Kalender in Microsoft Project effektiv nutzen

Bei der Terminplanung von Projekten sind Kalender für Ressourcen, Vorgänge und Projekte eine wertvolle Hilfe. Wer z.B. mit den Kalendern in Microsoft Project arbeitet, kann unterschiedliche Einflüsse auf den Projektablauf wie Fehlzeiten oder vorgegebene Zeitfenster besser in der Planung berücksichtigen. So lassen sich Ressourcenüberlastungen oder unrealistische Terminziele frühzeitig erkennen und vermeiden. Renke Holert erklärt in seinem Beitrag, wie man die verschiedenen Kalendertypen in Microsoft Project effektiv für die Ressourcenplanung nutzt.

Kalender in Microsoft Project effektiv nutzen

Bei der Terminplanung von Projekten sind Kalender für Ressourcen, Vorgänge und Projekte eine wertvolle Hilfe. Wer z.B. mit den Kalendern in Microsoft Project arbeitet, kann unterschiedliche Einflüsse auf den Projektablauf wie Fehlzeiten oder vorgegebene Zeitfenster besser in der Planung berücksichtigen. So lassen sich Ressourcenüberlastungen oder unrealistische Terminziele frühzeitig erkennen und vermeiden. Renke Holert erklärt in seinem Beitrag, wie man die verschiedenen Kalendertypen in Microsoft Project effektiv für die Ressourcenplanung nutzt.

Kalender sind eine wertvolle Hilfe bei der Projektplanung. Mit ihnen kann man Einflüsse auf den Projektverlauf in der Planung besser berücksichtigen. So lassen sich z.B. frühzeitig unrealistische Terminziele erkennen, wenn die Ressource schon für andere Projekte verplant ist oder Projektzeiten in Konflikt mit Feiertagen oder Urlaubszeiten stehen. Zudem kann man Ressourcen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten einplanen, z.B. bei Schicht- oder Wochenendarbeit. Kalender haben jedoch nur Einfluss auf die Planung in Microsoft Project. Diese werden durch Rückmeldungen von Ist-Arbeit durch den Projektleiter oder die Mitarbeiter überschrieben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die verschiedenen Kalendertypen in Microsoft Project effektiv nutzen, um den Ressourceneinsatz in Ihrem Projekt zu planen.

Halten Sie sich an die Planungsmaxime "Lieber ungefähr richtig als genau falsch". Microsoft Project erlaubt zwar die minutengenaue Planung, im Allgemeinen ist es aber ratsam, nur auf den Tag genau zu planen und die Standardeinstellungen in den Kalendern weit gehend beizubehalten. Ansonsten passiert es leicht, dass der Aufwand den Nutzen übersteigt.

Kalenderarten und -optionen

Microsoft Project unterscheidet drei Kalenderarten: Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender. Projektkalender werden für alle Vorgänge eines Projekts verwendet, denen keine Ressourcen zugewiesen sind. Sobald einem Vorgang eine Ressource zugeordnet wurde, wird dieser in einem Ressourcenkalender berechnet. Zusätzlich kann man für einen Vorgang einen Vorgangskalender anlegen. Dadurch lässt sich erreichen, dass die Ressource nur dann arbeitet, wenn nicht nur für die Ressource sondern gleichzeitig auch für den Vorgang Arbeitszeit eingeplant ist. Alternativ kann man eine Ressource auch "zwingen", zu den im Vorgangskalender definierten Zeiten anstatt zu den im Ressourcenkalender festgelegten Zeiten zu arbeiten.

Bild 1: Vorgänge können in drei verschiedenen Kalenderarten berechnet werden.

Beispiel

Die Wirkung der verschiedenen Kalender lässt sich am besten anhand eines Beispiels verdeutlichen. Darin soll der Projektbeginn auf Sonntag, den 29.04.2007 festgelegt sein (Bild 1). Da im Projektkalender das Wochenende standardmäßig als arbeitsfrei markiert ist, beginnt Vorgang 1 erst einen Tag später - am Montag, den 30.04.2007. Zudem ist der 1. Mai im Projektkalender als Feiertag definiert, deshalb erstreckt sich Vorgang 1 über drei Tage, obwohl die Dauer (gemessen in Arbeitszeit) nur zwei Tage beträgt.

