Planisware Version 6 – High-End-Portfoliomanagement im neuen Gewand

Planisware ist eine Projektmanagement-Software auch für große Portfolios, die vor allem in den Bereichen Forschung und Produktentwicklung weltweit gut etabliert ist. Charakteristisch sind unter anderem die leistungsfähige Prozess-Workflow-Unterstützung, zertifizierte Stage-Gate®-Prozesse sowie ein Szenario- und Produktmanagement. Dr. Mey Mark Meyer zeigt, welche Neuerungen die aktuelle Version 6 von Planisware bringt.

Planisware Version 6 gehört zu den Lösungen, die auch in sehr großen und komplexen Projektportfolios nicht so schnell an ihre Grenzen kommen. Dank ihres Szenario- und Produktmanagements sowie der zertifizierten Funktionen für Stage-Gate®-Prozesse ist die Software heute in Forschungs- und Entwicklungsbereichen weltweit gut etabliert. Auch im IT-Portfoliomanagement wird Planisware Version 6 eingesetzt. Hier punktet die Software unter anderem mit ihrem Anforderungsmanagement, der leistungsfähigen Prozess- und Workflow-Unterstützung und den zahlreichen Dashboards, mit denen Portfoliomanager auch bei einer Vielzahl kleiner und mittlerer Projekte die Übersicht behalten.

Projekt- und Produkt-Portfoliomanagement

Für Projekte gibt es unterschiedlichste Anlässe. Gerade im IT-Umfeld werden häufig erst einmal Anforderungen erfasst, bei denen oft noch unklar ist, ob und in welcher Form sie umgesetzt werden. Zu diesem Zweck bietet Planisware ein Modul für das Ideenmanagement. Die Ideen können klassifiziert, bewertet und strukturiert werden, bevor entschieden wird, ob sie weiter verfolgt werden. Dann entstehen daraus sogenannte Initiativen, die Vorstufe eines Projekts. Andere Ideen werden verworfen oder als offener Punkt in bestehende Projekte aufgenommen.

Wie die Software mit Ideen und Initiativen umgehen soll, regelt das PMO mittels der Workflow-Funktion. Von einfachen Freigaben bis zu komplexen Gate-Genehmigungsprozessen steuert sie die Abläufe und bindet die Anwender in das Projektgeschehen ein. Prozesse und Eingabemasken können grafisch entworfen werden. Dadurch lassen sich leichter Prototypen entwickeln, was die Anpassung der Software beschleunigt. Für eine Software in der Leistungsklasse von Planisware Version 6 gilt allerdings auch: Die Prozesse und Methoden müssen zuvor klar definiert worden sein. Wenn klar ist, wie die Wirtschaftlichkeitsberechnung für Projektinitiativen erfolgt, nach welchen Kennzahlen das Portfolio optimiert werden soll und welche Kriterien für den strategischen Nutzen eines Projekts maßgebend sind, können Workflows wirkungsvoll unterstützen.

Portfoliomanagement für Projekte

Um die Entscheidung zu erleichtern, welche potentiellen Projekte tatsächlich umgesetzt werden, bietet Planisware Version 6 ein Projektportfoliomanagement, das zweifellos zu den führenden am Markt gehört und das über die obligatorischen Bubble-Chart-Diagramme weit hinausgeht. Die gebotenen Funktionen reichen von den klassischen Scoring-Modellen und Szenarien (Bild 1) für verschiedene Portfolio-Zusammensetzungen über ein leistungsfähiges Kennzahlen-Management bis hin zur rechnerischen Portfoliooptimierung. Insgesamt dürften selbst bei Unternehmen mit einem hohen Reifegrad im Portfoliomanagement kaum Wünsche offen bleiben.

Bild 1: Verschiedene Portfolio-Varianten vergleicht Planisware Version 6 in Szenarien.
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Bei Großprojekten, etwa in der Produktentwicklung, ist es sinnvoll, die Projektauswahl sehr formal und gründlich zu gestalten, bevor hohe Summen in langlaufende Projekte investiert werden. Hier spielt Planisware seine Stärken aus. Anhand von Bewertungsmodellen berechnet die Software Strategie- und Finanzkennzahlen und schlägt Portfoliokombinationen vor, die beispielsweise für eine bestimmte Investitionssumme optimale Ergebnisse für diese Kennzahlen versprechen. Die Sensitivitätsanalyse zeigt auf, welche der begrenzenden Faktoren – etwa die knappe Personaldecke oder die gerade noch akzeptablen Risiken – die größten Auswirkungen haben. Auch wenn vermutlich niemand die Zusammensetzung eines Projektportfolios komplett einer Software überlassen will, vermittelt Planisware mit diesen Funktionen gute Einsichten in die Zusammenhänge im Portfolio und unterstützt so die Entscheidung.

