Projektcontrolling mit SAP

Projektcontrolling trägt dazu bei, auftretende Risiken frühzeitig zu erkennen und ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil des Projektgeschäfts. Für ein effektives und effizientes Controlling ist die Unterstützung durch ein geeignetes IT-System notwendig. Viele Unternehmen setzen hierfür SAP R/3 ein. Wolfgang Tersteegen erläutert in seinem Beitrag Erfolg versprechende Methoden des Projektcontrollings sowie ihre praktische Umsetzung mit dem SAP-System. Zum leichteren Verständnis des Artikels sind grundlegende Kenntnisse von SAP R/3 von Vorteil.

Projektcontrolling ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Projektgeschäfts. Es trägt dazu bei, im Projektverlauf auftretende Risiken möglichst frühzeitig zu erkennen, so dass entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können. Für ein effektives und effizientes Controlling ist die Unterstützung durch ein geeignetes IT-System unabdingbar. In vielen, meistens größeren Unternehmen kommt als System SAP R/3 zum Einsatz. Dieses ist dank seines integrativen Konzepts gut dafür geeignet, um mit überschaubarem Aufwand ein umfassendes Projektcontrolling zu unterstützen.

Der vorliegende Artikel erläutert einerseits Erfolg versprechende Methoden (Budgetverfolgung, Reporting / Kennzahlen sowie Earned-Value-Analyse) und geht andererseits auf die praktische Realisierung mit dem SAP-System ein. Ich möchte den Leserinnen und Lesern damit Anregungen für den Aufbau bzw. die Erweiterung eines eigenen Projektcontrollings mit SAP vermitteln. Zugrunde liegen meine Erfahrungen, welche ich in unterschiedlichen Unternehmen - unter anderem als betriebswirtschaftlicher Verantwortlicher für die Einführung von SAP R/3 PS und SAP BW im Entwicklungsbereich - gesammelt habe. Der Artikel richtet sich an Projektverantwortliche und Projektcontroller, aber auch an Manager mit Projektbezug. Grundlegende Kenntnisse über SAP R/3 sollten zum einfacheren Verständnis vorhanden sein.

Ausgangssituation

Das Kerngeschäft vieler Unternehmen wird immer häufiger in Form von Projekten abgewickelt. So verschieden die Projektinhalte auch seinen mögen - früher oder später bekommen es nahezu alle Projekte mit dem "magischen Dreieck" zu tun, das die Faktoren Aufwand, Zeit und Ergebnis in Beziehung zueinander setzt. Magisch ist das Dreieck deshalb, weil sich in der Praxis nicht alle drei Faktoren gleichwertig behandeln lassen. Was dies bedeutet, wissen Projektverantwortliche nur zu gut: Fehlende Ressourcen, überzogene Budgets, nicht eingehaltene Kundentermine und Qualitätsprobleme gehören zum Alltag.

In einem solchen Umfeld wird schnell der Ruf nach einem Instrument laut, das dabei helfen kann, Fehlentwicklungen im Projekt zu vermeiden oder zumindest rechtzeitig zu erkennen. Der Projektverantwortliche möchte unberechtigte Buchungen auf seinem Projekt ausschließen, den Projektcontroller interessiert die voraussichtliche Kostenabweichung am Projektende, der Ressourcenmanager will Terminabweichungen erkennen und die Geschäftsführung Kosten reduzieren. Die Beweggründe der Beteiligten mögen unterschiedlich sein, das Ziel jedoch ist gleich: Die Etablierung eines leistungsfähigen Projektcontrollings.

Im Regelfall beauftragt die Unternehmensführung den Controllingbereich mit der Aufgabe, das Projektcontrolling einzuführen. Falls jedoch im Unternehmen Vorbehalte gegenüber der Funktion des Controllers bestehen, kann sich das negativ auf die Akzeptanz auswirken. Deshalb bietet sich als Alternative eine Konstellation an, bei der die Federführung im technischen Bereich liegt und das Controlling beratend tätig ist. Bewährt hat sich weiterhin, bei der Einführung schrittweise vorzugehen und zuerst Erfahrungen in einem Pilotbereich zu sammeln. Erst dann sollte die Projektcontrolling-Lösung im ganzen Unternehmen eingeführt werden.

Voraussetzungen

Projektcontrolling sollte niemals isoliert betrachten werden, sondern immer Bestandteil eines ganzheitlichen Projektmanagements sein. Hierzu gehört ein generisches Prozessmodell, welches für alle Projekte Gültigkeit besitzt und geregelte Projektabläufe sicherstellt. Darüber hinaus müssen klare Rollenbeschreibungen hinsichtlich Aufgaben, Verantwortung und

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link