Microsoft Project: Mit den richtigen Grundeinstellungen alles im Griff

Microsoft Project wird von vielen Anwendern als komplex wahrgenommen. Legt man jedoch die Grundeinstellungen richtig fest, lässt sich die Bedienung deutlich vereinfachen. Renke Holert erklärt in seinem Beitrag zum einen, welche voreingestellten Optionen von Microsoft Project man ändern sollte, um unerwünschte Automatismen und böse Überraschungen zu vermeiden. Zum anderen gibt er Empfehlungen, wie man mit Hilfe von standardisierten Vorgehensweisen auch bei komplexen und umfangreichen Projekten den Überblick behält.

Viele Projektleiter nehmen Microsoft Project als komplex wahr, manche davon – vor allem solche mit weniger Erfahrung in der Anwendung von Microsoft Project – empfinden das Programm sogar als unberechenbar. Das äußert sich in Bemerkungen wie "Project rechnet wie es will" oder "Die Software zerschießt den Projektplan von alleine". Ursache sind selten echte Programmfehler, sondern meist die (zu) vielen Funktionen, standardmäßig aktivierte Automatismen, eine nicht standardisierte Methodik und insbesondere eine mangelnde Qualität bei der Projektstrukturierung – oft verbunden mit einer unpassenden Abbildung der Struktur in Microsoft Project.

Im Grunde ist der Umgang mit Microsoft Project einfach: Setzt man die richtigen Optionen, lässt sich die Bedienung deutlich vereinfachen. Doch das alleine reicht nicht aus, damit das Programm einen bei der Projektarbeit wirkungsvoll unterstützt – auch die richtige Vorgehensweise des Anwenders ist dafür entscheidend. Im Folgenden werde ich darum zum einen darstellen, welche Einstellungen man meiner Erfahrung nach am besten gegenüber dem Lieferzustand von Microsoft Project ändert. Zum anderen erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, damit ein entsprechend konfiguriertes Programm auch wirklich die gewünschte Hilfestellung bringt.

Ziel ist es, die Dynamik und Komplexität zu reduzieren und damit die Arbeit mit Project einfacher zu machen. In den folgenden vier Abschnitten finden sie konkrete Vorschläge für dieses Streben nach Simplizität.

Weniger ist mehr

Wie bei jeder anderen Anwendung von Microsoft Office, ist auch bei Project der Funktionsumfang im Laufe der Jahre stetig gewachsen. Dies erschwert es dem Anwender, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und erhöht gleichzeitig das Risiko, unbewusst Aktionen auszulösen, die zu unerwünschten Änderungen führen. Die folgenden drei Vorschläge tragen dazu bei, dieses Risiko zu verringern.

Drag & Drop deaktivieren

Das Verschieben von Inhalten mit der Maus (Drag & Drop) ist grundsätzlich eine nützliche Funktion, da sie in vielen Fällen Tastatureingaben ersetzt. Sie führt jedoch selbst bei Profis leicht zu Fehlern. Zum Beispiel beim Versuch, einen Vorgang zu verschieben. Hierbei wird leicht nur der Name des Zielvorgangs überschrieben und der Vorgangsmodus auf "Manuell geplant" geändert (Bild 1). Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie die Option Drag & Drop ausschalten

Bild 1: Fehlerrisiko durch Drag & Drop – Statt eines Vorgangs wird versehentlich der Vorgangsname verschoben.
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Drag & Drop deaktivieren

Die Drag & Drop Funktion können Sie unter Datei / Optionen / Erweitert / Bearbeiten deaktivieren (Bild 2).

Es handelt sich dabei um eine Client-Einstellung, d.h. diese wirkt sich auf alle Projektpläne aus, die aus diesem

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