Halten Sie die Zahl der Ansprechpartner niedrig

Kommunikation kann zu einem Zeitfresser im Projekt werden, wenn sie unkoordiniert stattfindet. Wenn keiner mehr weiß, wer eigentlich was mit wem vereinbart hat, verzögert das klare Entscheidungen und gefährdet letztendlich den Abschlusstermin. Als Projektleiter sollten Sie deshalb dafür sorgen, dass Sie nicht in eine Mittlerposition geraten, in der Sie zwischen verschiedenen Abteilungen und Interessen aufgerieben werden. Wichtig ist, dass Sie einen festen Ansprechpartner haben, der Ihnen gültige Weisungen gibt, die Sie umsetzen können. Hedwig Kellner erklärt in ihrem Tipp, auf was Sie dabei achten müssen.

Halten Sie die Zahl der Ansprechpartner niedrig

Kommunikation kann zu einem Zeitfresser im Projekt werden, wenn sie unkoordiniert stattfindet. Wenn keiner mehr weiß, wer eigentlich was mit wem vereinbart hat, verzögert das klare Entscheidungen und gefährdet letztendlich den Abschlusstermin. Als Projektleiter sollten Sie deshalb dafür sorgen, dass Sie nicht in eine Mittlerposition geraten, in der Sie zwischen verschiedenen Abteilungen und Interessen aufgerieben werden. Wichtig ist, dass Sie einen festen Ansprechpartner haben, der Ihnen gültige Weisungen gibt, die Sie umsetzen können. Hedwig Kellner erklärt in ihrem Tipp, auf was Sie dabei achten müssen.

Kommunikation kann zu einem Zeitfresser im Projekt werden, wenn sie unkoordiniert stattfindet. Am Ende redet jeder mit jedem über diese oder jene Vereinbarung, und schließlich weiß keiner mehr, wer eigentlich was vereinbart oder zugesagt hat. Missverständnissen und Konflikten sind Tür und Tor geöffnet. Mit solchen Problemen lässt sich kein Termin halten!

Ein Beispiel

In einem mittelständischen Betrieb sollte eine Software für den Vertrieb hergestellt werden. Dem Projektleiter wurde zur Auflage gemacht, dass er sich kundenorientiert darum bemühen sollte, alle Geschäftsstellen einzubeziehen. Da der Auftraggeber selber nicht aus dem Vertrieb kam, hielt er sich inhaltlich zurück. Der Projektleiter sollte sich selber mit den Leitern der Geschäftsstellen einigen.

Damit geriet der arme Projektleiter zwischen alle Stühle. Auf seinem Rücken trugen die Regionsfürsten ihre subtilen Machtkämpfe aus! Funktionen, die der eine unbedingt haben wollte, machten dem anderen die Software zu kompliziert und damit unbrauchbar. Jeder hatte andere Vorstellungen, wie die Masken aussehen und die Daten bearbeitet werden sollten. Aus jeder Geschäftstelle kamen auch andere Vorgaben, welche gewachsenen Strukturen und gewohnten Verfahrensweisen in das neue System einfließen sollten.

Ihr Ansprechpartner entscheidet

Wenn Sie ebenfalls mit Ihrem Projektergebnis verschiedene Parteien glücklich machen müssen, dann sorgen Sie bitte gleich zu Beginn dafür, dass Sie einen einzigen Ansprechpartner als Entscheider genannt bekommen. Selbstverständlich werden Sie mit allen Betroffenen kommunizieren. Selbstverständlich werden Sie und Ihre Mitarbeiter sich bemühen, allen ihre Wünsche zu erfüllen. Wenn es jedoch unter den Betroffenen Unstimmigkeiten gibt, dann dürfen nicht Sie derjenige sein, der zwischen Pontius und Pilatus hin- und herläuft. Dann muss Ihr Hauptansprechpartner das letzte Wort haben.

Vor allem, wenn Ihr Projekt möglicherweise ins Kreuzfeuer zwischen Unternehmensleitung und Betriebsrat geraten könnte, dürfen Sie sich nicht zum Zwischenträger ungelöster Konflikte machen lassen. Es ist der Job des Auftraggebers, sich mit dem Betriebsrat zu einigen. Sie führen dann aus, was in der Einigung festgelegt und an Sie als Auftrag weitergeleitet wurde. Sie sind nicht Mediator zwischen den Parteien. Und Sie können es auch nicht aussitzen, bis die Parteien sich einigen, wenn Ihnen gleichzeitig ein Zieltermin für den Abschluss des Projekts mitgegeben wurde.

Wenn Sie erleben müssen, dass sich Parteien, auf deren Entscheidung Sie angewiesen sind, nicht einigen können, dann stoppen Sie lieber offiziell die Weiterarbeit. Bringen Sie Ihren Projektordner zu einem vorläufigen Abschluss. Dokumentieren Sie den aktuellen Stand und die offenen Probleme. Geben Sie den Projektauftrag zurück. Nehmen Sie die Arbeit mit Ihrem Team erst wieder auf, wenn der Auftraggeber mit einer Entscheidung zu Ihnen kommt und Ihnen das Signal zur Weiterarbeit gibt.

Keine Entscheidung - keine Projektfortsetzung

Lassen Sie nicht zu, dass von Meeting zu Meeting die immer gleichen Streitpunkte erneut diskutiert werden. Damit stehen Sie als Projektleiter ewig auf der Stelle. Irgendwann wird man Ihnen später vorwerfen, den Endtermin überzogen zu haben. Niemand will dann von Ihnen hören, dass Sie zwischenzeitlich nicht weiterarbeiten konnten, weil Betroffene sich uneinig waren. Das hält jeder für eine Ausrede.

Beugen Sie unnötigen Zeitverlusten durch die Kommunikationsprobleme vor. Sprechen Sie sich mit Ihrem Auftraggeber darüber ab, wer im Falle verschiedener Ansprechpartner letztlich die Person ist, welche die Entscheidungen trifft. Machen Sie dem Auftraggeber notfalls deutlich, dass Sie als Projektleiter für die erfolgreiche Abwicklung des Projekts verantwortlich sind. Die eindeutige Bestimmung des Projektauftrags liegt hingegen in seiner Verantwortung.

Dieser Tipp stammt aus dem Buch "Zeitmanagement im Projekt" von Hedwig Kellner. Lesen Sie dazu auch die Buchrezension.

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