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Kennen Sie das: Sie treffen am Kaffeeautomaten zufällig einen Mitarbeiter und nutzen die Chance, um mit ihm kurz das weitere Vorgehen im Projekt zu besprechen. Anschließend warten Sie vergeblich auf seine Arbeitsergebnisse – während Sie der Ansicht waren, Ihrem Mitarbeiter eindeutig eine Aufgabe übertragen zu haben, fasste dieser es ganz anders auf. Wie Sie solche Missverständnisse ganz einfach mit einem MEMO verhindern, zeigt Ihnen Dr. Tomas Bohinc in diesem Tipp.
Kennen Sie das: Sie treffen am Kaffeeautomaten zufällig einen Mitarbeiter und nutzen die Chance, um mit ihm kurz das weitere Vorgehen im Projekt zu besprechen. Anschließend warten Sie vergeblich auf seine Arbeitsergebnisse – während Sie der Ansicht waren, Ihrem Mitarbeiter eindeutig eine Aufgabe übertragen zu haben, fasste dieser es ganz anders auf. Wie Sie solche Missverständnisse ganz einfach mit einem MEMO verhindern, zeigt Ihnen Dr. Tomas Bohinc in diesem Tipp.
Gespräche gehören, neben Besprechungen, zu den wichtigsten Kommunikationsinstrumenten im Projektmanagement. Wie in Besprechungen werden Informationen eingeholt, Sachverhalte geklärt und Entscheidungen gefällt. Während man die Ergebnisse einer Besprechung im Protokoll nachlesen kann, fehlt bei Gesprächen jedoch meist eine vergleichbare Dokumentation.
MEMOS sind ein bewährtes Instrument, um Gesprächsergebnisse wie in einem Protokoll zu dokumentieren. Im Unterschied dazu ist ein MEMO jedoch weniger formal und daher rasch erstellt. Dieser Beitrag liefert Ihnen eine einfache Struktur für ein MEMO und zeigt Ihnen, wie Sie damit Gespräche in der Praxis dokumentieren und aufbewahren können.
Gesprächsanlässe gibt es viele im Projekt: Klärende Gespräche über Erwartungen an das Projekt mit Kunden oder anderen wichtigen Stakeholdern, Diskussionen mit Mitarbeitern über personelle Angelegenheiten wie Vereinbarungen über den Urlaub, oder mit Lieferanten zum Konkretisieren von vertraglichen Vereinbarungen. Die Gemeinsamkeit dieser Gespräche: Es werden Informationen eingeholt und Sachverhalte geklärt, die Auswirkungen auf das Projekt haben. Sie werden auch als "formell gesprochene Kommunikation" bezeichnet. Üblich ist, dass jeder Gesprächsteilnehmer in einem solchen Gespräch das mitschreibt, was für Ihn wichtig ist. Jeder nimmt aus dem Gespräch dann das mit, was er sich behalten oder notiert hat.
Nicht selten gibt es jedoch ein böses Erwachen, weil jeder Gesprächspartner die Ergebnisse des Gesprächs unterschiedlich bewertet und seine eigenen Schlüsse daraus zieht. Denn jeder Mensch nimmt die Inhalte eines Gesprächs so wahr, wie sie am besten in seinen Kontext und Erfahrungshorizont passen. Solche Missverständnisse können Sie vermeiden, indem Sie nach dem Gespräch die Ergebnisse festhalten und sich anschließend darüber austauschen.
Welche Inhalte in einem MEMO festgehalten werden, hängt vom Charakter des Gesprächs ab. Erfragen Sie z.B. als Projektleiter Informationen, dient das MEMO dazu, diese stichwortartig festzuhalten und Verweise zu den Informationsquellen aufzunehmen. Besprechen und lösen Sie Probleme oder Konflikte, dann hält das MEMO die getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen fest. Werden im Gespräch Maßnahmen besprochen, die von den Teilnehmern nach dem Gespräch durchgeführt werden müssen, werden diese ebenfalls als Maßnahmen im MEMO festgehalten. In diesem Fall könnte das MEMO auch einen kurzen Maßnahmenplan enthalten.
Mit einem MEMO können Sie auch Gesprächsinhalte nachverfolgen, die während des Gesprächs nicht geklärt werden konnten. Formulieren Sie diese als Aufgaben im MEMO. In Reaktion auf das MEMO können diese Inhalte dann ergänzt werden, Beispiel: "Herr Müller klärt, auf welcher Kostenstelle die Leistungen verbucht werden."
