Outlook-Adressen in Word einfügen

Viele PC-Anwender pflegen ihre Adressen in Microsoft Outlook. Diese können sie dann mit einem PDA synchronisieren, um immer alle Informationen dabei zu haben. Schreiben sie aber einen Brief mit Microsoft Word, tippen die meisten von ihnen die Anschrift erneut ins Dokument hinein oder kopieren sie sich mühsam aus Microsoft Outlook zusammen. Das muss nicht sein: Es gibt einen einfachen Weg, Adressen aus Microsoft Outlook in ein Microsoft Word-Dokument einzufügen, die automatisch das passende Layout aufweisen.

Outlook-Adressen in Word einfügen

Viele PC-Anwender pflegen ihre Adressen in Microsoft Outlook. Diese können sie dann mit einem PDA synchronisieren, um immer alle Informationen dabei zu haben. Schreiben sie aber einen Brief mit Microsoft Word, tippen die meisten von ihnen die Anschrift erneut ins Dokument hinein oder kopieren sie sich mühsam aus Microsoft Outlook zusammen. Das muss nicht sein: Es gibt einen einfachen Weg, Adressen aus Microsoft Outlook in ein Microsoft Word-Dokument einzufügen, die automatisch das passende Layout aufweisen.

Viele PC-Anwender pflegen ihre Adressen in Microsoft Outlook. Diese können sie dann mit einem PDA synchronisieren, um immer alle Informationen dabei zu haben. Schreiben sie aber einen Brief mit Word, tippen die meisten von ihnen die Anschrift erneut ins Dokument hinein oder kopieren sie sich mühsam aus Outlook zusammen. Das muss nicht sein: Es gibt einen einfachen Weg, Adressen aus Outlook in ein Word-Dokument einzufügen, die automatisch das passende Layout aufweisen.

Outlook-Adressen ohne Outlook einfügen

Seit Word 97 existiert für diesen Vorgang ein Befehl. Sie richten ihn ein, indem Sie im Menü Extras / Anpassen die Registerkarte "Befehle" wählen (Bild 1). Dort klicken Sie unter "Kategorie" auf den Eintrag "Einfügen" und ziehen anschließend unter "Befehle" den Eintrag "Adressbuch" mit der linken Maustaste an die gewünschte Stelle in einer Ihrer Symbolleisten. Schließen Sie den Dialog über die gleichnamige Schaltfläche.

Bild 1: Adressbuch einfügen.

Wenn Sie das erste Mal auf das neue Symbol klicken, müssen Sie zuerst das Profil auswählen. Meist taucht als einzig wählbare Option der voreingestellte Name von Outlook auf. Nachdem Sie auf "OK geklickt haben, gelangen Sie in den aus Outlook bekannten Standard-Dialog "Namen auswählen" (Bild 2).

Bild 2: Adressen auswählen.

Haben Sie in der Auswahlliste "Namen anzeigen aus:" einen der Kontakt-Ordner ausgewählt, können Sie unterscheiden, ob Sie die Adresse "Postanschrift", "Privat" oder "Andere" einfügen wollen. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Die Adresse wird an der aktuellen Cursor-Position eingefügt.

Layout der Outlook-Adresse in Word bestimmen

Hat das Einfügen funktioniert, sind Sie unter Umständen enttäuscht, dass die Anschrift nicht so zusammengestellt ist, wie Sie es sich vorstellen. Vielleicht fehlen sogar Informationen in der Adresse, obwohl diese in Outlook vorhanden sind. Um das zu korrigieren, hat Microsoft einen reservierten Textbaustein (AutoText) mit dem Namen "AdressLayout" (Word2000/XP) bzw. "AdreßLayout" (Word 97) zur Verfügung gestellt.

Berücksichtigen Sie folgende Punkte:

  • Achten Sie auf die Schreibweise des Namens für den AutoText-Eintrag.
  • Bevor Sie damit beginnen, die Adresse neu zu gestalten, müssen Sie wissen, unter welchen Feldnamen die einzelnen Felder erkannt werden. Diese können Sie der Tabelle 1 entnehmen.
  • Alle Feldnamen müssen in spitze Klammern gesetzt werden.
  • Wenden Sie ausschließlich Großbuchstaben an.
  • Maximal zwölf Feldnamen sind zugelassen.

Beispiel für eine Adressdefinition

<PR_COMPANY_NAME>
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> <PR_GIVEN_NAME>
<PR_SURNAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>
<PR_COUNTRY>

Ergebnis der neuen Adressdefinition
KUHN INFORMATIK AG
Frau Tanja Kuhn
Kirchmatte 376
5728 Gontenschwil
Schweiz

AutoText-Eintrag erstellen

Um den AutoText-Eintrag aufzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Nehmen Sie ein leeres Dokument und erfassen Sie die entsprechenden Feldnamen gemäß den Richtlinien.
  • Markieren Sie die vollständige Felddefinition.
  • Wählen Sie im Menü Einfügen den Dialog "AutoText/Neu...".
  • Als Name für den AutoText vergeben Sie in Word 97 Adreßlayout und in Word2000 AdressLayout.
  • Schließen Sie den Dialog mit OK.
  • Fügen Sie erneut eine Adresse aus Ihrem Adressbuch ein, um das Vorgehen zu testen.

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 0
Alle anzeigen