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Projektübergreifendes Ressourcenmanagement MindManager Enterprise: Von der SharePoint-Liste zur Projektvisualisierung

Der "MindManager" hat sich in den letzten zwanzig Jahren zu einem vielseitigen und leistungsstarken Werkzeug für Visualisierung, Informationsmanagement sowie das Management kleiner und mittlerer Projekte entwickelt. Die Integration des Microsoft-SharePoint-Servers in der Enterprise-Version eröffnet zudem ganz neue Möglichkeiten. Marilla Bax zeigt, was es in MindManager 15 Neues gibt und was die SharePoint-Integration bringt.

Projektübergreifendes Ressourcenmanagement MindManager Enterprise: Von der SharePoint-Liste zur Projektvisualisierung

Der "MindManager" hat sich in den letzten zwanzig Jahren zu einem vielseitigen und leistungsstarken Werkzeug für Visualisierung, Informationsmanagement sowie das Management kleiner und mittlerer Projekte entwickelt. Die Integration des Microsoft-SharePoint-Servers in der Enterprise-Version eröffnet zudem ganz neue Möglichkeiten. Marilla Bax zeigt, was es in MindManager 15 Neues gibt und was die SharePoint-Integration bringt.

Das Business Mapping Tool "MindManager" gibt es bereits seit 20 Jahren auf dem Markt. Während dieser Zeit hat es sich vom einfachen digitalen Werkzeug für die MindMapping©-Methode zum vielseitigen Tool für die Bereiche Visualisierung, Informationsmanagement und eben auch Projektmanagement entwickelt. Im Projektmanagement unterstützt es nicht nur die kreativen Prozesse sondern auch die Dokumentation, Konzeption und Planung kleiner und mittlerer Projekte.

Der Hersteller Mindjet positioniert MindManager Enterprise als Werkzeug, das sich z.B. in Kombination mit Microsoft SharePoint für Businessprojekte und -aufgaben eignet. Seine Stärken spielt MindManager vor allem bei kleineren Projekten mit nicht mehr als zehn Mitarbeitern und hundert Aufgaben aus. Bei größeren Projekten wird das Verwalten der Aufgaben zunehmend schwieriger, dieser Bereich ist das typische Betätigungsfeld etablierter Projektmanagement-Tools. Da diese oft listen- bzw. aufgabenorientiert aufgebaut sind, bieten sie allerdings meist wenig Unterstützung für kreative Prozesse.

Hier empfiehlt sich MindManager mit seiner Visualisierung auf Basis des MindMappings als gute Ergänzung – z.B. wenn es um die kreative Planungsphase, die Dokumentation von Besprechungen oder auch das Erstellen von Konzepten geht. Selbst Pflichtenhefte lassen sich so gut aufbauen und strukturieren. Das Ergebnis kann dann einfach per Schnittstelle z.B. an SharePoint oder MS Project weitergeben werden. In Zusammenarbeit mit SharePoint ist es z.B. möglich, eine Überblicks-Map zu erstellen, die angibt, in welchen verschiedenen Projekten eine Ressource im Einsatz ist und welche Aufgaben ihr zugeordnet sind. Auf diese Weise erhalten Sie z.B. projektübergreifende todo-Listen für Projektmitarbeiter.

Strukturieren, planen und konzipieren

MindManager Enterprise bietet in Version 15 für Windows nicht nur den gewohnt großen Leistungsumfang sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sondern ist gerade im Bereich Projektmanagement weiter gereift. Mit der aktuellen Version kommen so vor allem Projektbeteiligte auf ihre Kosten. Denn neben der Schnittstelle zu SharePoint und dem vereinfachten Lizenzmodell für Unternehmen haben sich auch die Funktionen rund um Aufgabenmanagement, (Index-)Filter und Markierungen weiter entwickelt.

Funktionale Menüstruktur

Die Menüstruktur hat Mindjet in Version 15 für Windows nochmals überarbeitet und die Befehle logisch zusammengefasst. So findet der Anwender jetzt alle wichtigen Funktionen zum Planen und Steuern eines Projekts im Reiter "Aufgaben", während der Reiter "Entwurf" die Befehle zum Bearbeiten der Map und der Mapvorlagen sowie zum Formatieren der Zweige enthält. Auch die Mapvorlagen wurden überarbeitet und stehen jetzt bereits beim Start übersichtlich zur Auswahl bereit. Darüber hinaus bieten die sogenannten Map-Parts (Zweigvorlagen) neue Beispiele – auch aus dem Bereich Projekte.

Rechnen und Kalkulieren

Deutlich weiterentwickelt haben sich die Möglichkeiten, Zahlen zu verarbeiten. Auch ohne Excel-Einbindung und Kalkulationstabellen kann das Programm jetzt zweigübergreifend rechnen, was gerade im Projektmanagement sehr nützlich sein kann – z.B. wenn es um Budgetfragen geht.

