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Microsoft Project – Add-ons für Projektstrukturpläne im Test

Microsoft Project lässt hinsichtlich der Funktionen zur Projektplanung und -steuerung kaum Wünsche offen. Möchte sich allerdings ein Anwender einen Projektplan in Microsoft Project grafisch als Projektstrukturplan anzeigen lassen, muss er auf Zusatzprodukte zurückgreifen. Alexandra Kastilan hat vier verschiedene Add-ons getestet, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch in der Darstellung des PSPs unterscheiden und beschreibt, wo deren Stärken und Schwächen liegen.

Microsoft Project – Add-ons für Projektstrukturpläne im Test

Microsoft Project lässt hinsichtlich der Funktionen zur Projektplanung und -steuerung kaum Wünsche offen. Möchte sich allerdings ein Anwender einen Projektplan in Microsoft Project grafisch als Projektstrukturplan anzeigen lassen, muss er auf Zusatzprodukte zurückgreifen. Alexandra Kastilan hat vier verschiedene Add-ons getestet, die sich sowohl im Funktionsumfang als auch in der Darstellung des PSPs unterscheiden und beschreibt, wo deren Stärken und Schwächen liegen.

Für die Gliederung eines Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben sowie Arbeitspakete ist ein Projektstrukturplan (PSP) ein unverzichtbares Muss. Er vermittelt den Überblick über das gesamte Projekt, schafft Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten (Stakeholdern) und beantwortet die Frage, welche Arbeiten in einem Projekt zu erledigen sind. Damit fördert er das Verständnis für den Aufbau eines Projekts und dient als Kommunikationsgrundlage für alle am Projekt beteiligten Personen. Der PSP wird im Rahmen der Projektplanung erstellt und bildet die wesentliche Grundlage für die Ablauf-, Termin- und Kostenplanung.

Da Projekte häufig mit Microsoft Project geplant werden, stellt sich die Frage, auf welchem Weg man hier am besten einen PSP erstellt und in das Programm einbindet. Denn auch wenn Project hinsichtlich der Funktionen zur Projektplanung und -steuerung kaum Wünsche offen lässt, muss der Anwender doch auf Zusatzprodukte zurückgreifen, um einen Projektplan in Microsoft Project grafisch als Projektstrukturplan anzuzeigen.

Nach einer Marktrecherche bei verschiedenen Anbietern wurden vier relevante Tools ausgewählt und getestet. Die vorgestellten Add-ons unterscheiden sich sowohl im Funktionsumfang als auch in der Art der PSP-Darstellung:

  • ePSP 1.2 (emotions business solutions AG)
  • project-psp 2.02 (project-it GmbH)
  • WBS Chart Pro 4.7 (Critical Tools, Inc.)
  • GRANEDA Dynamic 4.1 (NETRONIC Software GmbH)

Im Folgenden erfahren Sie, wo die jeweiligen Stärken und Schwächen der einzelnen Tools liegen und für welche Projektarten (z.B. kleine Projekte, komplexe Projekte) sie am besten geeignet sind.

Begriffsvielfalt

Während man laut IPMA- und PMI-Standards in einem PSP zwischen "Teilaufgaben" und "Arbeitspaketen" unterscheidet, kennt Microsoft Project nur die Begriffe "Sammelvorgang" und "Vorgang". Auch eine Differenzierung bei der PSP-Erstellung in "Phasen" und "Objekte" oder "Funktionen", wie es die PM-Methodik vorsieht, ist Project in dieser Form fremd.

Da alle Add-ons auf Microsoft Project mit den dort abgebildeten Vorgängen als Basis zurückgreifen, ist eine saubere Unterscheidung zwischen Vorgängen, Teilaufgaben und Arbeitspaketen nicht immer möglich. Die Erstellung eines PSPs ist dadurch nicht immer konform mit den gängigen PM-Standards. Alle Tools erfüllen jedoch die grundlegende Anforderung an ein solches Add-on: Die Darstellung eines Projektplans aus Microsoft Project in Form eines Organigramms (Baumstruktur), siehe Bild 1.

Bild 1: Beispiel einer Baumstruktur.

Testkriterien

Für den Test der Add-ons wurden folgende, in der Praxis besonders wichtigen Kriterien herangezogen:

  • Datenfelder im PSP
    Welche Datenfelder aus Microsoft Project lassen sich auch im PSP anzeigen?
    Ist es möglich, die Position der Felder festzulegen bzw. zu verändern?
  • Druckmöglichkeiten
    Welche Möglichkeiten bieten die Add-ons an?

Lassen sich Ausdrucke für den PSP skalieren oder auf mehrere Seiten verteilen? 

Dieses sind, neben der grafischen Darstellung des Microsoft Project-Projektplans, die Grundanforderungen an ein Zusatzprodukt zur Erstellung eines PSPs. In der Praxis sind für die Erstellung und Bearbeitung eines PSPs folgende, weitergehende Funktionen nützlich:

  • Bearbeitungsmöglichkeiten des PSPs
    Lassen sich Schriftart und Schriftgröße anpassen?
    Lassen sich die Vorgangskästchen selbst gestalten?
  • Verwendung von PSP-Codes (numerisch, alpha-Numerisch, sprechende Codes)
    Lassen sich die Projektstrukturebenen unterschiedlich benennen?
    Ist es möglich, einen PSP-Code zu definieren, der weitere Informationen, z.B. über parallel existierende Strukturen wie Phasen oder Organisationen, enthält?
  • Möglichkeit der Zuordnung von Arbeitspaketbeschreibungen
    Können im PSP Verweise oder Links zu Arbeitspaketbeschreibung aufgenommen werden?

Darüber hinaus wurden die Add-ons getestet auf:

  • Benutzerfreundlichkeit (einfache Bedienung, Steuerbarkeit etc.)
  • Menüsteuerung

Installation

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