Ein weit gestecktes Ziel unter großer Unsicherheit erreichen - vor dieser Aufgabe stand Kolumbus, als er sich aufmachte, den direkten Seeweg nach Indien zu finden. In vielerlei Hinsicht ist seine Expedition mit Geschäftsprojekten vergleichbar, bei denen anspruchsvolle Ziele der Organisationsveränderung, der Implementierung von IT-Systemen und der Neuentwicklung von Produkten und Prozessen miteinander verbunden werden. Im dritten und letzten Teil dieses Artikels stelle ich fünf weitere Lektionen vor, die man aus der Expedition des Kolumbus für das Management von Geschäftsprojekten ableiten kann.

Lektion 8: Lerne viel über dein Ziel

Im 15. Jahrhundert wussten die Europäer wenig über Indien und die offenen Ozeane. Aber Kolumbus bemühte sich, möglichst viele Informationen darüber zusammen zu tragen. Er recherchierte in ganz Europa und hatte bis zum Beginn seiner Reise wohl alle wichtigen Bücher über Geographie und Kartographie gelesen. Zudem hatte er einige Handelsreisen an die Westküste Afrikas unternommen, wo er erste Erfahrungen im Umgang mit nicht-europäischen Völkern gesammelt hatte.

Kolumbus nutzte ein umfangreiches Wissen, um seine Expedition zu konzipieren und durchzuführen. Die Argumente von Bedenkenträgern am spanischen Hof konnte er dank seiner profunden Kenntnisse der Werke des Ptolemäus und anderer antiker Geographen aushebeln. Während der Fahrt meisterte er die navigatorischen und seefahrerischen Herausforderungen, welche die Ozeanüberquerung und das Segeln entlang unbekannter Küsten an ihn stellten. Es gelang ihm, die Windströmungen über dem Atlantik zu erkennen und für Hinfahrt und Rückfahrt unterschiedliche Winde zu nutzen. Als seine Expedition auf die Bewohner der Westindischen Inseln stieß, hatte er mit seiner Mannschaft bereits Verhaltensweisen für diese erste Begegnung eingeübt: u.a. die Übergabe und Annahme von Geschenken und den Tausch mitgebrachter Glasperlen gegen dringend benötigtes Trinkwasser. Für den Fall eines feindlichen Empfangs waren Vorsichtsmaßnahmen ergriffen worden.

Sein angelesenes Wissen und seine Afrika-Erfahrungen konnten Kolumbus freilich nicht von der Unsicherheit bezüglich der Reise und des Ziels befreien. Aber sie ermöglichten es ihm, im Vorfeld klare Hypothesen über Nutzen und Risiko seiner Fahrt aufzustellen und sie argumentativ zu untermauern. Er konnte sich auf die Fahrt vorbereiten, indem er eine nach vorliegenden Erfahrungen ausreichende Ausrüstung und angemessene Mengen Proviant beschaffte. Und er verfügte für die Durchführung seiner Expedition über eingeübte Lernstrategien zum Umgang mit dem Unbekannten.

In Lektion 6 haben wir gesehen, dass bei Expeditionen - bei denen einzelne Aktivitäten kaum geplant werden können - eine umfassende gedankliche Vorbereitung und zweckmäßige Ausrüstung diese Planung teilweise ersetzen. Die Ausrüstung muss möglichst sorgfältig ausgewählt werden, da in der Regel nur das Nötigste mitgeführt werden kann. Die Mitnahme von Wissen ist dagegen weit weniger beschränkt. Während der Vorbereitung kann man sich Wissen aneignen und "im Kopf" (oder heute auch in einem PC) mitnehmen. Bei Bedarf kann dieses Wissen abgerufen, durch neue Erfahrungen ergänzt und für die erfolgreiche Fortführung der Expedition eingesetzt werden. Für die gedankliche Vorbereitung, die Aneignung von Wissen gilt also: Je mehr, desto besser.

Geschäftsprojekte: Fachwissen als Erfolgsfaktor

Wenn man sich mit einem Geschäftsprojekt auf neue Fragestellungen einlässt und neue Themengebiete erschließt, ist es ebenfalls sinnvoll, sich fachlich anhand "alter" Erfahrungen und "alten" Wissens möglichst umfassend vorzubereiten. Man sollte dabei nicht erwarten, dass dieses Wissen die Unsicherheit des Projekts an sich reduziert. Aber ein solides Fachwissen über das Projektthema im Allgemeinen erlaubt es,

• den Kern des Projekts und die wichtigsten Erfolgsfaktoren während der Vorbereitung klarer herauszuarbeiten. Der Projektleiter kann somit fokussierter arbeiten und gegenüber Dritten überzeugender auftreten.
• wichtige Chancen und Risiken besser zu erkennen und sich auf ihren Eintritt vorzubereiten - sowohl gedanklich als auch durch organisatorische Maßnahmen wie z.B. den Aufbau hilfreicher Kontakte.
• in Krisensituationen überlegter zu handeln. Das Überraschungsmoment wird reduziert und damit auch die Zeit, die man benötigt, um neue Situationen zu erkennen und Lösungsalternativen durchzuspielen.

Es ist jedoch nicht unbedingt nötig, dass der Expeditions- oder Projektleiter selbst über dieses Wissen verfügt. Es reicht aus, wenn Mitglieder des Projektteams oder der Projektsponsor dieses Wissen einbringen. Wichtig ist lediglich, dass es dem Projektleiter zur Verfügung steht, wenn er es braucht und seine Nachfragen ihm nicht als Inkompetenz ausgelegt werden.

Lektion 9: Führung bewährt sich in der Krise

Von Kolumbus als Expeditionsleiter gewinnen wir im historischen Rückblick ein zweischneidiges Bild. Einerseits verhielt er sich gegenüber seiner Mannschaft als absoluter und distanzierter Herrscher. Beispielsweise täuschte er sie, wenn es ihm sinnvoll erschien: Um die Angst der Mannschaft zu mildern, schrieb er auf der ersten Fahrt stets weniger Seemeilen in das Fahrtenbuch, als die Flotte tatsächlich zurückgelegt hatte. So wähnte sich die Mannschaft näher am sicheren Ufer, als sie tatsächlich war. Gleichzeitig schaffte sich Kolumbus so einen Planungspuffer für den Fall, dass Indien weiter entfernt lag, als er angenommen hatte. Nur in seinen privaten Aufzeichnungen hielt er die akkurat ermittelten Entfernungsangaben fest.