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Wenn Sie Projekte steuern, sind zunächst einmal umfangreiche Datenmengen auszuwerten, bevor Sie zu entscheidungsrelevanten Aussagen gelangen. Wie Sie wichtige Kennzahlen aus einer Vielzahl von Daten mit Hilfe von Pivot-Tabellen und Diagrammen generieren und optisch ansprechend zusammenstellen, lesen Sie in diesem Beitrag. Fügen Sie die Resultate der Pivot-Auswertungen in einem Cockpit zusammen, dessen Anzeige sich dank visueller Filter interaktiv anpassen lässt – selbst von wenig geübten Anwendern. Lassen Sie sich z.B. anzeigen, welche Projekte am meisten Geld kosten, wie hoch die Kosten je Kostenart sind, wie sich die Beträge auf die Kostenstellen verteilen, wie viel in den einzelnen Quartalen verbraucht wird oder welche Projektkosten auf welche Standorte entfallen.
Die Beispieldatei enthält insgesamt 1.000 Einzelbuchungen zu den unterschiedlichsten Eintragungen. Mit einer Pivot-Tabelle ordnen Sie diese Daten je nach Bedarf neu an und setzen sie zueinander in Beziehung. Einfacher und schneller lassen sich umfangreiche Datenmengen nicht auswerten.
Die Liste der Projektvorgänge aus zwei Jahren enthält neben den Namen auch die Kosten der Projekte. In einem Balkendiagramm sollen die fünf teuersten Projekte dargestellt werden. Später sehen Sie, wie Sie diese Rangliste in Sekundenschnelle für einzelne Kostenstellen, bestimmte Jahre oder auch einzelne Quartale neu berechnen und anpassen.
Bevor Sie starten, wandeln Sie die Liste mit den Projektbuchungen in eine intelligente Tabelle um. Der Vorteil: Ändern Sie die Daten in der Liste oder erweitern Sie diese um weitere Zeilen und Spalten, lässt sich die Pivot-Tabelle trotzdem jederzeit ganz einfach aktualisieren. Auf Profi-Techniken wie BEREICH.VERSCHIEBEN können Sie so verzichten. Die Liste wandeln Sie mit folgenden Schritten in eine Tabelle um:
Nach dieser Vorarbeit bauen Sie die Auswertung auf. Zuerst müssen Sie die Kosten der einzelnen Projekte berechnen und im Anschluss daran die fünf teuersten Projekte ermitteln. Die dafür benötigte Pivot-Tabelle erstellen Sie in wenigen Schritten.
Excel erstellt daraufhin die PivotTable und zeigt die zur Verfügung stehenden Felder rechts im Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste an (Bild 4).
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Dieter Olowson
03.01.2016