Ehrenamtliche Projekte, die von Freiwilligen in ihrer Freizeit durchgeführt werden, bergen auch für professionelle Projektleiter ungewohnte Herausforderungen. In ehrenamtlichen Projekten treffen oft Menschen aufeinander, die sehr unterschiedliche Erfahrungen, Denkweisen, Zeitbudgets und Arbeitskulturen mitbringen; manchen Mitarbeitern sind die Werkzeuge des traditionellen Projektmanagements gänzlich unbekannt. Aus diesen Gründen erfordern ehrenamtliche Projekte eine andere Art der Teamführung und Organisation – und sie können den professionellen Horizont hauptberuflicher Projektleiter erweitern.

Im Folgenden stelle ich anhand meiner persönlichen Erfahrungen die wesentlichen Herausforderungen im ehrenamtlichen Projektmanagement vor und zeige, wie man diese meistern kann.

Beispiel: Organisation eines internationalen Kongresses

Im Januar 2008 trat ich der Münchener Regionalgruppe des Business and Professional Women Club Germany e.V. (BPW) bei, einem branchenübergreifender Berufsverband, der seinen Mitgliedern eine Plattform für persönliche und berufliche Weiterbildung, Kontakte und beruflichen Austausch bietet. Der Verband mit weltweit ca. 30.000 Mitgliedern und UN-Beraterstatus, d.h. er ist eine von ca. 30 Non-Government Organizations, die die UN zu bestimmten Fragen – in diesem Fall Frauenthemen – beraten. Der BPW ist regional organisiert und veranstaltet lokale, regionale und weltweite Konferenzen.

Der Europäischen Kongress 2009 des BPW sollte vom 4. bis zum 6. September in München stattfinden – und ich erklärte mich kurz nach meinem Beitritt zum BPW bereit, bei der Organisation des Kongresses zu helfen. Das Programm für die ca. 300 Teilnehmerinnen aus ganz Europa sollte die Eröffnungsfeier, Podiumsdiskussionen und Workshops, ein Gala-Dinner, eine Farewell-Party sowie ein kulturelles Rahmenprogramm umfassen.

Das Organisationsteam

Das Organisationsteam für den Kongress bestand aus 45 Frauen der Münchener BPW-Gruppe. Alter, zeitliches Engagement und Berufe waren sehr heterogen. Vertreten waren u.a. eine Heilpraktikerin, eine Vertriebsfachfrau, eine freie Architektin und eine Fachbereichsleiterin eines Großkonzerns. Das zeitliche Engagement für die Kongressorganisation reichte von ein paar Stunden an den drei Kongresstagen bis hin zu monatelanger Unterstützung bei Vorbereitung, Sponsorensuche, Auswahl und Buchung der Veranstaltungsorte, Gestaltung des Rahmenprogramms und Projektplanung.

Bild 1: Aufbau des BPW und Aufgabenverteilung für den Europäischen Kongress. Weitere Informationen: www.bpw-european-congress.org.

Man reicht den kleinen Finger ...

Im Sommer 2008 übernahm ich die Teilprojektleitung für den Bereich "Anmeldung". Dieser Teilbereich sollte die folgenden Aufgaben umfassen:

• Rekrutierung und Einteilung des Teams, das die Teilnehmer bei ihrer Ankunft registrieren sollte.
• Erstellung einer klaren Anleitung für das Team, wie die Begrüßung und Registrierung ablaufen sollte. Hierbei mussten auch Sonderfälle berücksichtigt werden (Beispiel: Eine Teilnehmerin hat noch nicht gezahlt).
• Im Vorfeld der Verwaltung mussten die Daten der angemeldeten Teilnehmerinnen verwaltet werden. Hier gab es Schnittstellen zu den Kolleginnen, die die Raumplanung für die Workshops und die Kongressunterlagen verantworteten.

Wir schätzten, dass das Team aus ca. zehn Frauen bestehen musste, um an den drei Kongresstagen die Registrierungsstelle besetzt zu halten.

Ich stellte mir die Teilprojektleitung "Anmeldung" und die damit verbundenen Aufgaben sehr reizvoll vor: gemeinsam mit den Kolleginnen die Gäste willkommen heißen und auf diese Weise von all den interessanten Frauen einen persönlichen Eindruck bekommen. Die Prozessdefinition und Teamorganisation machten mir kein Kopfzerbrechen – schließlich war das mein täglich Brot als Projektleiterin und Change Managerin.

Im April 2009, fünf Monate vor dem Kongress, stand das Programm weitgehend fest und die Veranstaltungsorte waren reserviert – nur die finale Formulierung der Kongressthemen fehlte noch. Diese Vorgaben sollten vom European Coordinating Council (ECC) des BPW und vom deutschen Bundesvorstand kommen und würden das Programm noch einmal beeinflussen. Außerdem mussten das ECC und der deutsche Bundesvorstand die Liste der Referenten bestätigen, bevor die Einladungen verschickt werden konnten. All diese Informationen und Freigaben waren notwendig, um die Kongress-Website zu erstellen, über die die Anmeldungen erfolgen sollten. Es war wichtig, dass die Anmeldungen bald beginnen konnten – aber die Website war noch nicht einmal in Auftrag gegeben.