Herr Aquila, bei den Arbeiten am neuen Release der onepoint-Lösung hat Ihr Unternehmen diesmal den Projektlebenszyklus in den Mittelpunkt gestellt. Konkret haben Sie Features wie Chance Requests, Best Practices oder Rollenkonzepte angepackt. Wie sind Sie auf diese Themen gekommen?

Gerald Aquila: Das Thema Projektlebenszyklus steht bei uns regelmäßig auf der Agenda, auch im  Austausch mit unserer Community, deren wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung unserer Software ich kurz erklären möchte: Wir selbst verstehen uns als reiner Lösungsanbieter mit dem Ziel, unsere Kunden im gesamten Projektverlauf optimal zu unterstützen. Um deren Bedarfe bestmöglich und aktuell zu erkennen, arbeiten wir intensiv mit den größten Projektberatungen Österreichs, aber auch den Zertifizierungsanbietern zusammen. Mit unseren strategischen Partnern, vor allem PMCC und Roland Gareis, eruieren wir jedes Jahr in gemeinsamen Workshops, welche neuen Erfahrungen, Themen oder Entwicklungen es gibt. Letztendlich fließen da Erfahrungen aus 300 bis 400 Unternehmen ein. Außerdem veranstalten wir regelmäßig Konferenzen mit unseren direkten Kunden. So kamen wir in diesem Jahr zur gemeinsamen Erkenntnis, dass es eine gute Chance gibt, mit wenigen Updates den Projektlebenszyklus abzurunden.

 Was sind das für Änderungen? Womit fangen wir an?

Lassen Sie uns bei den Anforderungen starten, konkret bei den Change Requests, deren Bedeutung mit zunehmender Dynamik wächst. Um dem Rechnung zu tragen, gibt es jetzt eine neu gestaltete, prominentere Übersicht. So sind die Change Request jetzt sichtbarer und müssen nicht eigens im Reiter „Verlauf“ aufgerufen werden. Den einen oder anderen Punkt wie das Startdatum konnten wir streichen. Dafür gibt es jetzt eine sehr klare Vorlage zur Einflussanalyse und einen Standardreport – selbstverständlich individuell anpassbar – als druckbaren PDF-Bericht.  

Eine neue Priorisierungsfunktion kommt dem Wunsch entgegen, die Umsetzung der Change Requests eher nach Wichtigkeit als chronologisch anzugehen und besser mit dem Ressourcenmanagement abzustimmen. Zudem stellt das Feature die Frage nach der Verantwortung. Die wurde früher standardmäßig der Projektleitung zugeschrieben, jetzt können auch andere Kernteammitglieder benannt werden. Das passt besser ins agile Umfeld, das auch unsere Updates von Best Practices und Lessons Learned mitgeprägt hat.

Sternebewertungen im Zuge von Best Practices und Lessons Learned

Was waren das für Änderungen bei Best Practices und Lessons Learned?

Wir haben festgestellt, dass sich da einiges weiterentwickelt hat. So wollen Teams heute Erfahrungen nicht nur verbal beschreiben, sondern gerne über Schulnoten, Smileys oder Sterne bewerten. Das gilt sowohl für das Projekt an sich wie auch für die Bewertung der Auswirkung von Projektereignissen auf das Erreichen der Projektziele im Zuge von Best Practices. Wir haben uns für eine Skala mit 1 bis 5 Sternen entschlossen, die man von vielen Webangeboten gewohnt ist. Noch wichtiger ist inzwischen das Thema Lessons Learned, also das Lernen aus Erfahrungen und Fehlern. Es ist immer wieder beeindruckend, wie lange und leidenschaftlich über dieses Thema diskutiert wird.

Das spricht dafür, dass die vielen Forderungen nach einer offenen Fehlerkultur Früchte getragen haben.

Ja, da hat sich etwas verändert in den Unternehmen und das Thema ist weiterhin stark im Kommen. Die Bereitschaft, den Projektverlauf und einzelne Erfahrungen transparent zu beurteilen ist gestiegen. Zudem haben wir dieses Jahr in unseren Kundenevents verstärkt das Interesse erlebt,  diese Erkenntnisse in der Nachprojektphase strukturiert in den täglichen Prozessen umzusetzen.

Was sind die wesentlichen Softwareänderungen, die dieses neue Mindset unterstützen?

Bisher waren die Lessons Learned vor allem ein Thema für den Projektabschluss. Im neuen Release von Onepoint Projects haben wir dafür ein Formular implementiert, das während des gesamten Projektverlaufs sichtbar ist und motiviert Erfahrungen und Erkenntnisse sofort festzuhalten. Das ist ein spannender Ansatz, um wirklich aus Erfahrungen zu lernen. Dabei werden zu dem jeweiligen verbal beschriebenen Problem oder Erfolg bezogen auf die Hauptdimensionen des magischen Dreiecks und seinen Kennzahlen jeweils drei Punkte abgefragt: Einflussfaktoren, Empfehlungen und Bewertung.