Produkt-Portfoliomanagement

Angesichts dieser Stärken im Portfoliomanagement und dem Schwerpunkt auf Forschung und Entwicklungsprojekten liegt es nahe, das Portfoliomanagement auch auf Produkte zu erweitern. Dass Projekte dazu dienen, neue Produkte zu entwickeln und bestehende Produkte voranzubringen, verdeutlicht beispielsweise die Roadmap (Bild 2). Sie stellt die Projekte im Zusammenhang mit den Produkten dar und zeigt so zum Beispiel, welche Projekte für eine neue Produktversion erforderlich sind.

Etliche der Funktionen aus dem Projektportfolio-Management können in Planisware Version 6 auch für das Produktmanagement genutzt werden. Auch Produkte werden daraufhin analysiert, ob sie den Strategiekriterien der Organisation entsprechen. Ebenso ist die Simulation verschiedener Produktportfolios genauso möglich, wie die Budgetplanung auf Produktebene. Das Budget eines Produkts kann dann mit dem Budget der ihm zugehörigen Projekte aus dem Projektportfolio verglichen werden.

Bild 2: Die Produkt-Roadmap beantwortet die Frage, welche Projekte zu welchen Produkten beitragen.
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Zu diesen gemeinsamen Portfoliofunktionen kommen spezielle Funktionen für das Produktmanagement hinzu. Dazu gehören die Mitbewerberanalyse und die Umsatzplanung ebenso wie das Releasemanagement und das Konfigurationsmanagement zur Ermittlung der Herstellungskosten. Schnittstellen zu Product-Lifecycle-Management-Systemen (PLM-Systeme) wie etwa Windchill und SAP PLM runden die Lösung ab.

Mit der Integration von Produkt- und Projektportfolio-Management eröffnet Planisware vielfältige Möglichkeiten. So können Projekte systematisch entsprechend der strategischen Bedeutung einzelner Produkte entwickelt werden. Später liefern die tatsächlichen Projektdaten zusammen mit den Absatzprognosen und den Berechnungen der Herstellkosten die wirtschaftliche Produktergebnisrechnung.

Projektplanung und -steuerung

Als integrierte Lösung deckt Planisware nicht nur das strategische Portfoliomanagement ab, sondern eignet sich auch als Software für die Projektplanung und –steuerung mehrerer Projekte. Große Projekte kann der Anwender in Teilprojekte unterteilen und diese unterschiedlichen Teilprojektleitern zur Bearbeitung zuweisen. Noch einfacher ist es, ein Arbeitspaket zu delegieren. Dazu trägt der Anwender einfach den Namen des Verantwortlichen an der entsprechenden Stelle im Balkenplan ein.

Multi-Projektmanagement mit klar geteilter Verantwortung

Der verantwortliche Anwender kann dieses Arbeitspaket dann eigenständig bearbeiten und gegebenenfalls auch weiter detaillieren. Falls die Feinplanung nicht mehr mit der Gesamtplanung übereinstimmen sollte, weist Planisware darauf zwar hin, unterlässt es allerdings tunlichst, automatisch Anpassungen an der Planung vorzunehmen. Es bleibt also – glücklicherweise – den Beteiligten überlassen, selbst eine sinnvolle Lösung für das Problem zu finden. Dabei helfen natürlich die Auswertungen und Szenariofunktionen der Software.

Dafür, dass auch bei einer großen Zahl von Projekten und Teilprojekten die Übersicht gewahrt bleibt, sorgen Kennzahlen im Dashboard (Bild 3). Sie fassen die wichtigsten Aspekte der Projekte prägnant zusammen und können in Planisware unternehmensspezifisch und je nach Projekttyp festgelegt werden. Planisware Version 6 kann alle so definierten Kennzahlen in regelmäßigen Abständen archivieren und mit diesen Daten Trendanalysen erstellen.

Bild 3: Mit Kennzahlen und deren Trends verdeutlicht Planisware Version 6 die Situation eines Projekts auf einen Blick.
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Abhängigkeiten zwischen Projekten lassen sich nicht nur über Anordnungsbeziehungen im Terminplan abbilden. Zur Produktorientierung von Planisware gehören auch Liefergegenstände, die sich für jedes Projekt und jede Phase definieren lassen. Mit ihnen können die entsprechenden Liefermeilensteine auch projektübergreifend verbunden werden. Die Freigabe der Liefergegenstände überwachen dann ein gesonderter Workflow und ein Anwender mit der speziellen Rolle des "Delivery Managers".

