Software-Besprechung
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Projektron BCS – für Projekte und Unternehmen

Projektron BCS ist eine webbasierte Komplettlösung für projektorientierte Dienstleister. Das Tool bietet dabei nicht nur Funktionen für ein anspruchsvolles Multiprojektmanagement, sondern lässt sich auch für die Unternehmenssteuerung abseits des Projektgeschehens einsetzen. Als Neuerungen sind 2015 u.a. eine optimierte Ressourcenauswertung, Stellvertreterregelungen und ein Bewerbermanagement für die Projekt-Ressourcen in spe hinzugekommen. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Projektron BCS – für Projekte und Unternehmen

Projektron BCS ist eine webbasierte Komplettlösung für projektorientierte Dienstleister. Das Tool bietet dabei nicht nur Funktionen für ein anspruchsvolles Multiprojektmanagement, sondern lässt sich auch für die Unternehmenssteuerung abseits des Projektgeschehens einsetzen. Als Neuerungen sind 2015 u.a. eine optimierte Ressourcenauswertung, Stellvertreterregelungen und ein Bewerbermanagement für die Projekt-Ressourcen in spe hinzugekommen. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Projektron BCS ist mehr als eine reine Multiprojektmanagement-Software. Das Programm empfiehlt sich vielmehr als webbasierte Komplettlösung für projektorientiert arbeitende Unternehmen. Mit Angebots- und Abrechnungsfunktionen oder den integrierten Modulen für CRM und Helpdesk-Management richtet es sich vor allem an Dienstleister, die ihr Kunden- und Projektportfolio im Blick behalten möchten. Mittlerweile verwenden über 550 Unternehmen die Software. Dazu gehören neben zahlreichen kleinen und mittelgroßen Unternehmen auch Konzernabteilungen wie E.ON Inhouse Consulting, die Grundlagenforschung von Airbus Group oder die Finanz Informatik Solutions Plus GmbH.

Neuerungen in den 2015 erschienenen Releases sind vor allem eine optimierte Ressourcenauswertung, Stellvertreterregelungen und ein Bewerbermanagement für die Projekt-Ressourcen in spe. Die neue Zeitzonen-Unterstützung im Kalender und der vereinfachte Umgang mit mehreren Währungen unterstützen die Arbeit in internationalen Projekten. Darüber hinaus findet Drag-and-Drop in immer mehr Funktionen Einzug, so dass sich auch die Bedienung vereinfacht und das Tool zunehmend den Charakter einer Webanwendung verliert.

Arbeitsbereiche und viele Ansichten

Nach dem Login zeigt Projektron BCS die einzelnen Arbeitsbereiche oben im Browser-Fenster an. Abhängig von seiner Rolle findet der Benutzer hier z.B. den Projektbereich, die externe und interne Kontaktverwaltung, die Tickets aus dem integrierten Helpdesk oder – für agil planende Anwender – den Produkt-Arbeitsbereich mit dem Scrum-Backlog. Innerhalb dieser Bereiche stehen dem Anwender jeweils mehrere Ansichten zur Verfügung, die er über Karteireiter auswählen kann. Häufig benutzte Ansichten lassen sich in der Favoritenliste speichern; sie sind dann beim Login mit einem Klick erreichbar. Administratoren und Personalmanager können diese Lesezeichen auch für Benutzergruppen vorgeben.

Individuell anpassbare Ansichten erleichtern die Arbeit

In der Ansichtsauswahl findet der Anwender eine Zusammenfassung aller Ansichten, die ihm innerhalb eines Arbeitsbereichs zur Verfügung stehen. Bei umfangreichen Benutzerrechten können das durchaus mehr als 50 Eingabeformulare und Berichtsansichten sein. Damit bei dieser Anzahl die Übersicht nicht verloren geht, sind die Ansichten thematisch gegliedert und farbig gekennzeichnet (Bild 1). Ein einblendbarer Hilfstext erklärt bei Bedarf kurz den jeweiligen Anwendungsfall und die Vorgehensweise.

Bild 1: Die farbige Gliederung erleichtert die Auswahl der gewünschten Ansicht. In der Praxis sehen die Anwender nur die jeweils für ihre Rolle spezifischen Ansichten.
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Anwender können fast alle Ansichten individuell anpassen, damit sie die jeweils relevanten Informationen im Blick haben. Nach einem Klick auf ein kleines Zahnradsymbol können sie z.B. Filter und Sortierkriterien wählen oder Tabellenspalten aus- und einblenden. Die Tabellendaten lassen sich noch nicht ganz so einfach wie in Excel bearbeiten: Durch einen Klick auf "Bearbeiten" können sie eingegeben oder verändert werden. Ein weiterer Klick auf "Speichern" versetzt die Tabelle wieder in den Ansichts-Modus.

Projektron BCS unterstützt an vielen Stellen die Arbeit per Drag-and-drop. So können beispielsweise Dokumente vom eigenen PC in den Browser gezogen und damit auf dem Server gespeichert werden. Auch die Projektstruktur lässt sich per Drag-and-drop aufbauen: Sobald der Anwender ein Arbeitspaket oder eine Aufgabe an eine neue Position im Projektplan zieht, ändert die Software den Strukturplan entsprechend. Die grafische Ansicht im Organigramm-Stil zeigt das Ergebnis.

Assistenten unterstützen bei Gelegenheitsaufgaben

Bei Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen, bieten die Schritt-für-Schritt-Assistenten Orientierung. Will der Anwender z.B. ein neues Projekt anlegen, fragt der Assistent nacheinander alle erforderlichen Informationen ab. Dazu gehören u.a. die Stammdaten, die Projektziele mit ihrer Hierarchie sowie den Messkriterien, die Projektstruktur, das Team sowie die Aufwands- und Terminplanung. Auch die Risiken eines Projekts lassen sich kategorisieren, bewerten und mit Gegenmaßnahmen dokumentieren. Administratoren können die Assistenten unternehmensspezifisch anpassen und so z.B. die erforderlichen Angaben für Projektanträge abfragen. Das standardisiert und vereinfacht den Antragsprozess.

Übersicht über das Projekt-Portfolio

Multiprojektübersicht

Als Einstieg in die Projektbearbeitung eignet sich die Multiprojekt-Übersicht. Sie zeigt dem Anwender sämtliche laufenden Projekte bzw. – je nach Zugriffsrechten und individuellen Filtereinstellungen – die entsprechenden Teile davon (Bild 2). Kurze Kommentare der Projektleitung können samt Ampelstatus angezeigt werden. Wer mehr Informationen zu einem Projekt benötigt, lässt den Mauszeiger kurz auf der entsprechenden Grafik ruhen. Die Software zeigt dann weitere Details in einem kleineren Fenster an. So können sich z.B. Führungskräfte und Mitarbeiter des Project Management Office schnell eine Übersicht verschaffen.

Bild 2: Das Multiprojekt-Dashboard liefert die wichtigsten Informationen zu den Projekten auf einen Blick.
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Ein Klick auf ein Projekt führt von der Projektliste direkt in die Projektübersicht, die detailliertere Informationen zu den einzelnen Projekten liefert, wie z.B. Kundendaten, Laufzeit, Meilensteine, Kosten und weitere Kennzahlen. Auch in dieser Ansicht helfen Balkendiagramme, Ampeln und Tachometer-Anzeigen dabei, rasch die wichtigsten Informationen zu erfassen.

Projektpläne bestehen in Projektron BCS aus Teilprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben in beliebiger Detaillierungstiefe.…

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