Technisch sind diese neuen Lessons Learned als Geschäftsobjekte definiert. Das führt dazu, dass man sie einfach in Reports einbinden, exportieren und aktuell auswerten kann. Am Ende des Projekts gehen die wichtigsten Punkte wie zuvor auch in den Projektabschlussbericht ein und können auch noch in der Nachprojektphase Verbesserungen anstoßen.

Rollenbasiertes Berechtigungskonzept und RACI-Funktionendiagramm

Wer hat die Berechtigung solche Lernerfahrungen standardmäßig zu erstellen?

Das sind die Leute mit Projektmanagement-Berechtigung, in der Regel die Kernteammitglieder. Wobei wir damit schon bei unserem neuen rollenbasiertem Berechtigungskonzept angekommen sind. Damit kann man Rollen jetzt direkt mit Berechtigungen verknüpfen und die Flexibilität zur Gestaltung der Workflows ist deutlich erhöht. Berechtigungen können jetzt aber auch flexibel vergeben werden. So kann das Projektmanagement-Office ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Rollen- und Berechtigungskonzept definieren. Wobei die von IPMA und PMI definierten Rollen weiterhin standardmäßig angelegt sind.

In diesem Zusammenhang auch interessant ist ein RACI-Funktionendiagramm, das wir für dieses Release umgesetzt haben. Dabei stehen die vier Buchstaben für responsible, accountable, contribute und informed also Verantwortung, Entscheidungskompetenz, Mitarbeit und Information. Durch eine einfache Visualisierung mit vier Farben sieht man sofort, welche Rolle welche Person hat und was damit verbunden ist. Für die verantwortlichen Rollen haben wir zudem eine optische Visualisierung von digitalen Unterschriften realisiert, die uns mit zu dem Wording „Projektlebenszyklus 4.0“ inspiriert hat.

Mehr Verbindlichkeit durch digitale Unterschriften

Digitale Unterschriften im Workflow – das klingt aufwendig ...

Ja, aber wir haben uns für eine relativ leichtgewichtige Signatur entschieden. Die Gedanke dahinter war, dass man durch offizielle Unterschriften Klarheit und Verbindlichkeit schafft. Aber gerade bei hybriden Arbeitsweisen sollte das ohne Papier oder Einscannen funktionieren, und zwar einfach und schnell. Wir haben deshalb bewusst auf gerichtsfeste Signaturen verzichtet, wie man sie zum Beispiel bei vertraglichen Regelungen mit dem Kunden benötigt. Aber es gibt eine Visualisierung mit Zeitstempel, die klar dokumentiert, wenn Verantwortliche ihr OK zu etwas gegeben haben.

Wobei das System solche digitalen Unterschriften nicht verbindlich vorgibt, es geht auch ohne. Aber neben dem bereits erwähnten verbesserten Rollenkonzept und den verbesserten Workflow haben die Projekte damit einen weitere Möglichkeiten, Verantwortlichkeiten klarer darzustellen. Außerdem helfen digitale Unterschriften das nicht mehr zeitgemäße Ausdrucken von Projektaufträgen und Statusreports zu vermeiden. Projektmanagement will ja nachhaltiger werden und das unterstützen wir gerne.

Ist er Eindruck korrekt, dass die von Ihnen beschriebenen Veränderungen alle ineinandergreifen?

Ja, das stimmt, das hängt alles zusammen. Wir haben zunächst das Berechtigungskonzept auf den Kopf gestellt. Dann konnten wir durch relativ einfache Änderungen an vielen Stellen den Projektlebenszyklus abrunden, vor allem in Richtung agile digitale Projekte. Damit konnten wir viele Wünsche und Impulse unserer Partner und Kunden aufgreifen und umsetzen.

War die beschriebene Weiterentwicklung des Projektlebenszyklus getrieben durch eine bestimmte Branche oder fokussiert auf einen bestimmten Projekttyp oder -standard?

Nein, für uns war und ist immer wichtig für alle Umgebungen zu liefern und möglichst alle Anforderungen der verbreiteten Projektmanagement-Standards im System gut umzusetzen. So decken wir die Anforderungen von PMI und IPMA so gut wie hundertprozentig ab und auch einen hohen Anteil von Prince2 und – unser Schwerpunkt im letzten Jahr – auch Scaled Agile. Wenn jemand sich so einen Standard angeeignet hat, kann er mit unserer Software dann gleich loslegen.

Herr Aquila, herzlichen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Elisabeth Wagner.