Laut Wikipedia ist MEMO die Abkürzung für Memorandum. Ein Memorandum hat drei Bedeutungen: Eine Denkschrift, eine kalendarische Notiz oder, wie in diesem Beitrag, eine Notiz, die etwas Wichtiges festhält. Im Prinzip ist ein MEMO eine formale Gesprächsnotiz, die von den Gesprächspartnern bestätigt wird. Ein MEMO ist weniger formell als ein Protokoll und wird formlos auf Papier, in einem Textdokument oder in einer E-Mail geschrieben. Wichtig ist, dass die besprochenen Inhalte so festgehalten werden, dass die Gesprächspartner ein gleiches Verständnis vom Gesprächsinhalt haben.
In einem MEMO sollten Sie die folgenden Inhalte festhalten:
Ein MEMO dient vor allem dazu Gesprächsinhalte zu dokumentieren. Es kann vom Ersteller aber auch dazu genutzt werden, eine positive Beziehung zum Gesprächspartner zu verstärken. Dies geschieht durch die Einleitung und durch eine Schlussformel. Verlief das Gespräch in einer guten Atmosphäre, so kann dies in der Einleitung z.B. so hervorgehoben werden: "Vielen Dank für das informative und konstruktive Gespräch. Ich habe hier die wichtigsten Inhalte festgehalten und würde mich freuen, wenn Sie diese aus Ihrer Sicht ergänzen würden." Oder als Schlussformel: "Bitte ergänzen oder verändern Sie die hier aufgeführten Gesprächsinhalte, falls ich diese nicht richtig wiedergegeben habe." Gesprächsinhalte mitschreiben – je früher, desto besser
Ein MEMO ist nur so gut, wie die während des Gespräches erfassten Gesprächsinhalte. Sie können die Gesprächsinhalte entweder sequentiell mitschreiben oder als Mind Map dokumentieren. Es ist empfehlenswert das MEMO sofort nach dem Gespräch zu schreiben. Dann reicht es, wenn Sie während des Gesprächs nur Stichpunkte notieren. Je länger der Abstand zwischen dem Gespräch und dem Verfassen des MEMOs ist, umso mehr müssen Sie notieren, damit Sie sich noch richtig an die besprochenen Inhalte erinnern.
Sie können auch schon durch die Gesprächsführung dafür sorgen, dass Sie die relevanten Inhalte im MEMO erfassen:
Ein MEMO sollte kurz und auf den Punkt geschrieben sein. Kurz bedeutet, dass Sie in einem MEMO nur das festhalten, was nach dem Gespräch für beide Gesprächspartner wichtig ist. Hier gilt die Regel: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Auf den Punkt bringen Sie die Sachverhalte, wenn sie präzise, genau und konkret beschreiben. Statt "Es wurde vereinbart, dass Herr Müller den Maßnahmenplan überarbeitet.", schreiben Sie besser: "Herr Müller streicht aus dem Maßnahmenplan, alle nicht mehr relevanten Aktivitäten."
Verfassen Sie ein MEMO am besten als E-Mail, die Sie nach dem Gespräch jedem Gesprächsteilnehmer zusenden. Mit Outlook lässt sich dies in sehr großen Teilen automatisieren. Dabei gehen Sie so vor:
Bild 1 und 2 geben ein Beispiel für diese Vorgehensweise.
Noch wichtiger als in rein nationalen Projekten sind MEMOs in internationalen Projekten. Denn allein aufgrund der gemeinsamen Projektsprache (meist Englisch), die unter Umständen von keinem der Projektmitglieder als Muttersprache gesprochen wird, ist es wichtig, dass die Gesprächsergebnisse in schriftlicher Form vorliegen. So übermitteln Sie die Infos auf zwei unterschiedliche Wege und minimieren die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen.
In Gesprächen haben die Gesprächspartner kein gemeinsames Gedächtnis. Mit einem MEMO kreieren Sie ein künstliches Gedächtnis. Je mehr MEMOs Sie schreiben, umso besser konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit in Gesprächen auf die wichtigen Dinge. Und umso leichter fällt es Ihnen nachher diese festzuhalten. Zudem ist ein MEMO auch eine Wertschätzung gegenüber Ihrem Gesprächspartner. Damit zeigen Sie, dass Sie dessen Beitrag im Gespräch für wichtig halten und das Vereinbarte nach dem Gespräch auch umsetzen wollen.
Rainer Lingmann
28.06.2017
Daniel Vienken (Redaktion)
28.06.2017
danke für Ihre Nachfrage. Orthografisch gesehen haben Sie vollkommen Recht. Die Schreibung in Großbuchstaben war ein Vorschlag des Autors, der uns sinnvoll erschien, um den Begriff hervorzuheben.
Florian Thurner
28.06.2017
Dr. Tomas Bohinc
30.06.2017