Projektportfolio-Management in Zeiten des wirtschaftlichen Umbruchs

Sciforma

Das Coronavirus hat auf den meisten Märkten und in vielen Unternehmen zu schweren Turbulenzen geführt. Auch die Projektwelt blieb davon nicht verschont, viele Projekte und Portfolios gerieten unter Druck. Harvey Levine, Ex-Präsident des Project Management Institute und Beratungspartner von Sciforma, kennt diese Situation nur zu gut. Im Ringen um angemessene Reaktionen fordert er die Projekt Community auf, sich an die Stärken jener Konzepte und Werkzeuge zu erinnern, die sie seit Jahren im Einsatz hat. Besonders im PPM, sieht er sehr gute Ansätze, um die Projektaktivitäten zügig auf die neue Situation auszurichten.

Herunterladen Download PDF

Projektportfolio-Management in Zeiten des wirtschaftlichen Umbruchs

Sciforma

Das Coronavirus hat auf den meisten Märkten und in vielen Unternehmen zu schweren Turbulenzen geführt. Auch die Projektwelt blieb davon nicht verschont, viele Projekte und Portfolios gerieten unter Druck. Harvey Levine, Ex-Präsident des Project Management Institute und Beratungspartner von Sciforma, kennt diese Situation nur zu gut. Im Ringen um angemessene Reaktionen fordert er die Projekt Community auf, sich an die Stärken jener Konzepte und Werkzeuge zu erinnern, die sie seit Jahren im Einsatz hat. Besonders im PPM, sieht er sehr gute Ansätze, um die Projektaktivitäten zügig auf die neue Situation auszurichten.

Herr Levine, viele Projekte scheinen sich derzeit in großen Turbulenzen zu befinden. Welche Empfehlungen würden Sie geben, diese Situation zu meistern?

Harvey Levine: Den Eindruck einer breiten, immens hohen Belastung kann ich leider nur bestätigen. Denn oft geht es bei dem, was das Management unter dem Druck dieser weltweiten Pandemie jetzt tut, um nicht weniger als das geschäftliche Überleben. Doch ich denke, dass Unternehmen mit einem hohen Projektmanagement-Level ein starkes Werkzeug haben, um zu reagieren. Das gilt vor allem dann, wenn sie über eine robuste Struktur beziehungsweise ein gutes System für Projekt-Portfoliomanagement verfügen. Denn dieses kann ihnen erheblich dabei helfen, das Beste aus der Situation zu machen.

Was sind Ihrer Meinung nach die typischen PPM-Stärken, die jetzt zählen?

Diejenigen, die Projektportfolios oder -landschaften verwalten, profitieren von einem System, das sie dabei unterstützt, sich bei Bedarf schnell und tiefgreifend zu verändern. Mit Hilfe umfangreicher, verlässlicher Daten können sie neue Möglichkeiten erkennen und bewerten, neue Projekte oder Entwicklungen starten und so das Beste aus dieser widrigen Situation machen.

Wie PPM-Lösungen in Notsituationen helfen

Wie kann das Management diese Instrumente nutzen, um der aktuellen Krise zu begegnen?

Lassen Sie mich zunächst etwas dazu sagen, wie Portfoliomanager nicht reagieren sollten. In Zeiten plötzlicher und massiver Veränderungen ist die Versuchung groß, erst mal gar nichts zu tun und abzuwarten, bis sich die Lage beruhigt hat. Aber dieses Verhalten ist eine Verschwendung von Produktivität und bietet keinerlei Schutz. Andere werden nervös und ergreifen Abwehrmaßnahmen, die ihre Fähigkeit auf die Krise zu reagieren unbeabsichtigt sogar behindern. So ordnen sie beispielsweise pauschale Kürzungen von Ausgaben und Ressourcen an. Indem sie sich der Veränderung widersetzen und auf eine Kultur der kurzfristigen Reaktionen setzen, verlieren sie den Fokus auf die zentrale Mission des Unternehmens.

Das klingt in der Tat nicht sehr klug. Was also sind die guten Wege, die es zu beschreiten gilt?

