Das Business Mapping Tool "MindManager" gibt es bereits seit 20 Jahren auf dem Markt. Während dieser Zeit hat es sich vom einfachen digitalen Werkzeug für die MindMapping©-Methode zum vielseitigen Tool für die Bereiche Visualisierung, Informationsmanagement und eben auch Projektmanagement entwickelt. Im Projektmanagement unterstützt es nicht nur die kreativen Prozesse sondern auch die Dokumentation, Konzeption und Planung kleiner und mittlerer Projekte.

Der Hersteller Mindjet positioniert MindManager Enterprise als Werkzeug, das sich z.B. in Kombination mit Microsoft SharePoint für Businessprojekte und -aufgaben eignet. Seine Stärken spielt MindManager vor allem bei kleineren Projekten mit nicht mehr als zehn Mitarbeitern und hundert Aufgaben aus. Bei größeren Projekten wird das Verwalten der Aufgaben zunehmend schwieriger, dieser Bereich ist das typische Betätigungsfeld etablierter Projektmanagement-Tools. Da diese oft listen- bzw. aufgabenorientiert aufgebaut sind, bieten sie allerdings meist wenig Unterstützung für kreative Prozesse.

Hier empfiehlt sich MindManager mit seiner Visualisierung auf Basis des MindMappings als gute Ergänzung – z.B. wenn es um die kreative Planungsphase, die Dokumentation von Besprechungen oder auch das Erstellen von Konzepten geht. Selbst Pflichtenhefte lassen sich so gut aufbauen und strukturieren. Das Ergebnis kann dann einfach per Schnittstelle z.B. an SharePoint oder MS Project weitergeben werden. In Zusammenarbeit mit SharePoint ist es z.B. möglich, eine Überblicks-Map zu erstellen, die angibt, in welchen verschiedenen Projekten eine Ressource im Einsatz ist und welche Aufgaben ihr zugeordnet sind. Auf diese Weise erhalten Sie z.B. projektübergreifende todo-Listen für Projektmitarbeiter.

Strukturieren, planen und konzipieren

MindManager Enterprise bietet in Version 15 für Windows nicht nur den gewohnt großen Leistungsumfang sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sondern ist gerade im Bereich Projektmanagement weiter gereift. Mit der aktuellen Version kommen so vor allem Projektbeteiligte auf ihre Kosten. Denn neben der Schnittstelle zu SharePoint und dem vereinfachten Lizenzmodell für Unternehmen haben sich auch die Funktionen rund um Aufgabenmanagement, (Index-)Filter und Markierungen weiter entwickelt.

Funktionale Menüstruktur

Die Menüstruktur hat Mindjet in Version 15 für Windows nochmals überarbeitet und die Befehle logisch zusammengefasst. So findet der Anwender jetzt alle wichtigen Funktionen zum Planen und Steuern eines Projekts im Reiter "Aufgaben", während der Reiter "Entwurf" die Befehle zum Bearbeiten der Map und der Mapvorlagen sowie zum Formatieren der Zweige enthält. Auch die Mapvorlagen wurden überarbeitet und stehen jetzt bereits beim Start übersichtlich zur Auswahl bereit. Darüber hinaus bieten die sogenannten Map-Parts (Zweigvorlagen) neue Beispiele – auch aus dem Bereich Projekte.

Rechnen und Kalkulieren

Deutlich weiterentwickelt haben sich die Möglichkeiten, Zahlen zu verarbeiten. Auch ohne Excel-Einbindung und Kalkulationstabellen kann das Programm jetzt zweigübergreifend rechnen, was gerade im Projektmanagement sehr nützlich sein kann – z.B. wenn es um Budgetfragen geht.

Bild 1: Kalkulationen lassen sich mit Formeln automatisieren.
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So kann der Anwender einzelnen Aufgabenzweigen Werte zuordnen und diese in einem übergeordneten Zweig mit Hilfe von Formeln auswerten. Auf diese Weise lassen sich Summen, Mittelwerte, Differenzen o.ä. leicht berechnen. Mit wenigen Klicks ist es möglich, die Plan- und Ist-Kosten zu bestimmen und deren Verhältnis zu ermitteln (Bild 1). Berechnete Eigenschaften aktualisiert das Programm dynamisch, der Benutzer sieht also immer den tatsächlichen Wert, auch wenn er z.B. Eingaben bearbeitet, Zweige verschiebt, hinzufügt oder entfernt.

Werte hervorheben

Ähnlich der bedingten Formatierung in Excel kann MindManager einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen. Die entsprechende Funktion nennt sich "Smart Fill" und setzt voraus, dass der Zweig definierte Eigenschaften enthält. Im oben genannten Beispiel könnte der Anwender z.B. definieren, dass sich der Zweig rot einfärben soll, falls die Ist-Kosten einen festgelegten Grenzwert überschreiten (Bild 2).

Bild 2: "Smart Fill" ermöglicht, einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen zu lassen.
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MindManager visuell

Neben der Möglichkeit, Zweig- und Füllfarben zuzuweisen, bietet das Programm nach wie vor die bekannten Bibliotheken mit Bildern und Markierungen. Neu hinzugekommen ist in Version 15 für Windows der Ordner "Skizzen". Skizzen (Bild 3) sind moderner als die bisherigen Bilder und erweitern – je nach Geschmack – die Auswahl. Die restlichen Bilder, Symbole, Hintergrundbilder oder Formen sind immer noch im "alten Style". Hier wünsche ich mir für die Zukunft auch modernere Objekte, die dem heutigen Anspruch gerecht werden.

Bild 3: Die Bibliothek enthält einen neuen Order "Skizzen" mit neuen Bildern.

Markierungen und Filter

Eine weitere Neuerung betrifft Markierungen und Filter, die weiter zusammen gewachsen sind. Der neue Reiter "Index" fasst jetzt den Reiter "Markierungen" (früher "MapMarkierungen") und den in Version 12 neu eingeführten Map-Index zusammen. Der Anwender kann jetzt nicht nur bestimmten Zweigen Symbole zuweisen, sondern gleichzeitig auch sehen, in welchen Zweigen er diese Symbole verwendet – und direkt dorthin navigieren. Gerade in der Projektarbeit ist das hilfreich, um z.B. schnell zu einer Aufgabe in der Map zu navigieren oder sich einen kurzen Überblick über die Arbeitsverteilung zu verschaffen.

Bild 4: Der neue Index – früher "MapMarkierungen".
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