Vorgang 2 wurde im Unterschied zu Vorgang 1 eine Ressource ("Renke Holert") zugewiesen. Der entsprechende Ressorcenkalender "Renke Holert" enthält keine Feiertage, somit verkürzt sich die Laufzeit des Vorgangs um einen Tag.

Bild 2: Der Vorgangskalender für Vorgang 3 hat keine arbeitsfreie Zeit.

Vorgang 3 wurde ein Vorgangskalender ohne arbeitsfreie Zeit, also mit sieben Arbeitstagen in der Woche zugewiesen und auf dem Register "Spezial" im Dialog "Informationen zum Vorgang" (rechter Mausklick auf Vorgangsbalken im Gantt-Diagramm) die Option "Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender" ausgewählt (Bild 2). Dadurch beginnt der Vorgang bereits einen Tag früher und zwar am Tag des eigentlichen Projektbeginns, einem Sonntag.

Kalenderoptionen

Sie können die Standardzeiten sowie die Anzahl der Stunden pro Tag und Woche im Menüpunkt Extras / Optionen / Kalender anpassen. Für ein französisches Projekt würde die Wochenarbeitszeit z.B. 35 Stunden betragen. Ein Arbeitstag beginnt dort z.B. um 9 Uhr und endet um 18 Uhr, die Mittagspause dauert zwei Stunden.

Beachten Sie, dass sich die Anzeige der Vorgangsdauern ändert, wenn Sie die Wochenarbeitszeit eines Kalenders im Menüpunkt Extras / Arbeitszeit ändern neu festlegen.

Kalender in der Praxisanwendung

Planung von Teilzeitressourcen

Um Teilzeitressourcen korrekt einzuplanen, müssen Sie im Ressourcenkalender vorab deren tägliche Arbeitsstunden eintragen. Dazu öffnen Sie den Dialog "Informationen zu Ressource", indem Sie in der Ansicht Ressource: Tabelle doppelt auf die Zeile mit der gewünschten Ressource klicken, und wechseln dort auf das Register "Arbeitszeit". Markieren Sie die Spalten "Mo" bis "Fr", wählen Sie unter "Markierten Zeitraum festlegen" die Option "Nicht standardmäßige Arbeitszeit" und legen Sie in den Feldern "Von" und "Bis" die Arbeitszeit entsprechend fest(Bild 3). Auch hier gilt: Je einfacher, desto besser: Ändern Sie die Zeiten am besten nur so, dass die Gesamtstunden pro Tag stimmen.

Bild 3: Um Teilzeitkräfte einzuplanen, müssen deren tägliche Arbeitszeiten im Ressourcenkalender festgelegt werden.

Feiertage und Abwesenheitszeiten planen

Feiertage können Sie auf die gleiche Art planen. Markieren Sie dafür unter "Zeitraum markieren" anstatt der gesamten Spalten nur die entsprechenden Tage und wählen Sie dann die Option "Arbeitsfreie Zeit"aus. Entsprechendes gilt für Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub, Fortbildung und nicht projektbezogene Tätigkeiten.

Wenn Sie Microsoft Project in Verbindung mit einem gemeinsam genutzten Ressourcenpool einsetzen oder mit dem Enterprise Ressourcenpool des Project Servers, ist es einfacher, die Abwesenheitszeiten in einem separaten Projekt zu planen.

Durch die Funktion des Ressourcenpools werden die Abwesenheitszeiten in allen Projektplänen sichtbar: Die Projektleiter können etwaige Terminkonflikte aufgrund von Überlastungen erkennen und darauf reagieren, indem sie z.B. einen Vorgang verschieben oder die Ressource für ihr Projekt freigeben lassen. Außerdem lassen sich die Abwesenheitszeiten z.B. als Urlaubsplan ausdrucken, was bei den angepassten Kalendern nicht möglich ist.

Prozentuale Zuteilung von Ressourcen zu Projekten

Wenn eine bestimmte Ressource zu festen…

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