Microsoft Word: Dokumente mit Wasserzeichen kennzeichnen

"ENTWURF", "IN BEARBEITUNG" oder "VERTRAULICH" – mit solchen Anmerkungen werden Dokumente gekennzeichnet, um z.B. vorläufige von endgültigen oder vertrauliche von öffentlich zugänglichen Informationen zu unterscheiden. In vielen Unternehmen werden die Papiere dazu manuell gestempelt. Bequemer geht es jedoch, wenn man die Anmerkungen direkt im Textverarbeitungsprogramm erzeugt. Microsoft Word besitzt dazu ab Version 2002 eine Funktion namens "Wasserzeichen". Tanja Kuhn erklärt in ihrem Tipp, wie Sie diese Funktion richtig anwenden und auf welchem Weg Anwender früherer Microsoft Word-Versionen zum gleichen Ergebnis gelangen können.

Microsoft Word: Dokumente mit Wasserzeichen kennzeichnen

"ENTWURF", "IN BEARBEITUNG" oder "VERTRAULICH" – mit solchen Anmerkungen werden Dokumente gekennzeichnet, um z.B. vorläufige von endgültigen oder vertrauliche von öffentlich zugänglichen Informationen zu unterscheiden. In vielen Unternehmen werden die Papiere dazu manuell gestempelt. Bequemer geht es jedoch, wenn man die Anmerkungen direkt im Textverarbeitungsprogramm erzeugt. Microsoft Word besitzt dazu ab Version 2002 eine Funktion namens "Wasserzeichen". Tanja Kuhn erklärt in ihrem Tipp, wie Sie diese Funktion richtig anwenden und auf welchem Weg Anwender früherer Microsoft Word-Versionen zum gleichen Ergebnis gelangen können.

Im Projektmanagement entstehen häufig größere Dokumente, die das Team erstellt und über einen längeren Zeitraum bearbeitet, verändert und ergänzt. Das können zum Beispiel Pflichtenhefte und Dokumentationen sein. Während der Entwicklungsphase eines Dokuments kennzeichnen die beteiligten Mitarbeiter dieses dann als "Entwurf", "in Bearbeitung" oder "Vorabzug". Dazu stempeln sie die entsprechende Anmerkung auf das Dokument oder platzieren irgendwo auf der Seite ein Textfeld.

Ab Version 2002 besitzt Microsoft Word zur Kennzeichnung von Dokumenten eine Funktion namens "Wasserzeichen". Sie setzt die gewünschte Anmerkung je nach Einstellung hinter den Dokumenttext oder verteilt Anmerkungen über die ganze Seite. Damit kann niemand mehr behaupten, er habe übersehen, dass es sich bei dem Dokument um eine vorläufige, noch nicht genehmigte Version handelt. Ein weiterer Vorteil des Wasserzeichens gegenüber dem Stempel ist, das es auch bei elektronischem Versand von Dokumenten sichtbar bleibt.

So setzen Sie das Wasserzeichen ein:

Wasserzeichen in Word 2002/2003

  • Wählen Sie im Menu Format / Hintergrund den Eintrag "Gedrucktes Wasserzeichen".

Bild 1: Menü Format - Hintergrund.

Bild 2: Gedrucktes Wasserzeichen.

  • Markieren Sie die Option "Textwasserzeichen".
  • Wählen Sie im DropDown-Menü "Text" einen der Einträge aus. Sollte kein Eintrag Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie einen eigenen eingeben.
  • Bestimmen Sie die Schriftart im gleichnamigen DropDown-Menü.
  • Im DropDown-Menü "Größe" kann die Schriftgröße eingestellt werden. Wenn Sir die Einstellung auf "Auto" belassen, wird der Schriftzug an die Seitengröße angepasst. Dabei berücksichtigt Word die Seitenränder.
  • Bestimmen Sie die Farbe im gleichnamigen DropDown-Menü.
  • Wenn Sie die CheckBox "Halbtransparent" aktivieren, erhalten Sie den Wasserzeicheneffekt.
  • Die Optionen "Diagonal"und "Horizontal" bestimmen die Ausrichtung des Texts auf der Seite.
  • Durch einen Klick auf die Schaltfläche "Übernehmen" können Sie die Einstellungen ansehen, ohne das Dialogfenster zu verlassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um das Wasserzeichen einzufügen.

Um ein Wasserzeichen zu entfernen rufen Sie den Dialog erneut auf und wählen Sie die Option "Kein Wasserzeichen".

Mithilfe der Option "Bildwasserzeichen" können auch Bilder und Grafiken, zum Beispiel Logos, als Wasserzeichen übernommen werden. Wenn Sie die Checkbox "Auswaschen" aktivieren, erhalten Sie einen Wasserzeicheneffekt ähnlich dem auf Briefpaper.

Lösung für Word 97 und 2000

Bei den Versionen vor Word 2002 gibt es die Funktion "Wasserzeichen" noch nicht. Sie können aber einen ähnlichen Effekt erzeugen, wenn auch nicht ganz so einfach.

  • Öffnen Sie die Kopfzeile über das Menü Ansicht / Kopf- und Fußzeile.
  • Erstellen Sie in der Kopfzeile ein "WordArt"-Element, das den gewünschten Text enthält.
  • Bearbeiten Sie das WordArt-Element über den Eintrag "WordArt formatieren" im Kontextmenü (rechte Maustaste).

Bild 3: WordArt formatieren.

  • Wählen Sie im Register "Farben und Linien" die Farbe aus und stellen Sie die Transparenz auf ungefähr 50% ein (Wasserzeicheneffekt).
  • Wählen Sie im Register "Layout" die Option "Hinter den Text".

Bild 4: Layout WordArt.

  • Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
  • Richten Sie nun das Element gemäß Ihren Vorstellungen auf der Seite aus. Achten Sie darauf, dass Sie sich dabei immer noch im Bearbeitungsmodus der Kopfzeile befinden müssen.
  • Schließen Sie die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile über die Schaltfläche "Schließen" auf der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile".

Wenn Sie das Element in die Kopfzeile einbinden, erscheint es auch auf den Folgeseiten und behindert Sie nicht bei der Texteingabe.

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