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Wenn Sie Mitarbeitern neue Aufgaben vorstellen – z.B. im Rahmen eines Kick-offs oder einer Besprechung – sollten Sie mit klaren Botschaften aufwarten. Das weckt Interesse und fördert die Motivation. Mit der Methode "3P-Botschaften" gelingt Ihnen das ganz leicht: Klären Sie einfach die Fragen nach Ziel (Purpose), Vorgehen (Process) und Nutzen (Payoff). Nicolai Andler stellt die Methode der 3P-Botschaften vor.
Wenn Sie Mitarbeitern neue Aufgaben vorstellen – z.B. im Rahmen eines Kick-offs oder einer Besprechung – sollten Sie mit klaren Botschaften aufwarten. Das weckt Interesse und fördert die Motivation. Mit der Methode "3P-Botschaften" gelingt Ihnen das ganz leicht: Klären Sie einfach die Fragen nach Ziel (Purpose), Vorgehen (Process) und Nutzen (Payoff). Nicolai Andler stellt die Methode der 3P-Botschaften vor.
Das Kick-off-Meeting steht an und Sie möchten Ihrem Projektteam Sinn und Wert der geplanten Maßnahmen erläutern. Um Interesse und Einsatzbereitschaft Ihrer Mitarbeiter zu wecken, müssen Sie die wichtigsten Informationen kurz und strukturiert vortragen. Mit der Methode "3P-Botschaften"gelingt Ihnen das ganz leicht.
Diese Methode ist grundsätzlich als Vorbereitung geeignet, wenn Sie Mitarbeiter mit neuen Aufgaben betrauen. Sie können sie deshalb nicht nur für die Vorbereitung von Kick-off-Veranstaltungen verwenden, sondern auch für Präsentationen oder Besprechungen.
3P steht für Purpose, Process, Payoff (Zweck, Vorgehen, Nutzen). Um Ihr Team über das anstehende Projekt ins Bild zu setzen, müssen Sie die Fragen zu diesen drei Aspekten beantworten und für alle Beteiligten klar definieren.
Formulieren Sie Absicht und Zweck des Projekts. Dabei wird die Marschrichtung vorgegeben und die Motivation angefacht.
Beispiel: "Wir möchten die Bearbeitung von Kundenanfragen beschleunigen und dafür ein Customer Relationship Management System, CRM, einführen." Unterscheiden Sie übergeordnete Ziele und das konkrete Projektziel, hier die Einführung eines CRM-Systems.
Hier erklären Sie, wie das Ziel erreicht werden soll. Dabei werden auch Fragen beantwortet wie:
Zum Schluss legen Sie dar, welche Vorteile sich ergeben, wenn das Ziel erreicht wurde. Erläutern Sie den (potenziell unterschiedlichen) Nutzen für verschiedene Gruppen wie z.B. Call-Center-Mitarbeiter, Verkaufsabteilung, Management, Kunden oder Projektteam. Prüfen Sie, ob das angestrebte Ziel und der Nutzen tatsächlich in Korrelation zueinander stehen oder ob der Nutzen nur einem Wunschdenken entspringt.
Beispiel: "Die Mitarbeiter im Call-Center werden in der Lage sein, schneller und effizienter auf Kundenanfragen oder Beschwerden zu reagieren. Alle Kundendaten und Bearbeitungsinformationen werden zentral im CRM erfasst sein, so dass Doppelbearbeitungen wegfallen und der Kommunikationsaufwand für unsere Verkaufsabteilung sinkt.
Durch die effizientere Arbeitsweise werden zeitliche Freiräume für alle Mitarbeiter geschaffen, so dass wir unser Kundenmanagement konzeptionell weiterentwickeln und ausbauen können.
Die Wartezeiten für unsere Kunden werden sich verringern und die Kundenzufriedenheit wird steigen."
Sie können die 3P-Botschaften auch als Selbsttest verwenden: Wenn Sie nicht alle drei Fragen zufriedenstellend beantworten können, ist das Ziel nicht sinnvoll und muss überdacht bzw. verändert werden.
Weitere hilfreiche PM-Methoden finden Sie in dem Buch "Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting. Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden" von Nicolai Andler, erschienen bei Publicis Corporate Publishing.
Dirk Wolff
20.02.2008