Oft werden Konstrukteure mit hohen fachlichen Qualifikationen beauftragt, das Projektmanagement nebenher zu erledigen. Das erfordert einen kaum zu beherrschenden Spagat von diesen Mitarbeitern. In der Regel müssen sie viel Zeit in das Projektmanagement investieren, so dass sie ihre eigentlichen, fachlichen Aufgaben nicht mehr erledigen können – ein Zustand, unter dem sie oft leiden. Zugespitzt formuliert: Das Unternehmen verliert einen guten Fachmann und gewinnt einen schlechten Manager. Vor diesem Hintergrund erscheint eine Information des VDI (Verein deutscher Ingenieure) Wissensforums aus dem Jahr 2007 auch nicht verwunderlich, nach der ein Drittel aller Projekte in Deutschland scheitert.

Chancen für den Einsatz von Externen

Der einfachste Grund, auf einen externen Projektspezialisten zurückzugreifen, ist die Behebung eines rein personellen Engpasses. Weil die eigenen Mitarbeiter in laufenden Projekten eingebunden sind, steht für ein neues Projekt kein Interner zur Verfügung. Der Einsatz eines externen Projektleiters gleicht in gewissen Bereichen dem eines neuen Mitarbeiters. Allerdings ist der Zeitdruck höher, unter dem sich der Externe in die bestehenden Strukturen des Unternehmens einarbeiten und unter dem er das Projekt vorantreiben muss.

Wesentlich interessantere Möglichkeiten bieten sich einem Unternehmen aber, wenn der Projektmanagement-Spezialist sein Wissen und seine Erfahrungen auch dazu verwendet, um "on the job" das vorhandene Projektmanagementhandbuch zu testen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Mit seinen spezifischen Kenntnissen kann er außerdem dem Unternehmen ggf. helfen, in einen neuen, strategisch wichtigen Markt vorzudringen, für den jedoch noch die Erfahrungen fehlen. Oder ein Projekt ist hinsichtlich der Marktanforderungen, Technologien oder der Variantenvielfalt von ungewohnter Komplexität und bedarf der richtigen methodisch abgesicherten Positionierung. Vielleicht waren auch vergleichbare Vorhaben in der Vergangenheit nicht erfolgreich verlaufen. Darum möchte man nun – parallel zu einem neuen Versuch – die Gründe für den damaligen Misserfolg definieren und die vorhandenen Prozesse methodisch überarbeiten lassen, um daraus Lernkurven ableiten zu können. An den Beispielen lässt sich erkennen, dass die Einsatzmöglichkeiten eines externen Projektleiters sehr weit gespannt sein können.

Fehlende produktspezifische Kenntnisse

Auf der anderen Seite sind dem externen Projektleiter auch Grenzen gesetzt. So wird er einen Betrieb mit seinen Abläufen und Mitarbeitern nie so gut kennen wie ein interner Projektleiter, der schon jahrelang dazugehört. Ein Externer kennt die ungeschriebenen Regeln des Unternehmens nicht und kann darum niemals informell bzw. rein intuitiv handeln oder entscheiden. Allein schon aus diesem Grund ist er gezwungen, strukturierter als z.B. sein interner Kollege zu arbeiten. Er kann die nötigen Informationen nicht einfach per Telefon – also über den kleinen Dienstweg – zusammenfragen, sondern muss mit Hilfe seiner Erfahrungen und Methoden ein nachvollziehbares Kommunikationskonzept etablieren. Das ist auch deshalb nötig, weil intuitive Methoden bei großen Projekten schnell unübersichtlich und damit ineffektiv werden.