Veränderungen sind für Portfoliomanager ja grundsätzlich nichts Neues. Ungewöhnlich an der aktuellen Situation sind allerdings sowohl die Geschwindigkeit als auch die Reichweite der Dynamik. So werden Herausforderungen zur Krise. Aber das Prinzip der klugen Reaktion ist immer noch dasselbe: Wenn sich die Bedingungen, unter denen Projektannahmen getroffen wurden, geändert haben, müssen Portfoliomanager schnell und mit kühlem Kopf reagieren. Der Stabschef des amerikanische Ex-Präsidenten Obama, Rahm Emanuel, sagte einmal: "Man sollte keine ernste Krise ungenutzt verpuffen lassen." Damit meinte er, dass eine Krise eine Gelegenheit ist, Dinge zu tun, die vorher nicht möglich waren. So kann beispielsweise der erzwungene Stillstand eines Projekts die Tür für etwas anderes öffnen, das vorher nicht die Auswahlkriterien nicht erfüllte.

Die Krise als Chance, Dinge zu tun, die vorher nicht möglich waren

Würden Sie uns einige Projekte nennen, an die Sie jetzt denken?

Ein erzwungener Projektstopp könnte die Gelegenheit bieten, einen Prozess oder eine Software mit minimalen Störungen des laufenden Betriebs zu aktualisieren. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, sich all die aktuellen Förderprogramme genau anzusehen: Steuergutschriften, niedrige (oder null) Zinssätze, Anreize und Fördergelder eröffnen neue Möglichkeiten und sie könnten die Messgrößen für die Evaluation von Business Cases verändern.

Es ist also an der Zeit, Risiken einzugehen und Strategien und Produkte auf den Prüfstand zu stellen. Lassen Sie mich als ein Beispiel einen Kunden nennen, der die Chance ergriff, Covid-19-Impfstoffe zu testen und damit erfolgreich war. Andere Unternehmen haben begonnen, erstmals Schutzkleidung für medizinisches Personal zu produzieren. PPM-Prozesse und -Werkzeuge geben dem Management die Möglichkeit, mutige, entschlossene und kluge Entscheidungen zu treffen. Aber natürlich muss dafür auch das Mindset stimmen.

Damit stellt sich die Frage, wie Führungskräfte einen solchen Veränderungsprozess einleiten und die richtige Denkweise fördern können.

Der herkömmliche strategische Planungsprozess ist periodisch getaktet, und es wird zu oft als Zeichen schwacher Führung angesehen, wenn man diesen Prozess nicht stringent einhält. Doch nun ist es an der Zeit, sich von dieser Lehre zu verabschieden. Eine der notwendigen kulturellen Veränderungen ist der Gedanke, dass es absolut in Ordnung ist, das Portfolio erneut zu überprüfen oder ein aktives Projekt zu verzögern oder zu beenden, wenn die Umstände dies rechtfertigen. Anpassungen an Strategie und Plan vorzunehmen ist ein Gebot der Stunde, wenn katastrophale Bedingungen eintreten. Denn dann sollte man diejenigen Projekte aussortieren, die nicht mehr die einst geplanten Ergebnisse und Vorteile erwarten lassen, und Raum für neue Möglichkeiten schaffen, die einen Mehrwert bringen.

Das klingt eigentlich nach einer interessanten Aufgabe fürs Portfoliomanagement…

Unsere Projekte stützen sich wie ein Schemel auf drei Beine, nämlich strategische Ausrichtung, Wert und Nutzen, Ressourcen und Kapazität. Lassen Sie mich mit den Strategien beginnen: Angesichts eines sich schnell verändernden wirtschaftlichen Umfelds müssen viele Organisationen nicht nur ihre tägliche Arbeit, sondern auch die längerfristigen Erwartungen und Prioritäten grundsätzlich überdenken, vielleicht sogar Vision und Leitbilder. Alle strategischen Entscheidungen müssen die Auswirkungen auf Ressourcen, Nutzen und Projektauswahl in Betracht ziehen. Mit dem PPM-Tool lassen sich Szenarien über mehrere Portfolios und Variablen wie Arbeitsbelastung, Budget und Cashflow hinweg simulieren. Der Vergleich der simulierten Szenarien untereinander und mit den aktiven Projekten ist in dieser Situation natürlich äußerst hilfreich.