Bild 1: Kalkulationen lassen sich mit Formeln automatisieren.
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So kann der Anwender einzelnen Aufgabenzweigen Werte zuordnen und diese in einem übergeordneten Zweig mit Hilfe von Formeln auswerten. Auf diese Weise lassen sich Summen, Mittelwerte, Differenzen o.ä. leicht berechnen. Mit wenigen Klicks ist es möglich, die Plan- und Ist-Kosten zu bestimmen und deren Verhältnis zu ermitteln (Bild 1). Berechnete Eigenschaften aktualisiert das Programm dynamisch, der Benutzer sieht also immer den tatsächlichen Wert, auch wenn er z.B. Eingaben bearbeitet, Zweige verschiebt, hinzufügt oder entfernt.

Werte hervorheben

Ähnlich der bedingten Formatierung in Excel kann MindManager einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen. Die entsprechende Funktion nennt sich "Smart Fill" und setzt voraus, dass der Zweig definierte Eigenschaften enthält. Im oben genannten Beispiel könnte der Anwender z.B. definieren, dass sich der Zweig rot einfärben soll, falls die Ist-Kosten einen festgelegten Grenzwert überschreiten (Bild 2).

Bild 2: "Smart Fill" ermöglicht, einen Zweig in Abhängigkeit vom errechneten Wert farbig kennzeichnen zu lassen.
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MindManager visuell

Neben der Möglichkeit, Zweig- und Füllfarben zuzuweisen, bietet das Programm nach wie vor die bekannten Bibliotheken mit Bildern und Markierungen. Neu hinzugekommen ist in Version 15 für Windows der Ordner "Skizzen". Skizzen (Bild 3) sind moderner als die bisherigen Bilder und erweitern – je nach Geschmack – die Auswahl. Die restlichen Bilder, Symbole, Hintergrundbilder oder Formen sind immer noch im "alten Style". Hier wünsche ich mir für die Zukunft auch modernere Objekte, die dem heutigen Anspruch gerecht werden.

Bild 3: Die Bibliothek enthält einen neuen Order "Skizzen" mit neuen Bildern.

Markierungen und Filter

Eine weitere Neuerung betrifft Markierungen und Filter, die weiter zusammen gewachsen sind. Der neue Reiter "Index" fasst jetzt den Reiter "Markierungen" (früher "MapMarkierungen") und den in Version 12 neu eingeführten Map-Index zusammen. Der Anwender kann jetzt nicht nur bestimmten Zweigen Symbole zuweisen, sondern gleichzeitig auch sehen, in welchen Zweigen er diese Symbole verwendet – und direkt dorthin navigieren. Gerade in der Projektarbeit ist das hilfreich, um z.B. schnell zu einer Aufgabe in der Map zu navigieren oder sich einen kurzen Überblick über die Arbeitsverteilung zu verschaffen.

Bild 4: Der neue Index – früher "MapMarkierungen".
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Alle Kommentare (3)

Siegfried
Männer
Dr.

Vermisse im Artikel eine Aufstellung der real anfallenden Kosten für die Lizenz und die Kosten für den SharePoint-Server. Wenn ich es richtig verstehe, dann sind 10 Lizenzen á 327,00 Euro verpflichtend. Diese würde zu einem Gesamtpreis von 3.270,00 Euro (zzgl. MwSt) führen, hinzu käme die SharePoint-Umgebung. Das ist deutlich zu hoch und für KMU's nicht zu stemmen. Mit XMind 6 steht außerdem eine Open-Source-Lösung zur Verfügung, die kostenfrei ist.

 

Gunnar
Krause

@Siegfried Männer: Je weniger ein KMU schon hat (SharePoint, MindManager), umso größer die Einstiegshürde, da die TCO (Total Cost of Ownership) ja auch Training, Anpassung von Listen, Migration von Daten beinhalten muss. Wenn man einen Windows Server hat, dann kann man kostengünstig ein Basis-SharePoint aufsetzen und damit je nach Projekt einiges an Wertschöpfung generieren. Welche SharePoint Version / Variante nötig ist für das Zusammenspiel wird leider nicht erwähnt. Viele große Firmen sind gerade erst bei SharePoint 2010 angekommen. Hier bekommen wir eine Zusammenfassung, so dass ein Business Analyst oder Lean-6-Sigma-Black-Belt oder ein IT-Lösungsfachmann eine Idee bekommt, bei welchen Anforderungen oder Problemen in einer Firma oder einem Projekt diese vorgestelte IT Lösung angedacht werden kann. Und nur Nutzen da ist und die Kosten übersteigt, sollte das egal wo eingesetzt werden. @Marilla Bax: Danke für die Übersicht und Beispiele, aber auch den Hinweis auf die (noch immer) nicht vorhandene Multiuser-Fähigkeit von MM15.

 

Cornelia
Hottner

@Gunnar Krause: dies sind die techn. Voraussetzungen für die Nutzung der SP-Komponenten & MindManager Enterprise: http://download.mindjet.com/static/pdf/de/products/MM_Enterprise_Data_Sheet_de.pdf