Apple-Produkte genießen vor allem bei Mediendienstleistern, Agenturen und Grafikern einen guten Ruf und haben sich bewährt, wenn es um die Verarbeitung von Medien geht. Aber lassen sich mit dem Mac auch Projekte professionell planen und abwickeln? Während Mac-Anwender in der Vergangenheit fehlende IT-Unterstützung als Entschuldigung für schlechtes Projektmanagement vorschieben konnten, gibt es inzwischen auch für das Betriebssystem OS X Alternativen zu Microsoft Project.

Das aktuelle Betriebssystem Mac OS X beherrscht bereits von Haus aus die einfache Verwaltung von Aufgaben auch über den Einzelplatz hinweg: Abonnierbare Kalender sowie ToDos im Kalender und in der Mail-Anwendung reichen für viele kleine Projekte bereits aus. Aber auch für komplexere Projekte gibt es professionelle Lösungen, die auch mit dem Windows-Pendant Microsoft Project Dateien austauschen können (zum Beispiel im XML-Format).

Das Programm "Merlin", das inzwischen in der Version 2.7 vorliegt, fällt durch seinen professionellen Ansatz besonders auf. Es bietet gute Voraussetzungen für einen einfachen Workflow durch die Möglichkeit des Imports von MPP-, XML- und MPX-Dateien, den Export von XML- und MPX-Formaten sowie eine weitgehende Integration in das Betriebssystem (Austausch mit iCal und Adressbuch, Integration in die systemweite Spotlightsuche, AppleScript-Unterstützung).

Der vorliegende Artikel soll Einsteigern und Umsteigern in diesen Workflow mit Merlin 2.7 einführen und einige Tipps für eine erfolgreiche Projektarbeit mit Merlin vermitteln. Nach einem Überblick über die Funktionalität zeigt der Beitrag, wie sich ein konkretes Projekt in Merlin anlegen und verwalten lässt.

Funktionalität

Den Plan erstellen

Ein häufiges Szenario in der Projektarbeit, z.B. in einer Werbe- oder Mediaagentur, sieht wie folgt aus: Der Projektumfang ist zu Beginn noch nicht klar beschrieben, der Termin steht jedoch bereits fest (z.B. wegen eines Messeauftritts). Die Agentur arbeitet mit verschiedenen freien Mitarbeitern zusammen, die nicht immer im Büro vor Ort sind. Stunden- und Kostennachweise werden dabei eher am Ende nachgepflegt als aktuell überwacht.

Wie Merlin die Projektarbeit unter diesen Voraussetzungen unterstützt, lesen Sie im Folgenden. Ähnlich wie in Microsoft Project wird auch in Merlin zu Beginn eines Projekts der aktuelle Planungsstand so weit wie möglich im Programm dokumentiert. Dazu definiert der Anwender Meilensteine und Vorgänge, fasst diese zu Phasen zusammen, ordnet Ressourcen zu (z.B. aus dem Adressbuch von OS X, aus LDAP-Verzeichnissen oder aus einer direkt im Projekt definierten Liste), schätzt Dauern und/oder Arbeit und ordnet diese entsprechend zu (Bild 1).

Bild 1: Die Arbeitsoberfläche von Merlin.

Analyse und Optimierung

Zur Analyse der Planung bietet Merlin verschiedene Ansichten. Zusätzlich zur Balkenplandarstellung gibt es eine Netzplanansicht (insbesondere für die Verwaltung der Abhängigkeiten), eine Ressourcenansicht (entspricht der Ressourcentabelle in Microsoft Project) und eine sehr übersichtliche Ansicht für die Anzeige der Ressourcenauslastung (Bild 2).

Bild 2: Ressourcenauslastung in Merlin: grüne Balken zeigen normale Auslastungen, gelbe Balken eine Unterauslastung, rote Balken eine Ressourcenüberlastung, Schwellenwerte können definiert werden.

Mit der so dokumentierten Planung können bereits die wichtigsten Informationen über Deadlines, Mitarbeiterauslastung und Kosten in der Agentur und ggf. auch mit dem Kunden abgestimmt werden. Das Aussehen des Balkenplans lässt sich über das Menü Ansicht / Darstellungsoptionen einblenden ähnlich wie in Microsoft Project weitgehend anpassen.

Das Zusammenspiel zwischen Dauer, Arbeit und Zuordnungen gestaltet sich in Merlin anders, als in Microsoft Project. Merlin definiert für jede Ressource, die einem Vorgang zugewiesen wurde, eine so genannte Zuweisung (Zeilen 15 und 16 in Bild 3). Solche Zuweisungen lassen sich ähnlich wie Vorgänge bearbeiten. Sie können Zuweisungen z.B. miteinander verknüpfen (indem Sie entsprechende Vorgänger oder Nachfolger definieren), zeitliche Einschränkungen oder Vorgaben festlegen und den Erledigungsgrad individuell für jede Ressource verwalten.

Bild 3: Vorgang "Ausarbeitung Druckvorlage" mit zugeordneten Ressourcen, die sich individuell bearbeiten lassen.

Angenommen, einem Vorgang wurden zwei Ressourcen zugewiesen (in Bild 3 "Carla" und "Jo") und jede dieser beiden Ressourcen soll je 50% der Arbeit leisten. Diesen prozentualen Anteil der Arbeit können Sie in Merlin direkt in der Spalte "Vorgabe Arbeit" (in Bild 3 "50%") bei den jeweiligen Zuweisungen eingeben (der Vorgang muss dazu aufgeklappt sein, so dass die Zuweisungen angezeigt werden). Merlin rechnet mit dieser Information die exakten Zeiten für die Arbeit der einzelnen Ressourcen sowie für den Vorgang auf Basis der vorgegebenen Arbeit aus. Auch die Fertigstellungsgrade können für jede Ressource individuell verfolgt werden, außerdem lässt sich die Auslastung einzelner Ressourcen ändern. Anders als in Microsoft Project passt das Programm dabei die Arbeit und Auslastung nicht automatisch an, sondern behält die vorgegebenen Werte bei. Da Fertigstellungsgrade oft nicht pro Vorgang sondern pro Ressource rückgemeldet werden, spiegelt dieses Verhalten in vielen Fällen die Praxis gut wider.