Ressourcen im Griff

Mitarbeiter effektiv planen mit Kalendern in Microsoft Project

Kalender in Microsoft Project vereinfachen und verbessern die Planung und entlasten den Projektleiter. So lassen sich z.B. unrealistische Terminziele frühzeitig erkennen oder Schicht- und Wochenendarbeit einplanen – vorausgesetzt, die Kalender werden richtig angewandt. Renke Holert beschreibt die Bedeutung der verschiedenen Kalender und deren Zusammenspiel.

Ressourcen im Griff

Mitarbeiter effektiv planen mit Kalendern in Microsoft Project

Kalender in Microsoft Project vereinfachen und verbessern die Planung und entlasten den Projektleiter. So lassen sich z.B. unrealistische Terminziele frühzeitig erkennen oder Schicht- und Wochenendarbeit einplanen – vorausgesetzt, die Kalender werden richtig angewandt. Renke Holert beschreibt die Bedeutung der verschiedenen Kalender und deren Zusammenspiel.

Kalender in Microsoft Project vereinfachen und verbessern die Planung. So können Sie z.B. mit wenigen Klicks Teilzeitressourcen, Feiertage und sonstige Abwesenheiten einplanen oder auch die prozentuale Zuteilung von Ressourcen zu Projekten steuern. Hierdurch können Sie auch die Abbildung der wesentlichen Einflussfaktoren verbessern, um beispielsweise unrealistische Terminziele frühzeitig zu erkennen.

Lesen Sie im Folgenden, welche Kalenderarten Sie in Microsoft Project nutzen können, wie typische Anwendungsfälle in der Praxis aussehen und welche Fragen häufig zum Einsatz von Kalendern gestellt werden. Zudem enthält dieser Artikel am Ende ein Glossar über die wichtigsten Begriffe.

Bitte beachten Sie, dass sich Kalender nur auf die Planung auswirken, jedoch nicht auf die Rückmeldungen von Ist-Arbeitszeiten. Auch wenn Zeiten zurückgemeldet werden, die im Kalender als arbeitsfrei gekennzeichnet sind, akzeptiert Project dies. Rückgemeldete Zeiten überschreiben also immer den Kalender.

Lieber "ungefähr richtig" planen als "genau falsch"

Project erlaubt zwar eine sehr genaue Planung. Planen Sie dennoch nur so genau wie nötig und bleiben Sie so weit wie möglich bei den Standardeinstellungen. Anderfalls übersteigt der Aufwand für die Planung schnell den Nutzen. Planen Sie deshalb am besten nach der Maxime "Lieber ungefähr richtig als genau falsch", dann unterstützt Sie die Verwendung von Kalendern am besten bei der Arbeit.

Kalenderarten und -optionen

Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender

Microsoft Project unterscheidet zwischen Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalendern. Projektkalender gelten für alle Vorgänge eines Projekts, denen keine Ressourcen zugewiesen sind. Sobald Sie einem Vorgang eine Ressource zuweisen, berechnet Project diesen immer nach dem Ressourcenkalender. Vorgangskalender kann man zusätzlich für einen Vorgang festlegen. Je nach Wunsch können diese dann den Vorgang so terminieren, dass die Ressource nur dann arbeitet, wenn sowohl Arbeitszeit für die Ressource als auch für den Vorgang geplant ist. Alternativ kann man auch festlegen, dass für die Planung ausschließlich der Vorgangskalender gültig ist und Project den Ressourcenkalender ignoriert. In diesem Fall würde man die Ressource sozusagen zwingen, zu den im Vorgangskalender definierten Zeiten zu arbeiten.

Bild 1: Einfluss von Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender auf die Terminplanung.
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Im Beispiel in Bild 1 ist der Projektbeginn der 04.01.2015, also ein Sonntag. Da im Projektkalender standardmäßig das Wochenende als arbeitsfrei markiert ist, beginnt Vorgang 1 am 05.01. Da im Projektkalender zudem der 6. Januar als Feiertag definiert ist, erstreckt sich Vorgang 1 über drei Tage, obwohl als Dauer 2 Tage angegeben ist (gemessen in Arbeitszeit).

Bei Vorgang 2 wurde der Ressource "Renke Holert" ein Ressourcenkalender ohne Feiertage zugewiesen. Damit verkürzt sich die Laufzeit dieses Vorgangs um einen Tag. Bei Vorgang 3 wurde dem Vorgang ein Vorgangskalender ohne arbeitsfreie Zeit (Kalender "7 Tage") zugewiesen und auf dem Register "Erweitert" im Dialog "Informationen zum Vorgang" die Option "Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender" ausgewählt (Bild 2). Dadurch beginnt der Vorgang bereits zu Projektbeginn.

Bild 2: Vorgangskalender "7 Tage" mit der Option "Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender".
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Kalenderoptionen

Über die Kalenderoptionen (Datei / Optionen / Terminplanung / Kalenderoptionen für dieses Projekt) steuern Sie u.a., welche Annahmen Project trifft, wenn Sie einen Termin ohne Uhrzeitangabe eingeben und wie die Einheiten Tag, Woche und Monat in Stunden umgerechnet werden. Diese müssen Sie ggf. analog anpassen, wenn Sie einen Kalender über (Projekt / Arbeitszeit ändern) anpassen, damit keine unerwarteten Effekte entstehen.

Nehmen wir an, Sie legen einen Kalender für ein französisches Projekt über mit der in Frankreich üblichen Arbeitszeit von 35 Stunden pro Woche (9 bis 18 Uhr mit zweistündiger Mittagspause) an. Mit den Standardeinstellungen einer deutschen Microsoft Project-Version würde die Eingabe von einem Tag Dauer für einen Vorgang dazu führen, dass der Vorgang sich auf den Folgetag um eine Stunde verlängert. Der Grund ist, dass die deutsche Project-Version standardmäßig 1 Tag in 8 Stunden umrechnet. Mindestens der französische Benutzer würde aber erwarten, dass der Tag in 7 Stunden umgerechnet wird und der Vorgang dann auch kalendarisch nur einen Tag dauert. Diese Erwartung können Sie erfüllen, indem Sie im Feld "Stunden pro Tag" den Wert "7" und im Feld "Stunden pro Woche" den Wert "35" eingeben.

Kalender in der Praxis

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