Das einzelne Projekt im Blick

Als integrierte Lösung bietet Planisware Version 6 Projektmanagern natürlich auch alle gängigen Funktionen, um das eigene Projekt zu planen und zu steuern. In der typischen Arbeitsansicht für Projektmanager, dem Balkenplan, kann der Anwender wählen, welche (Teil‑)Projekte er gleichzeitig sehen möchte und anschließend je nach Bedarf Farben zuweisen, filtern, sortieren und etliche weitere Einstellungen vornehmen. Um die Einstellungen später erneut zu verwenden, werden sie als Stil gespeichert.

Die Projektvorlagen in Planisware Version 6 unterstützen Projektplaner bei der Arbeit, da diese Zeit sparen, wenn sie als Ausgangspunkt für ihre Planung typische Projektpläne mit allen wichtigen Aktivitäten verwenden können. Außerdem verbessern redaktionell gut gepflegte Vorlagen die Projektqualität, weil Erfahrungen aus Vorprojekten einfließen können. Zusätzlich kann die Schätzfunktion helfen, den geplanten Aufwand für Projektaufgaben aus einer Erfahrungsdatenbank abzuleiten.

Projektvorlagen eignen sich allerdings auch für das PMO, um Anreize für eine standardisierte Planung der diversen Projekte im Portfolio zu liefern. Damit sind sie ein bezeichnendes Beispiel für die Funktionen einer integrierten Software wie Planisware 6, die einerseits strategische Planungs- und Analysefunktionen bietet und andererseits auch den Daten-"Lieferanten" einen klaren Nutzen bieten muss.

Ressourcenmanagement in der Matrix

Planisware berechnet Termine und erlaubt es, Kosten der unterschiedlichsten Kostenarten einzuplanen. Mit Version 6 wurde zudem das Ressourcenmanagement komplett neu aufgesetzt. Weil die Software nun zwischen Ressourcenplanung, Ressourcenanfrage und den von Fachabteilungen bereitgestellten Ressourcen unterscheidet, kann sie jetzt den typischen Matrix-Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Fachabteilungen flexibel abbilden. Je nach Konfiguration können Projektplaner die benötigten Mitarbeiter direkt einplanen oder müssen sich zunächst die Freigabe der Fachabteilung holen. Auch teilweise Anfragen sind möglich, etwa um bei einem lang laufenden Vorgang die Mitarbeiter zunächst nur für die nächsten Wochen abzustimmen. Neben der Ressourcenanfrage auf generischer oder individueller Basis kann die Suche nach geeigneten Ressourcen auch über Qualifikationen, Standorte oder eine Kombination dieser Möglichkeiten erfolgen.

Bild 4: Für die Abstimmung zwischen Projekten und Fachabteilungen bietet die grundlegend überarbeitete Ressourcenplanung vielfältige Möglichkeiten.
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Die Anfragen aus den Projekten bearbeiten die Ressourcenmanager im Modul "Ressourcen", das ihnen in einer zentralen Ansicht alle offenen Ressourcenanfragen anzeigt (Bild 4). Der Ressourcenmanager kann die Anfragen einfach bestätigen, abweichende Zusagen mit geändertem Zeitraum oder Arbeitsaufwand machen oder die Ressource komplett austauschen. Die Projektplanung muss daher nicht zwingend mit der Ressourcenplanung übereinstimmen. Planisware Version 6 zeigt jedoch allen Beteiligten deutlich, an welchen Stellen Konflikte auftreten und Diskussionsbedarf besteht.

Agiles Projektmanagement

Mit dem Modul für agile Projekte vermag Planisware Version 6 auch die Release- und Sprintplanung abzudecken. In der grafischen Releaseplanung zeigt die Software die Iterationen je Release an und stellt die User Storys als gelbe Zettel dar, die mit der Maus den einzelnen Iterationen zugeordnet werden (Bild 5). Dieser eher allgemeine Ansatz erlaubt es, das Modul flexibel zu verwenden und sowohl Scrum-Projekte als auch Kanban-Vorgehensweisen mit dem Programm umzusetzen. In beiden Fällen steht ein Taskboard zur Verfügung. Es zeigt nicht nur den Bearbeitungsstatus, sondern ermöglicht auch die Ressourcenplanung per Drag&Drop. Die für agile Projekte typischen Auswertungen wie zum Beispiel Burn-Down-Charts liefert Planisware Version 6 ebenfalls. Agile und klassische Projekte können leicht kombiniert werden, etwa die Software-Entwicklung als agiles Teilprojekt in einer größeren, klassisch geplanten Produktentwicklung. Außerdem können agile Projekte ebenso wie klassische Projekte Teil eines gemischten Projektportfolios sein.

