Kalender in Microsoft Project effektiv nutzen

Bei der Terminplanung von Projekten sind Kalender für Ressourcen, Vorgänge und Projekte eine wertvolle Hilfe. Wer z.B. mit den Kalendern in Microsoft Project arbeitet, kann unterschiedliche Einflüsse auf den Projektablauf wie Fehlzeiten oder vorgegebene Zeitfenster besser in der Planung berücksichtigen. So lassen sich Ressourcenüberlastungen oder unrealistische Terminziele frühzeitig erkennen und vermeiden. Renke Holert erklärt in seinem Beitrag, wie man die verschiedenen Kalendertypen in Microsoft Project effektiv für die Ressourcenplanung nutzt.

Kalender sind eine wertvolle Hilfe bei der Projektplanung. Mit ihnen kann man Einflüsse auf den Projektverlauf in der Planung besser berücksichtigen. So lassen sich z.B. frühzeitig unrealistische Terminziele erkennen, wenn die Ressource schon für andere Projekte verplant ist oder Projektzeiten in Konflikt mit Feiertagen oder Urlaubszeiten stehen. Zudem kann man Ressourcen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten einplanen, z.B. bei Schicht- oder Wochenendarbeit. Kalender haben jedoch nur Einfluss auf die Planung in Microsoft Project. Diese werden durch Rückmeldungen von Ist-Arbeit durch den Projektleiter oder die Mitarbeiter überschrieben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die verschiedenen Kalendertypen in Microsoft Project effektiv nutzen, um den Ressourceneinsatz in Ihrem Projekt zu planen.

Halten Sie sich an die Planungsmaxime "Lieber ungefähr richtig als genau falsch". Microsoft Project erlaubt zwar die minutengenaue Planung, im Allgemeinen ist es aber ratsam, nur auf den Tag genau zu planen und die Standardeinstellungen in den Kalendern weit gehend beizubehalten. Ansonsten passiert es leicht, dass der Aufwand den Nutzen übersteigt.

Kalenderarten und -optionen

Microsoft Project unterscheidet drei Kalenderarten: Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender. Projektkalender werden für alle Vorgänge eines Projekts verwendet, denen keine Ressourcen zugewiesen sind. Sobald einem Vorgang eine Ressource zugeordnet wurde, wird dieser in einem Ressourcenkalender berechnet. Zusätzlich kann man für einen Vorgang einen Vorgangskalender anlegen. Dadurch lässt sich erreichen, dass die Ressource nur dann arbeitet, wenn nicht nur für die Ressource sondern gleichzeitig auch für den Vorgang Arbeitszeit eingeplant ist. Alternativ kann man eine Ressource auch "zwingen", zu den im Vorgangskalender definierten Zeiten anstatt zu den im Ressourcenkalender festgelegten Zeiten zu arbeiten.

Bild 1: Vorgänge können in drei verschiedenen Kalenderarten berechnet werden.

Beispiel

Die Wirkung der verschiedenen Kalender lässt sich am besten anhand eines Beispiels verdeutlichen. Darin soll der Projektbeginn auf Sonntag, den 29.04.2007 festgelegt sein (Bild 1). Da im Projektkalender das Wochenende standardmäßig als arbeitsfrei markiert ist, beginnt Vorgang 1 erst einen Tag später - am Montag, den 30.04.2007. Zudem ist der 1. Mai im Projektkalender als Feiertag definiert, deshalb erstreckt sich Vorgang 1 über drei Tage, obwohl die Dauer (gemessen in Arbeitszeit) nur zwei Tage beträgt.

Vorgang 2 wurde im Unterschied zu Vorgang 1 eine Ressource ("Renke Holert") zugewiesen. Der entsprechende Ressorcenkalender "Renke Holert" enthält keine Feiertage, somit verkürzt sich die Laufzeit des Vorgangs um einen Tag.

Bild 2: Der Vorgangskalender für Vorgang 3 hat keine arbeitsfreie Zeit.

Vorgang 3 wurde ein Vorgangskalender ohne arbeitsfreie Zeit, also mit sieben Arbeitstagen in der Woche zugewiesen und auf dem Register "Spezial" im Dialog "Informationen zum Vorgang" (rechter Mausklick auf Vorgangsbalken im Gantt-Diagramm) die Option "Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender"

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link