Event-Unternehmen sind stark von der Leistung ihrer Lieferanten abhängig. Die Lieferanten müssen mitdenken, flexibel sein und bei Bedarf schnell und unbürokratisch unvorhergesehene Zusatzleistungen erbringen. Für Event-Unternehmen ist es deshalb wichtig, ihre Lieferanten überlegt auszuwählen und im Nachgang einer Veranstaltung zu bewerten. Tatsächlich führen die meisten Event-Unternehmen aber keine systematische Lieferantenauswahl und -bewertung durch, weil der Aufwand dafür zu hoch ist.

Wir haben Fragebögen entwickelt, mit denen eine schnelle, unkomplizierte und aussagekräftige Bewertung und Auswahl von Lieferanten möglich ist. Die Fragebögen beruhen auf den Ergebnissen einer Bachelorarbeit sowie auf den Erkenntnissen eines Praxistests.

Ziel unseres Bewertungssystems ist es nicht allein, eine zügige und aussagekräftige Bewertung der Lieferanten zu ermöglichen. Eine transparente, nachvollziehbare Bewertung ist auch die Grundlage für eine vertrauensvolle und nachhaltige Geschäftsbeziehung zwischen Event-Unternehmen und Lieferant - und somit für eine effiziente Zusammenarbeit.

Unsystematische und subjektive Lieferantenauswahl

Die Veranstaltungsbranche wird von kleinen Unternehmen geprägt, in denen selten mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt sind. Hier gibt es keine einheitlichen Standards für die Lieferantenbewertung. Einige Unternehmen schreiben mit großem Aufwand Dienstleistungen aus, andere arbeiten aus Erfahrung oder Bequemlichkeit immer mit denselben Partnern zusammen. Beide Vorgehensweisen bergen sowohl für die Event-Unternehmen also auch für die Lieferanten Nachteile.

Der günstigste Anbieter erhält den Zuschlag

Bei Event-Unternehmen, die mit immer wieder wechselnden Partnern zusammenarbeiten, ist die Geschäftsbeziehung zu den Lieferanten häufig nicht von Vertrauen und Kooperation geprägt, sondern von Misstrauen und Preiskampf. Der finanzielle Rahmen ist oft eng gesteckt, so dass die Event-Unternehmen rigide Preiskontrollen durchführen, bevor sie einen Lieferanten oder Dienstleister beauftragen. Meist erhält der günstigste Anbieter den Zuschlag. Die Qualität der Leistung rückt in dieser Projektphase oft in den Hintergrund.

Nach Abschluss der Projekte kontrollieren die Auftraggeber Leistung und Preis streng. Unter dem Deckmantel der Qualitätskontrolle suchen manche Auftraggeber sogar dort nach Mängeln, wo kaum welche zu finden sind. In der Regel finden sie Mängel und bestehen auf Preisnachlässen und Nachbesserungen. Die Lieferanten reagieren meist gelassen, denn sie kennen diese Vorgehensweise und haben deshalb den Preis über "Normal" angesetzt. So können sie die geforderten Preisnachlässe abpuffern.

Eine solche Lieferantenpolitik führt zu Misstrauen auf beiden Seiten und ist letztendlich teuer: Die mittelbaren Beschaffungskosten (Recherche, Erstellung und Auswertung der Ausschreibung usw.) fallen bei jeder Veranstaltung neu an. Zwischen Auftraggeber und Lieferant kann kein Vertrauen wachsen, weil die Lieferanten ständig wechseln. Somit ist der Kontroll- und Steuerungsaufwand vor Ort bei jeder Veranstaltung hoch. Außerdem erfolgt kein Wissenstransfer. Die Event-Unternehmen erhalten nur das, wofür sie bezahlt haben, und die Entwicklungsfähigkeit wird gehemmt.

Zusammenarbeit mit immer denselben Geschäftspartnern

Manche Unternehmen wechseln ihre Geschäftspartner nicht. Dadurch verlieren sie oft die Distanz zum Lieferanten und hinterfragen die Kooperation nicht mehr: Preise werden nicht mehr marktgerecht kalkuliert, sondern "wie immer" berechnet. Aus Geschäftspartnern wird ein Paar mit der Tendenz zu intransparenten, möglicherweise sogar unlauteren Geschäftsbeziehungen.

Kaum Lieferantenbewertungen

Bei Event-Unternehmen - häufig kleinste, kleine und mittelgroße Firmen - sind die Einsparpotentiale, die eine systematische Lieferantenbewertung hat, nicht so offensichtlich wie im produzierenden Gewerbe und in der Industrie. Eine Bewertung wird selten durchgeführt, weil der Aufwand als zu hoch eingeschätzt wird und sich das Beschaffungswesen nicht in einer einfachen Stückpreisbetrachtung erschöpft. Führen Event-Unternehmen eine Bewertung durch, ist diese für den Lieferanten oft nicht nachvollziehbar und transparent - zumal vielen Auftraggebern in erster Linie die Mängel ins Auge stechen, z.B. eine abgestoßene Armlehne am Stuhl des Auftraggebers oder ein schlampig verlegtes Kabel. Eine schnelle Reaktionsfähigkeit des Lieferanten, z.B. auf eine Programmänderung kurz vor Veranstaltungsbeginn, oder eine hohe Servicebereitschaft übersieht der Auftraggeber dagegen oft.

Vorteile einer Lieferantenbewertung

Ein transparentes Lieferantenbewertungssystem führt verschiedene Leistungskriterien auf. Diese werden gewichtet und bewertet. Der Lieferant erhält ein systematisches Feedback zu seiner Leistung und somit die Möglichkeit, Mängel bei der nächsten Zusammenarbeit zu beheben. Auf diese Weise kann eine Vertrauensbeziehung aufgebaut werden, die als Basis für eine langfristige Zusammenarbeit dient.