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Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche

Viele Informationen in der Projektarbeit lassen sich mit Hilfe von Grafiken schneller und einprägsamer vermitteln als mit Hilfe von Text und Zahlen. Ein Visualisierungs-Tool wie Microsoft Visio kann dabei eine wesentliche Rolle übernehmen – vorausgesetzt, es übernimmt Daten problemlos aus Office-Anwendungen und Datenbanken, ist einfach zu bedienen und lässt sich gut in die Unternehmenskommunikation einbinden. Die neue Version Visio 2010, die in die Sharepoint-Unternehmenslösung integriert ist, kommt diesen Anforderungen recht nahe. Josef Schwab stellt die Neuerungen vor.

Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche

Viele Informationen in der Projektarbeit lassen sich mit Hilfe von Grafiken schneller und einprägsamer vermitteln als mit Hilfe von Text und Zahlen. Ein Visualisierungs-Tool wie Microsoft Visio kann dabei eine wesentliche Rolle übernehmen – vorausgesetzt, es übernimmt Daten problemlos aus Office-Anwendungen und Datenbanken, ist einfach zu bedienen und lässt sich gut in die Unternehmenskommunikation einbinden. Die neue Version Visio 2010, die in die Sharepoint-Unternehmenslösung integriert ist, kommt diesen Anforderungen recht nahe. Josef Schwab stellt die Neuerungen vor.

Grafische Darstellungen zu verwenden, ist für Projektmanager selbstverständlich. Das Balkendiagramm zur Darstellung des terminlichen Ablaufs ist Standard, aber auch Diagramme über die Auslastung der Ressourcen oder zur Projektstruktur gehören zum üblichen Repertoire. Die Kommunikation mit Hilfe von Grafiken bietet Vorteile, da sich viele Sachverhalte damit schneller und einprägsamer vermitteln lassen als mit Hilfe von Text und Zahlen.

Das Projektmanagement bietet ein breites Anwendungsgebiet für Grafiken, denn auch die in den Projekten abgebildeten Prozesse, Datenflussmodelle, Organigramme, Netzwerke, Strukturdiagramme für die Programmierung etc. lassen sich vorteilhaft mit Hilfe von Grafiken kommunizieren. Im breiten Aufgabenspektrum des Projektmanagements kann ein Visualisierungs-Tool somit wichtige Aufgaben übernehmen.

Ein Spezialist für solche Aufgaben ist das zur Microsoft-Office-Palette gehörende Visio, das mittlerweile in der Beta-Testversion 2010 vorliegt. Das Programm ermöglicht die grafische Darstellung von anspruchsvollen wirtschaftlichen oder technischen Abläufe und Modellen jeder Art. Dass die von Visio angebotenen grafischen Features auf hohe Akzeptanz bei den Anwendern stoßen, zeigt z.B. die neue Zeitachsen-Übersicht in Project 2010, die aus Visio übernommen wurde.

Die neue 2010-Programmgeneration von Microsoft ist so konzipiert, dass sie sich reibungslos mit dem Sharepoint Server 2010 integriert (und umgekehrt). So erschließt sich für Visio auch die Einsatzmöglichkeit in der unternehmensweiten Kommunikation. Damit ein Visualisierungs-Tool einer solchen Rolle gerecht werden kann, muss es folgende Anforderungen erfüllen:

  • Es muss einfach zu bedienen sein,
  • Daten aus den anderen Office-Anwendungen oder aus Datenbanken ohne großen Aufwand übernehmen und einprägsam darstellen können
  • und sich problemlos in die Unternehmenskommunikation einbinden lassen.

Diese drei Aspekte sollen nachfolgend am Beispiel der Beta-Version von Visio Premium 2010 untersucht werden.

Drei Editionen

Visio 2010 gibt es in drei verschiedenen Editionen. Als Visio Standard enthält es die Grundfunktionalitäten zur Erstellung von Diagrammen einschließlich einer breiten Palette von Shapes und Vorlagen. Visio Professionalwirdbenötigt, wenn Daten in Echtzeit in Diagrammen eingebunden und damit Business Intelligence-Lösungen im Datenaustausch mit anderen Programmen realisiert werden sollen. Auch für die Integration der Diagramme in Microsoft Sharepoint ist die Professional-Ausgabe notwendig. Visio Premium verfügt über weitere Features zur Prozessmodellierung, z.B. über Shapes und Vorlagen für BPMN (Business Process Model Notation) und Six Sigma. Außerdem können damit Sharepoint Workflows dargestellt und überwacht werden. Es stellt eine gewisse Prozessintelligenz zur Verfügung, mit der sowohl regelbasierte Diagramme entworfen als auch logische Fehler erkannt werden können.

Bedienoberfläche

Der erste Schritt bei der Arbeit mit Visio besteht darin, eine geeignete Vorlage auszuwählen. Dabei unterstützt einen die so genannte "Office Fluent"-Benutzeroberfläche von Microsoft, die die zuletzt verwendeten Vorlagen an erster Stelle angezeigt. Alle weiteren zur Verfügung stehenden Vorlagenkategorien sind in der Mitte des Bildschirms angeordneten. Klickt man eine der Kategorien an, zeigt Visio die dazugehörigen Vorlagen an (Bild 1).

Bild 1: Start-Auswahl aus den Vorlagen.
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Durch Auswahl einer Vorlage öffnet sich der Arbeitsbereich mit dem oben angeordneten Menüband ("Ribbon"), das für alle Programme der Office-2010-Familie typisch ist (Bild 2). Dieses Menüband kann der Benutzer an seine Bedürfnisse anpassen.

Bild 2: Der Arbeitsbereich mit der Auswahl der Schablonen.
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Beeindruckende Auswahl an Shapes

Da das Einsatzgebiet von Visio in der unternehmensweiten Kommunikation vermutlich vor allem in der Prozessdarstellung liegt, hat man zumindest die Premium-Edition mit einer beeindruckenden Auswahl von Vorlagen mit entsprechenden Shapes für dieses Thema ausgestattet.

Bild 3: Vorlagen für Flussdiagramme (Premium-Edition).

Neu ist die Gruppe der Vorlagen für die Darstellung von Prozessen nach dem BPMN-Standard (Stand Version 1.2) und die SharePoint Workflow-Shapes (Bild 3). Unter den Geschäftsprozess-Vorlagen gibt es weitere entsprechende Shapes, so z.B. für EPC-Diagramme, ITIL-Shapes, Six-Sigma-Flussdiagramme und Six-Sigma-House of Quality-Shapes. Eine vergleichbare Anzahl von Vorlagen gibt es noch für die Darstellung von Netzwerken, darunter die für Active Directory Objekte und Active Directory Standorte und Dienste. Fehlen dem Anwender dennoch spezielle Shapes für seine Zwecke, kann er zusätzlich das Angebot im Internet durchsuchen. Dort sind zahlreiche weitere, von Anwendern veröffentlichte Shapes zu finden.

Einfaches Arbeiten

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Kommentare 1

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Jürgen
Sturany
Wieder einmal ein sehr gut verständlicher Artikel aus der Feder von Hrn. Schwab ...
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