Fehler sind in Projekten zwar unerwünscht, aber sie gehören zum normalen Alltag. Um konstruktiv mit ihnen umzugehen, sollte man sie weder als Katastrophe betrachten noch unter den Teppich kehren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie als Projektleiter mit den Fehlern Ihrer Mitarbeiter richtig umgehen und die Ursachen beseitigen.

Verschiedene Fehlerursachen

Diese kurze Auflistung zeigt häufige Fehler, ihre Ursachen und Abhilfen:

Unvermeidbare Fehler

Mit Projekten bewegt man sich auf unbekanntem Gebiet. Viele Erkenntnisse erarbeitet man sich nach dem Prinzip "trial & error". Fehler lassen sich hierbei nicht vermeiden, sie sind Teil des Lernprozesses und des Projektfortschritts. Allerdings sollte darauf geachtet werden, die Fehlerfolgen abzusichern und einmal gemachte Fehler nicht zu wiederholen.

Mangelnde Fachkompetenz

Unterlaufen einem Mitarbeiter viele fachliche Fehler, mangelt es ihm möglicherweise an Know-how. Haben Sie ihn für die Position selbst ausgewählt, können Sie nicht allein den Mitarbeiter für die Fehler verantwortlich machen, sondern müssen sich auch an die eigene Nase fassen. Offensichtlich haben Sie seine Qualifikationen falsch eingeschätzt.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten: Entweder Sie sorgen dafür, dass der Mitarbeiter nachgeschult wird und die notwendige Qualifikation erhält oder Sie besetzen die Position neu.

Hilfe unerwünscht

Manche Mitarbeiter möchten die ihnen übertragenen Aufgaben allein erledigen und sind nicht bereit, sich helfen zu lassen. Dieses Verhalten lässt sich beispielsweise bei Berufseinsteigern beobachten, die zeigen möchten, dass sie allen Aufgaben gewachsen sind. In manchen Situationen kommt man aber nicht ohne Hilfe aus. Sucht man trotzdem keine Unterstützung, ist die eigene Lösung oft fehlerhaft.

Am besten vermitteln Sie Ihren Mitarbeiten, dass es nicht nur erlaubt, sondern sogar erwünscht ist, Hilfe einzuholen, wenn man allein nicht weiterkommt. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, ob sie Hilfe brauchen und stellen Sie sie ihnen bei Bedarf zu Verfügung, z.B. in Form von Informationen oder personeller Verstärkung.

Fehler der Art "Kann jedem mal passieren"

Hektik, Überlastung oder eine kleine Unaufmerksamkeit - das sind gängige Fehlerursachen. Um solche Fehler zu reduzieren, können Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, wie wichtig es ist, sorgfältig und fehlerfrei zu arbeiten. Ihr wichtigster Beitrag ist es aber, dafür zu sorgen, dass für die Erledigung der Aufgaben genügend Zeit zur Verfügung steht und die Mitarbeiter ausreichend Erholungszeiten haben.

Regeln für den Umgang mit Fehlern

Je früher ein Fehler entdeckt wird, desto leichter und kostengünstiger kann er behoben werden. Für Mitarbeiter gibt es aber in der Regel eine natürliche Hemmschwelle, ihre eigenen Fehler zu melden oder Kollegen auf deren Fehler aufmerksam zu machen. Es ist deshalb wichtig, zu Projektbeginn klar zu kommunizieren, wie die Mitarbeiter mit eigenen Fehlern und denen ihrer Kollegen umgehen sollten. Am besten ist es, diese Regeln schriftlich in einem "Verhaltenskodex" für das Team festzuhalten, in dem auch andere Regeln vereinbart sind, etwa zu den Themen "Kritik üben", "Verhalten in Meetings" oder "Hol- und Bringschuld bei der Informationsweitergabe". Diese Regeln bilden die Basis für eine gelebte Fehlerkultur.

Für den Umgang mit Fehlern können die Regeln z.B. wie folgt lauten:

• Wir arbeiten sorgfältig und holen bei Bedarf Hilfe ein, um Fehler zu vermeiden.
• Fehler melden wir an die zuständige Person bzw. den Vorgesetzen - nach Möglichkeit bereits mit Informationen zu Konsequenzen, Lösungsvorschlägen und Maßnahmen, um den Fehler in Zukunft zu vermeiden.
• Wir nehmen keine Schuldzuweisungen vor, machen niemandem Vorwürfe und stellen niemanden bloß.
• Wir konzentrieren uns auf die Lösung des Fehlers.
• Wir überlegen, wie der Fehler in Zukunft vermieden werden kann.
• Wir treffen alle notwendigen Vorkehrungen, um Schäden durch mögliche Fehler so weit wie möglich zu vermeiden oder zu minimieren.

Reaktion der Situation anpassen