Microsoft Project 2003: Regeltätigkeiten einfach planen und erfassen

In der Projektarbeit fallen neben projektbezogenen Arbeiten meist auch Tätigkeiten an, die keinen Projektcharakter besitzen. Diese sogenannten Regeltätigkeiten muss ein Projektleiter zusätzlich zu den projektbezogenen Aufgaben erfassen können, um eine zuverlässige Basis für das Ressourcenmanagement, die Projektplanung und das Controlling zu erhalten. Stefan Haffner stellt in diesem Beitrag die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Project 2003 vor, um Regeltätigkeiten zu erfassen und zeigt die jeweils damit verbundenen Vor- und Nachteile auf.

Microsoft Project 2003: Regeltätigkeiten einfach planen und erfassen

In der Projektarbeit fallen neben projektbezogenen Arbeiten meist auch Tätigkeiten an, die keinen Projektcharakter besitzen. Diese sogenannten Regeltätigkeiten muss ein Projektleiter zusätzlich zu den projektbezogenen Aufgaben erfassen können, um eine zuverlässige Basis für das Ressourcenmanagement, die Projektplanung und das Controlling zu erhalten. Stefan Haffner stellt in diesem Beitrag die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Project 2003 vor, um Regeltätigkeiten zu erfassen und zeigt die jeweils damit verbundenen Vor- und Nachteile auf.

In der Projektarbeit fallen neben projektbezogenen Arbeiten meist auch Tätigkeiten an, die keinen Projektcharakter besitzen. Diese sogenannten Regeltätigkeiten muss ein Projektleiter zusätzlich zu den projektbezogenen Aufgaben erfassen können, damit er weiß, wann die Mitglieder seines Teams verfügbar sind. Gleichzeitig möchten Linienverantwortliche einen Überblick über die Gesamtauslastung ihrer Mitarbeiter haben. Daher sollten die Aufwände für Regeltätigkeiten in ein Projektmanagement-System mit einbezogen werden. Dieser Beitrag beschreibt, auf welche Weise Microsoft Project 2003 diese beiden Bedürfnisse zusammenbringt.

Arten von Regeltätigkeiten

Verschiedene Arten von Regeltätigkeiten bedingen unterschiedliche Planungsansätze:

  • Allgemeine Regeltätigkeiten (Linientätigkeiten)
  • Kleinere Aufgaben, die nicht den Umfang eines Projekts haben
  • Urlaube und sonstige Abwesenheiten

Planung von allgemeinen Regeltätigkeiten

Als Regeltätigkeiten werden in diesem Beitrag alle Arbeiten bezeichnet, die keinen Projektcharakter haben. Dazu gehören zum Beispiel Kleinaufträge, Wartungstätigkeiten, Regelbesprechungen oder Abwesenheiten. Die Regeltätigkeiten können planbar oder nicht planbar sein. Planbare Regeltätigkeiten sind beispielsweise Kleinaufträge, die nicht den Umfang eines Projekts haben, aber dennoch zu einem definierten Zeitpunkt und mit einem definierten Umfang durchgeführt werden. Nicht planbare Regeltätigkeiten dagegen sind Arbeiten, die spontan anfallen - zum Beispiel die Problemlösung bei einem Serverausfall in einem Rechenzentrum.

Für die Regeltätigkeiten gibt es zwei Möglichkeiten der Planung. Zum einen können die Tätigkeiten als prozentualer Wert von der Gesamtverfügbarkeit des Mitarbeiters in der Ressourcenübersicht bei Microsoft Project 2003 abgezogen werden. Bei einem Regeltätigkeitsaufwand von 30% bleiben damit noch 70% für die Mitarbeit in Projekten verfügbar. Die reduzierte Verfügbarkeit hat Auswirkungen auf die entsprechenden Auswertungen, da die verfügbare Gesamtkapazität des Mitarbeiters entsprechend reduziert wird. Eine weitere detaillierte Planung findet in diesem Fall nicht statt.

