Trotz zunehmender Digitalisierung unseres Büroalltags stapelt sich auf vielen Schreibtischen immer noch das Papier. Man gewinnt den Eindruck, dass der Papierverbrauch durch den Einsatz des Computers nicht geringer wird. Doch die Informationen, die in einem dieser Stapel schlummern, helfen leider niemandem, wenn man sie nicht mehr findet. Im folgenden Artikel wollen wir uns daher die Informationsflut etwas genauer ansehen und konkrete Hinweise geben, wie man die Projektablage sowohl digital als auch traditionell effizient organisieren kann.

Die Organisation der Ablage ist eine Management-Aufgabe

In ihrem Buch "Die Kunst, IT-Projekte zum Erfolg zu führen" berichtet Hedwig Keller, dass Mitarbeiter in Projekten eine gute Projekt-Dokumentation für wichtig hielten, dass sie aber noch keine gute Dokumentation bei einem Kunden angetroffen habe. Diese Erfahrung kann ich nur bestätigen. Teilweise gibt es keine Konzept zur Umsetzung, teilweise sind die Ablagesysteme so kompliziert aufgebaut, dass auf Grund von Zeitmangel die Ablage nicht korrekt geführt werden kann.

Erster Schritt zur Einführung einer geeigneten Ablagestruktur ist daher ein einheitlicher Gliederungsstandard für die Projektablage. Diese Standards müssen Sie individuell für Ihr Einsatzgebiet definieren.

Vorschlag für die Standardgliederung einer Projektablage:

1. Übersicht
   1.1 Projektdeckblatt
   1.2 Übersicht Hardware und Software
   1.3 Netzpläne
   1.4 Schriftverkehr
   1.5 Sonstiges
2. Vertrag
   2.1 Angebotskalkulation
   2.2 Nachkalkulation/Cashflow
   2.3 Anfrage/Lastenheft
   2.4 Angebot/Pflichtenheft
   2.5 Auftrag/Vergabe und Auftragsbestätigung
   2.6 Vertragsänderungen
   2.7 Interne Projektangebotsausarbeitungen
3. Abwicklung
   3.1 Schriftverkehr zur Projektabwicklung
   3.2 Besprechungsnotizen
   3.3 Abnahmeprotokolle
   3.4 Interner Schriftverkehr zur Auftragsbearbeitung
   3.5 Rechnungen
4. Unterauftragsnehmer
   4.1 Schriftverkehr/Besprechungsnotizen
   4.2 Vertragsgrundlagen
   4.3 Angebote von Unterauftragsnehmern
   4.4 Rechnungen von Unterauftragsnehmern
   4.5 Abnahmeprotokolle
5. Gewährleistung
   5.1 Übersicht Kunde
   5.2 Übersicht Unterauftragsnehmer
   5.3 Schriftverkehr
6. Technische Dokumentation
   6.1 Dokumentation der Software-Entwicklung
   6.2 Systemdokumentation

(nach: Prof. Dr. Manfred Bill, Fachhochschule Kaiserlautern)

Formularbasierte Ablage

Die Inhalte der einzelnen Ablageordner basieren auf einheitlichen Formularen (Angebotsvorlagen, Vertragsvorlagen, Vorlagen von Netzplänen etc.). Der Einsatz von Formularen für die Erfassung von Projektinformationen ist empfehlenswert. Legen Sie Formularvorlagen an, die von allen Mitarbeitern einheitlich genutzt werden. So helfen Sie sich und Ihren Kollegen, Informationen kurz und für Dritte verständlich zusammenzufassen.

Informieren Sie bei jedem Projektbeginn über die eingesetzten Formulare. Geben Sie zwar jedem Mitarbeiter die Freiheit, auch lokal Informationen für seine Zwischenstände, z.B. für Ideen und aktuelle Arbeit, zu speichern, sorgen Sie aber dafür, dass die zentrale Projektablage immer auf den aktuellen Standards basiert. Bestimmen Sie einen Hauptverantwortlichen für die Projektablage. Diese Person hilft bei Zweideutigkeiten während der Dokumentenablage. Halten Sie Ihr Projektdokumentation überschaubar (siehe hierzu auch den Tipp: "Halten Sie die Projektdokumentation überschaubar", Ausgabe 08/00).

Ins Archiv oder in den Papierkorb?

Viele von uns neigen dazu, jede Art von Information zu archivieren, egal ob wichtig oder unwichtig, denn sie könnte schließlich irgendwann einmal von Bedeutung sein. Ich kann dies aus eigener Erfahrung bestätigen: In meinem eigenen Archiv stapeln sich z.B. Tipps und Tricks für die Bedienung von Microsoft Word Version 2.0 für DOS. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Kollege oder ich selbst diese Informationen für ein Projekt benötigt, ist zugegebenermaßen gleich null.

Bevor ein Dokument in die Ablage wandert, prüfen Sie daher, ob die enthaltene Information wichtig ist und überhaupt abgelegt werden muss. Denken Sie daran, dass auch der Papierkorb eine Möglichkeit ist, Dinge - endgültig - abzulegen.

Informationen müssen nicht in vollem Umfang gespeichert werden

Haben Sie sich entschieden, bestimmte Informationen zu speichern, prüfen Sie im zweiten Schritt, ob das im vollständigen Umfang geschehen muss. Bei vielen Informationen reicht es, die Quelle und ein Stichwort abzulegen - vielleicht noch einige Meta-Daten (z.B. Internet-Adressen) - aber auf keinen Fall seitenlange Texte und dicke Broschüren. Produkt- und ähnliche Informationen veralten schnell, so dass es besser ist, sie sich neu zu beschaffen, wenn das Thema tatsächlich und aktuell auf Ihrer Tagessordnung steht. Die verkürzten Informationen können außerdem problemlos digital mittels Formularen oder in einem Karteikartensystem erfasst werden.

Favoritenlisten und einheitliche Namenskonventionen