Darüber hinaus können die Projektmanager mit Hilfe dynamischer Re-Evaluierungs- und Roadmapping-Funktionen die Änderungen einfach von der obersten auf die Portfolio- und Projektebene herunterbrechen. Im Kontext der COVID-Situation habe ich bereits mehrere solche Änderungen gesehen, die auf schnell verfügbaren zentralen Projektdaten basieren.

PPM-Lösungen helfen, die Situation zu verstehen und sich an neue Unsicherheiten anzupassen

Lassen Sie uns über das zweite Stuhlbein, Wert und Nutzen, sprechen.

Als Faustregel gilt, dass der Nutzen auf dem potenziellen Wert basiert, der durch das Risiko modifiziert wird. Ungewissheit ist bei jedem Unterfangen ein Element, mit dem wir uns auseinandersetzen müssen. In unseren Projekten lassen wir normalerweise durchaus Spielraum für Abweichungen in Bezug auf Zeit, Kosten, Einkommen, Ressourcen usw. Aus dem, was wir aus den jüngsten Erfahrungen gelernt haben, müssen wir die Unsicherheit möglicherweise noch stärker berücksichtigen. Instrumente für Bewertung und Ranking, wie sie in der Lösung von Sciforma enthalten sind, helfen dabei. Basierend auf Kenngrößen, vor allem finanzielle Indikatoren, lassen sich Projekte und Business Cases sortieren, überprüfen und vergleichen. So können Unternehmen ihre Bewertungskriterien und Auswahlfaktoren aktualisieren und ihre Portfolios so anpassen, dass sie den Nutzen maximieren.

Auch die Belegschaft könnte unter alarmierend hohen Stress geraten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter könnten aufgrund einer reduzierten Geschäftstätigkeit nicht ausgelastet sein oder es könnte sogar notwendig werden, Personal zu reduzieren...

In der Tat ist dies einer der kritischsten Punkte und zugleich eines jener Themen, die von einem ausgeklügelten PPM-Instrument enorm profitieren. Tool-basiertes Ressourcenmanagement schafft Transparenz und unterstützt bei der schnellen Anpassung von Ressourcen und Aufgaben. Ein hochentwickeltes PPM-Tool wie Sciforma ermöglicht Portfolio-Simulationen zur Optimierung der Ressourcennutzung und das Durchspielen verschiedener Szenarien. Es unterstützt die Anpassung von Projektzeitplänen, die automatische Aktualisierung von Indikatoren wie Auslastung, Budget und Cashflow sowie die Möglichkeit gezielt Änderungen an Aufgaben, Arbeitsaufträgen, Kostenelementen usw. vorzunehmen.

Zusammenfassend empfehlen Sie das Projekt-Portfoliomanagement also als ein zentrales Konzept zum Krisenmanagement?

Ja, das ist richtig. In Zeiten wie diesen kann Portfoliomanagement für Unternehmen lebensrettend sein. Diejenigen, die über gute Werkzeuge und Prozesse verfügen, werden in der Lage sein, schnell zu reagieren, um bestehende Projekte zu überprüfen und eine Änderung der Prioritäten oder eine Verlagerung von Ressourcen in Betracht zu ziehen. Professionelles Portfoliomanagement kann dazu beitragen, den Schaden des gegenwärtigen wirtschaftlichen Umbruchs zu verringern und einen Kurs in Richtung Erholung einzuschlagen.

Herr Levine, vielen Dank für das Interview!

Das Interview führte Elisabeth Wagner.

Herunterladen Download PDF

Jetzt Feedback geben und mitdiskutieren!

Wir würden uns über Ihre Bewertung und/oder einen Kommentar freuen ‒ nur so können wir Ihnen in Zukunft noch bessere Inhalte liefern.

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung.
0 Kommentare anzeigen & selbst mitreden!
Gesamt
Bewertungen 0
Kommentare 0