Bild 5: Für die Release- und Sprintplanung in agilen Projekten steht ein eigenes Modul zur Verfügung.
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Version 6 mit neuer Bedienoberfläche

Bei Software, die so breit aufgestellt ist wie Planisware, besteht die Herausforderung für die Entwickler vor allem darin, die zahlreichen Funktionen so zu verpacken, dass die Anwender die Übersicht behalten. Bei der aktuellen Version 6 hat Planisware konsequent auf das Prinzip gesetzt, den Anwendern zunächst nur die für ihre jeweiligen Aufgaben wirklich wesentlichen Funktionen zu bieten. Bei Bedarf kann dieser dann weitere Funktionen hinzuholen.

Die Bedienoberfläche – Übersicht trotz Funktionsvielfalt

Das flache und farbreduzierte Design in der Version 6 wirkt ruhig und übersichtlich. In der linken oberen Ecke des Browserfensters befindet sich das Planisware-Menü, das Zugriff auf alle Funktionen und Werkzeuge bietet. Die am häufigsten genutzten Funktionen zieht der Anwender einfach mit der Maus in die rechte obere Fensterecke, wo sie dann dauerhaft eingebunden werden und mit nur einem Klick erreichbar sind. Ähnlich funktionieren die Menüs innerhalb der einzelnen Programm-Module. Die aus den gängigen Office-Anwendungen bekannten Symbolleisten ("Ribbons") enthalten zunächst nur wenige Icons und Schaltflächen. Über die Schaltfläche "Werkzeuge" erhält der Anwender allerdings Zugriff auf eine Unmenge weiterer Funktionen, die er seinen Symbolleisten hinzufügen kann. Sofern es der Administrator zugelassen hat, kann sich also jeder Anwender die für seine Rolle vorkonfigurierten Einstellungen leicht an seine Bedürfnisse anpassen.

Bild 6: In Version 6 hat Planisware die Bedienoberfläche gründlich überarbeitet und das Design ruhiger gestaltet. Mittels Karteireitern, Planisware-Menü und Stil-Manager navigieren Anwender durch die Portfolio-Landschaft und in den Projekten.
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Karteireiter am oberen Fensterrand gewähren den direkten Zugriff auf die einzelnen Planisware-Module, darunter Module für Portfolio-, Programm- und Projektmanagement, Budgets und Investitionen oder die Ressourcensteuerung (Bild 6). Ab Version 6 kann ein Modul jetzt auch mehrfach in unterschiedlichen Karteireitern geöffnet werden. Das ist z.B. praktisch, wenn der Benutzer gleichzeitig an diversen Portfolios und Projekten arbeiten muss.

Für die Übersicht innerhalb der einzelnen Arbeitsbereiche sorgt der sogenannte Stilmanager. Hinter der nicht ganz selbsterklärenden Bezeichnung verbirgt sich Planiswares Fähigkeit, für das Modul in einem Karteireiter verschiedene Ansichten – Stile genannt – anzubieten. So lässt sich die Startseite unter anderem in eine Ansicht für die Projekt-Pinnwand, die eigenen Projekte und anstehende Liefergegenstände unterteilen. Statt also lange im Browser zu scrollen, um die Liste seiner anstehenden Workflow-Schritte zu finden, klickt der Anwender auf den Namen des aktuellen Stils am rechten oberen Fensterrand und wählt den Stil "Benachrichtigungen" aus.

Teamarbeit und Projektalltag

Damit eine Software sämtliche Informationen von der Produktstrategie über das Projektportfolio bis zur einzelnen Projektaufgabe vereinen kann, müssen die Anwender sie auch bei der Projektdurchführung als nützliches Arbeitsmittel wahrnehmen. In Planisware Version 6 können die Nutzer auch ihre eigenen projektunabhängigen Aufgaben im Blick behalten und offene Punkte nachverfolgen. Die Kommunikation im Projektteam erfolgt über die Projektpinnwand (Bild 7). Hier können sich die Anwender nicht nur mit kurzen Texten gegenseitig über die neuesten Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden halten. Auch aus nahezu jeder Ansicht der Software heraus lässt sich ein Eintrag veröffentlichen. Planisware Version 6 fügt dann automatisch ein Bildschirmfoto – etwa einen Planausschnitt oder eine Kostenübersicht – an die Nachricht an. Mit einem Klick darauf gelangen die Empfänger der Nachricht dann direkt zu den aktuellen Daten.

