Tabellen oder Grafiken passen oft nicht in hochformatige Dokumente. Versucht man es dennoch, werden sie unleserlich dargestellt. In unserem Tipp erfahren Sie, wie Sie Elemente, die im Querformat ausgelegt sind, ohne Probleme in ein mehrseitiges, hochformatiges Dokument (z.B. ein Pflichtenheft) einbinden können.

Gemischte Papierformate in einem Dokument vereinen

Ausgangsbasis ist ein mehrere Seiten langes Word-Dokument, in das wir aus Excel eine Adressliste einfügen möchten. "Quetschen" wir diese Liste in eine Seite im Hochformat, wird sie so klein angezeigt, dass man die Buchstaben und Ziffern nicht mehr erkennen kann. Deshalb möchten wir die Seiten mit den Adressen gerne im Querformat darstellen.

Abschnitt bestimmen

Word macht einen Unterschied zwischen einem Abschnitt und einem Absatz. Ein Absatz wird durch die Absatzmarken definiert, die Word durch Eingabe von ENTER erzeugt. Ein Abschnitt ist dagegen ein Abschnitt eines Dokuments und kann mehrere Absätze und Seiten umfassen. Für einen Abschnitt kann im Gegensatz zum Absatz ein anderes Seitenlayout definiert werden.

Lassen Sie sich in Ihren Word-Dokumenten die Steuerzeichen immer anzeigen, damit Sie wissen, was Word im Hintergrund tut (z.B. wo Absätze, Abschnitte etc. beginnen und enden).

• Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Text, ab der dieser künftig auf einer querformatigen Seite erscheinen soll. Dies kann auch ein Absatzzeichen sein.
• Wählen Sie das Menü Einfügen / Manueller Wechsel. Die in Bild 1 gezeigte Dialogbox erscheint.
  

Bild 1: Manueller Wechsel.

• Wählen Sie im Bereich "Abschnittswechsel" die Option "Nächste Seite".
• Klicken Sie auf "OK", um den Abschnittswechsel einzufügen.

Bild 2: Abschnittswechsel.

Um einen falsch gesetzten Abschnittswechsel wieder zu löschen, setzen Sie den Cursor direkt vor das Steuerzeichen für den Abschnittswechsel (Bild 2) und drücken die ENTF-Taste.

Im nächsten Schritt muss das Ende dieses Abschnitts definiert werden, da die Folgeseiten wieder im Hochformat dargestellt werden sollen.

• Setzen Sie den Cursor an die Position im Text, ab der dieser auf einer hochformatigen Seite erscheinen soll.
• Wählen Sie das Menü Einfügen / Manueller Wechsel. Die Dialogbox aus Bild 1 wird angezeigt.
• Wählen Sie im Bereich "Abschnittswechsel" die Option "Nächste Seite".
• Klicken Sie auf "OK", um den Abschnittswechsel einzufügen.

Querformat zuweisen

• Setzen Sie den Cursor in den Abschnitt, für den Sie das Seitenlayout (Querformat) ändern möchten. Er muss irgendwo zwischen den beiden Steuerzeichen für die Abschnittswechsel stehen.
• Wählen Sie das Menü Datei / Seite einrichten und hier das Register "Papierformat" (Bild 3).

Bild 3: Seite einrichten.

• Wählen Sie im Bereich "Ausrichtung" die Option "Querformat" und im DropDown "Anwenden auf:" den Eintrag "Aktuellen Abschnitt", falls Word dies nicht automatisch erkannt hat.
• Klicken Sie auf "OK", um das neue Papierformat zu übernehmen. Sie können auch Seitenränder, Papierzufuhr und Seitenlayout für diesen Abschnitt ändern.

Excel-Arbeitsblatt einfügen

• Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Excel-Arbeitsblatt (oder Diagramm) einfügen möchten.
• Wählen Sie das Menü Einfügen / Objekt und das Register "Aus Datei erstellen".

Bild 4: Objekt einfügen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und wählen Sie die Datei, die Sie einfügen möchten.
• Mit Hilfe der Checkbox "Verknüpfen" können Sie die eingefügte Excel-Datei mit dem Word-Dokument verknüpfen. Das heißt, die Daten werden in Word aktualisiert.
• Kontrollieren Sie das Resultat über die Druckvorschau.