Soll die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters nicht manuell reduziert werden, lässt sich als zweite Möglichkeit die Regeltätigkeit als Vorgang in einem Projektplan definieren. Eine solche Planung wird im Normalfall immer auf der Basis eines Geschäftjahrs durchgeführt. Der Projektplan hätte dann nur einen Vorgang "Regeltätigkeiten". In diesen Vorgang werden alle Mitarbeiter mit dem Anteil ihrer Arbeitskraft eingeplant, der für Regeltätigkeiten pauschal reserviert werden soll. Bei Bedarf kann die Regeltätigkeit auch in verschiedene Arten unterteilt werden. In einem Beispiel aus dem EDV-Bereich wäre eine Unterscheidung in Fehlerbehebung, Serverwartung, Clientwartung etc. denkbar. In diesem Fall wird pro Tätigkeitsart ein Vorgang mit der entsprechenden Einlastung pro Mitarbeiter erzeugt.

Regeltätigkeiten können so in den Standardauswertungen von Microsoft Project 2003 ausgewertet werden. Dafür ist es wichtig, dass Sie projektbezogene Felder einrichten und verwenden, die diese Projekte verschiedenen Klassen (Urlaubsprojekt, Regeltätigkeitsprojekt, Projekt usw.) zuordnen (Bild 1). Neben einer Planung der Regeltätigkeiten durch den Vorgesetzten oder den Ressourcenmanager wäre auch ein dezentraler Planungsansatz denkbar. In diesem Fall sind die so genannten administrativen Projekte einsetzbar, die mit Microsoft Project 2003 neu eingeführt wurden. Ihr Vorteil ist, dass der Mitarbeiter selbst seine geplanten Zeiten in das System eintragen kann. Diese Vorgehensweise wird im nächsten Abschnitt näher beschrieben.

Bild 1: Gliederungscode für die Kategorisierung von Projekten.

(Nicht) Planbare kleinere Aufgaben

Neben den eben beschriebenen Arten von Regeltätigkeiten gibt es meist noch kleinere Aufgaben, die Mitarbeiter durchführen müssen. Dabei sind zwei Arten von Aufgaben zu unterscheiden: planbare und nicht planbare. Die planbaren Aufgaben können als normale Vorgänge mit Auslastung, Dauer und Arbeit in einen Regeltätigkeitsplan aufgenommen werden. Auf diese Vorgänge kann der Mitarbeiter dann entsprechend Ist-Stunden buchen.

Wenn Mitarbeiter diese Aufwände selbst planen sollen, können sie diese auf ein administratives Projekt buchen. In Microsoft Project 2003 unterscheiden sich administrative von normalen Projekten dadurch, dass ein Mitarbeiter zu solchen Projekten Planaufwände erfassen kann. Dazu muss er lediglich die entsprechende Funktion in seiner Zeiterfassungsmaske auswählen. Er kann dann die Aufwände pro Tag eintragen und auf verschiedene Vorgänge verteilen. Die Vorgänge in einem administrativen Projekt legt der Projektleiter (Vorgesetzter oder Ressourcenmanager) an. Die Aufwandsplanung für diese Vorgänge erledigt der Mitarbeiter selbst.

Manche kleinere Aufgaben lassen sich nicht genau planen. Wenn es jedoch Erfahrungswerte über die durchschnittlichen Aufwände solcher Aufgaben gibt, dann können diese Werte pauschal verwendet werden. Ansonsten bleibt dem Planer nur die Möglichkeit, einen Vorgang einzurechnen, bei dem nur die Dauer, aber keine Arbeit - beziehungsweise kein Aufwand - eingeplant ist. Damit reduziert sich die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters nicht. Dieser hat aber die Möglichkeit, die geleisteten Stunden auf die entsprechenden Vorgänge zu buchen. Wertet man diese nicht planbaren Aufwände im Nachhinein aus, können sie als Erfahrungswerte für die zukünftige Planung dienen.

Planung von Urlauben und sonstigen Abwesenheiten

Für die Planung von Urlauben und sonstigen Abwesenheiten sind zwei Ansätze denkbar:

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