Bild 7: Was ist los im Projekt? Die Projektpinnwand gibt Auskunft.
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Neu in Planisware Version 6 ist auch die Projekt-Besprechungsfunktion. Sind Tagesordnungspunkte und Teilnehmer erfasst, kann die Software die Einladung als E-Mail versenden. Das Protokoll entsteht idealerweise gleich während der Besprechung ebenfalls in der Software und ist dann sofort für den gesamten Verteiler verfügbar. Mit all diesen Funktionen positioniert sich Planisware zunehmend stärker als Werkzeug für die Projektdurchführung – eine unverzichtbare Voraussetzung, um das operative Projektgeschäft in die strategischen Portfolioüberlegungen einbinden zu können.

Systemvoraussetzungen

Planisware läuft serverseitig als Webanwendung auf vielen Web- und Applikationsservern wie dem Microsoft IIS und dem Apache Webserver. Damit ist die Software auf praktisch jedem gängigen Serverbetriebssystem lauffähig. Auch bei den Datenbanken darf gewählt werden: Microsoft SQL Server, Oracle und Postgres werden als SQL-Datenbanken unterstützt.

Anwender benötigen lediglich einen aktuellen Internet-Browser. Seit der Version 6 sind auch sämtliche Administrationsfunktionen im Browser verfügbar. Wenn das PMO neue Kennzahlen benötigt, Eingabeformulare oder Workflows entwerfen möchte oder unternehmensspezifische Datenfelder benötigt, steht ihm nun ebenfalls die aufgeräumte Web-Oberfläche zur Verfügung.

Eine zunächst unauffällige aber dennoch wesentliche Neuerung der Version 6 steckt in der Architektur der Software. Diese unterstützt nun symmetrische Multiprozessorsysteme und erlaubt es damit, laufende Programm-Prozesse dynamisch je nach Auslastung auf die verfügbaren Prozessoren zu verteilen. In der Praxis bedeutet dies, dass Planisware Version 6 in anspruchsvollen, umfangreichen Multiprojektumgebungen stärker als zuvor von leistungsfähiger Hardware mit mehreren Prozessoren profitiert und Anwender schneller ihre Ergebnisse erhalten.

Lizenzbedingungen

Planisware Version 6 wird nach namentlich benannten Anwendern lizenziert. Hinzu kommt eine Lizenzgebühr für den Server selbst. Bereits dieses Lizenzmodell zeigt, dass sich die Software nur für Installationen mit einer größeren Nutzerzahlen eignet, bei der die Server-Basiskosten auf die einzelnen Nutzer bezogen nicht mehr so ins Gewicht fallen Die Mindest-Lizenzgebühren on-premise betragen 70 Tsd. Euro. Die Lösung wird auch als SaaS-Lösung angeboten.

Fazit

Planisware Version 6 bietet einen bemerkenswert umfassenden Funktionsumfang für das Portfoliomanagement. Zudem werden sowohl das Management der einzelnen Projekte, die Ressourcenplanung der Fachabteilung und die Koordination des Projektteams mit Projektpinnwand, Besprechungsprotokollen und Liefergegenständen unterstützt. Mit dieser großen funktionalen Spannweite hat die Software das Potential, ein einheitliches Bild der Projektelandschaft zu liefern und die strategische Planung mit dem operativen Projektgeschäft zu verbinden.

Mit der neu überarbeiteten Oberfläche und dem Bedienkonzept "nur so viel wie nötig" erleichtert die Software den Einstieg und die Nutzung deutlich. Dennoch geht mit dem Anspruch an eine umfassend integrierte Lösung zwangsläufig ein hoher Anspruch an die Prozesse und Methoden und damit den Reifegrad einer Organisation einher. Planisware Version 6 eignet sich damit vor allem als Lösung für Organisationen, die ihre Portfolio- und Projektprozesse klar bestimmt haben und in denen komplexe Portfolios zu koordinieren sind. Dort spielt die Software ihre Stärken aus.

Kontakt

Planisware Deutschland GmbH, Oberanger 32, 80331 München, Deutschland, Tel: +49(0) 89 2324909–0, Fax: +49(0) 89 2324909–10, www.planisware.com

 
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