Ein kühler Kopf ist in einer Projektkrise schon die halbe Miete. Nur ein Projektleiter, der die Nerven behält, kann trotz des Drucks in einer Krisensituation die richtigen Entscheidungen fällen. Im folgenden Beitrag lesen Sie, wie ein Projektleiter drohende Krisen erkennt, was er im Krisenfall tun kann und welche Kompetenzen er als Krisenmanager braucht.

Drohende Krisen rechtzeitig erkennen

Ein sorgfältig aufgebautes und gelebtes Projektcontrolling hilft, eine Reihe potenzieller Krisensituationen zu vermeiden. Konsequentes Controlling zeigt Abweichungen vom Projektplan frühzeitig auf und ermöglicht es, sie durch zielgerichtete Maßnahmen zu entschärfen. Es ist ein grundsätzliches Handwerkszeug des Projektleiters, ohne das er mit seinem Team sehr wahrscheinlich in einer Projektkrise landet. Das Team muss alle Parameter und Vorgänge der Planung auch in das Projektcontrolling einbeziehen.

Krisen lassen sich im Rahmen des üblichen Projektcontrollings zwar nicht lösen, aber erkennen. Hier ist die Zeit der wertvollste Parameter: Je eher der Projektleiter das aufziehende Unheil erkennt, desto höher ist die Chance der Schadensvermeidung.

Änderungen ohne einleuchtende Erklärung

Krisen kündigen sich häufig durch Änderungen an, für die es zunächst keine einleuchtende Erklärung gibt. Hier einige Beispiele:

• Ein bestimmtes Thema taucht immer wieder in wechselndem Zusammenhang auf, wird aber nie abgeschlossen. Ein prominentes Beispiel ist das Lkw-Mautsystem. Seit Monaten wird von unzuverlässigen Geräten zur Bestückung der Lkws berichtet, ohne dass ein Fortschritt erkennbar ist - was neben anderen Anzeichen ein klares Krisenindiz ist.
• Der Tonfall im Team ändert sich, es kommt zu spontanen Aggressionen oder Abkapselung.
• Der Drang der Mitarbeiter, sich durch Rechtfertigungen oder Abgrenzung abzusichern, nimmt zu.

Die am frühesten wahrnehmbaren Indikatoren sind sozialer Natur, weil sich Menschen situativ verhalten. Darin liegt eine Chance. Im Sinne eines Frühwarnsystems ist es sehr effektiv, stets den Kontakt zum Team zu halten und mit allen Sinnen bei der Sache zu sein.

Was tun, wenn die Krise da ist?

Hier einige Empfehlungen, wie Sie mit einer Krisensituation am besten umgehen:

Regel 1: Wahren Sie Ihre innere Distanz zu dem Problem.

Indem Sie ein Problem in Ihrem eigenen Tempo aufnehmen und es für sich selbst formulieren, können Sie es emotional beherrschen. Lassen Sie sich in diesem Moment nicht von anderen mitreißen und damit von deren Ängsten und Hypothesen leiten.

Der Schlüssel für mich persönlich ist, auf meine Gefühle zu hören und sie für mich selbst zu erklären. Woher kommen in einer bestimmten Situation Unruhe, Unwohlsein, Angst? Wenn ich das, was mich stört, formulieren und aussprechen kann, besteht die Chance der Klärung. Nur so kann man rational handeln.

Regel 2: Nutzen Sie das Potenzial Ihres Teams und der Organisation.

Entscheiden Sie so früh wie möglich, welche Hilfe Sie benötigen, und sorgen Sie dafür, dass Sie sie bekommen. Entlasten Sie sich und andere von allen Tätigkeiten, die nicht zwingend erforderlich sind, damit Sie die Chance haben, den Überblick zu behalten. Das wird Ihnen nicht überall Freunde schaffen, aber wenn es um Alles oder Nichts geht, ist das gerechtfertigt.

Regel 3: Wenden Sie Problemlösungstechniken an.

Wenn Sie ein heraufziehendes Problem erkannt haben, dann klären Sie zuerst den Sachstand. Sammeln Sie Fakten, so viele wie möglich. Fragen Sie jeden, der etwas wissen könnte. Das klingt einfach, setzt aber in der Praxis eine Menge Selbstdisziplin voraus. Denn die Dynamik einer Krise verleitet zu vorschnellen Schlußfolgerungen und Aktionen.