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Neben Planung und Kontrolle von Terminen und Fristen spielt die Übersicht über die Kosten eine ebenso große Rolle. Hier hat Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. In diesem Teil werden wieder einzelne Techniken vorgestellt, die typische Probleme lösen und die Sie somit je nach Bedarf in Ihre Projektarbeit einfließen lassen können.
Egal, wie viele Projekte bei Ihnen parallel laufen, in den meisten Fällen ist es sinnvoll, die wesentlichen Kennzahlen zum Projekt von den Detailinformationen zu trennen. Nicht nur optisch, sondern auch auf verschiedene Datenblätter verteilt. So behalten Sie die Übersicht in der Flut der Fakten und Zahlen. In Bild 1 sehen Sie die Struktur der Datenablage und der Informationsflüsse unseres Beispiels:
Das Anlegen von Kostenblättern sollte keine Schwierigkeiten bereiten. Meist werden dort chronologisch die Kosten zeilenweise untereinander erfasst und mit den Informationen zu Kostenstelle, Kostenart, usw. versehen. Zu empfehlen wäre hier, die Ergebnisse und Berechnungen in den Kopf des Blatts zu stellen, also beispielsweise Budget, Summe bisheriger Kosten, Saldo, aktuelle Auslastung des Budgets in Prozent, maximale Ausgabe.
Zu jedem Projekt werden nun die Kosten aus den Kostenblättern zusammengefasst und zwar im so genannten Projektblatt. Hier sind auch die weiteren Informationen zum Projekt. In diesem Blatt findet bereits eine erste Verdichtung der Einzelinformationen statt (siehe Bild 2).
Bevor Sie jedoch die Blätter zu einzelnen Projekten anlegen, werfen Sie noch einen Blick auf Bild 3, damit Sie sehen, welche Daten dann in der Übersicht verfügbar sein sollen. Im Bild werden die Felder Arbeitstage bis Status angezeigt. Hier wird dann also eine Verknüpfung zwischen Projektblatt und Übersicht angelegt.
Zum Anlegen des Projektblatts gehen Sie wie folgt vor:
Die anderen Zellen im Kopf dieses Blatts müssen nun durch entsprechende Formeln mit Daten gefüllt werden. In Tabelle 1 finden Sie die Übersicht, in welche Zelle welche Formel einzutragen ist.
Zelle | Ziel | Formel |
---|---|---|
G4 | Berechnung der Projektdauer in Kalendertagen | =H4-F4+1 |
B8 | Berechnung der Projektdauer in Arbeitstagen | =NETTOARBEITSTAGE(F4;H4; 'Projektfreie Tage'!B3:B30) |
F8 | Anzeige der Gesamtkosten | Formel, die die Zwischensummen aus einzelnen Kostenblättern addiert |
G8 | Saldo von Budget und Kosten | =C8-F8 |
H8 | Kurzmeldung zum Finanzstatus des Projektes | =WENN(C8>F8;"OK";WENN(C8=F8; "Ausgeschöpft";"Überzogen")) |