Gelöschte Vorgänge ausblenden

Microsoft Project Web Access übersichtlich gestalten

Nach intensiver Nutzung der Enterprise Project Management (EPM) Lösung von Microsoft wird die Arbeitszeittabelle für die einzelnen Mitarbeiter immer unübersichtlicher. Unter anderem, weil durch den Projektleiter gelöschte Vorgänge in den Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter zwar als gelöscht gekennzeichnet, jedoch nicht automatisch daraus entfernt werden. Renke Holert beschreibt in diesem Beitrag einen einfachen Weg, diese Vorgänge zentral für alle Mitarbeiter zu löschen, und zeigt weitere Ansätze auf, um die Arbeitzeittabelle für die Mitarbeiter übersichtlich zu halten.

Nach intensiver Nutzung der Enterprise Project Management (EPM) Lösung von Microsoft wird die Arbeitszeittabelle für die einzelnen Mitarbeiter immer unübersichtlicher. Unter anderem, weil durch den Projektleiter gelöschte Vorgänge in den Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter zwar als gelöscht gekennzeichnet, jedoch nicht automatisch daraus entfernt werden. Der nachfolgende Beitrag beschreibt einen einfachen Weg, diese Vorgänge zentral für alle Mitarbeiter zu löschen und zeigt weitere Ansätze auf, um die Arbeitzeittabelle für die Mitarbeiter übersichtlich zu halten.

Umplanungen erzeugen gelöschte Vorgänge

Wenn Projektleiter mit Project Professional umfangreiche Änderungen an den Projektplänen durchführen, werden in der Regel auch Mitarbeiter von Vorgängen ausgeplant, d.h. die Zuordnungen der Ressourcen werden gelöscht. Dies ist nicht nur der Fall, wenn eine Ressource entfernt wird, sondern auch, wenn der gesamte Vorgang mit seinen Zuordnungen gelöscht oder mit den Befehlen Ausschneiden und Einfügen verschoben wird. In diesen Fällen erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigungs-E-Mail mit dem Betreff "Vorgangszuordnungen abgebrochen". In der Arbeitszeittabelle ist die entsprechende Zuordnungen dann unter dem Menüpunkt "Vorgänge" mit einem "X" in der Indikatorenspalte markiert (Bild 1).

Bild 1: Eine gelöschte Vorgangszuordnung wird entsprechend gekennzeichnet, aber nicht aus der Tabelle entfernt.

Gelöschte Vorgänge einzeln ausblenden

Die als gelöscht markierten Vorgänge kann der Mitarbeiter manuell aus der Arbeitszeittabelle löschen, indem er den entsprechenden Vorgang mit der Maus markiert und auf die Schaltfläche "Ausblenden" klickt. Danach erscheint ein Bestätigungsdialog, der nach Klick auf die Schaltfläche "Ja" einen weiteren Dialog öffnet, der das erfolgreiche Löschen bestätigt. Auch dieser Dialog muss wiederum mit OK bestätigt werden.

Sollen mehrere Vorgänge gelöscht werden, muss der Anwender die Prozedur jedes Mal wiederholen, da sich der Befehl nicht auf mehrere Vorgänge anwenden lässt. Gerade bei umfassenden Umplanungen ist er somit zu einer Vielzahl von Mausklicks gezwungen, wenn er in seiner Arbeitszeittabelle den Überblick behalten will.

Bild 2: Um einen Vorgang manuell aus der Arbeitszeittabelle zu entfernen, sind mehrere Mausklicks erforderlich.

Bild 3: Gelöschte Vorgänge lassen sich nur einzeln ausblenden.

Hinzu kommt, dass dem Mitarbeiter die Schaltfläche "Ausblenden" bei entsprechender Konfiguration des Project Servers gar nicht zur Verfügung steht - und zwar dann, wenn der Administrator die globale Berechtigung "Vorgang in der Arbeitszeittabelle ausblenden" entweder nicht aktiviert oder explizit verweigert hat. In der Praxis geschieht das häufig, weil sich so verhindern lässt, dass ein Mitarbeiter versehentlich aktive, also nicht gelöschte Vorgänge ausblendet. So lässt sich sicherstellen, dass der Mitarbeiter den Projektleiter sachgerecht mit Hilfe der Funktion "Ablehnen" benachrichtigt, wenn er einen Planungsfehler zurückmelden möchte. In der Folge kann der Mitarbeiter aber auch gelöschte Vorgänge nicht mehr aus seiner Arbeitszeittabelle ausblenden.

Zentrales Ausblenden aller gelöschten Vorgänge

Es fehlt also eine zentrale Löschfunktion, die es dem Administrator des Project Servers erlaubt, von zentraler Stelle alle als gelöscht markierten Vorgänge aus den Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter zu entfernen. Leider bietet Project Web Access unter dem entsprechenden Menüpunkt Administration / Project Server Datenbank bereinigen nur die Option,

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