Projektron BCS – für Projekte und Unternehmen

Projektron BCS ist eine webbasierte Komplettlösung für projektorientierte Dienstleister. Das Tool bietet dabei nicht nur Funktionen für ein anspruchsvolles Multiprojektmanagement, sondern lässt sich auch für die Unternehmenssteuerung abseits des Projektgeschehens einsetzen. Als Neuerungen sind 2015 u.a. eine optimierte Ressourcenauswertung, Stellvertreterregelungen und ein Bewerbermanagement für die Projekt-Ressourcen in spe hinzugekommen. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Projektron BCS ist mehr als eine reine Multiprojektmanagement-Software. Das Programm empfiehlt sich vielmehr als webbasierte Komplettlösung für projektorientiert arbeitende Unternehmen. Mit Angebots- und Abrechnungsfunktionen oder den integrierten Modulen für CRM und Helpdesk-Management richtet es sich vor allem an Dienstleister, die ihr Kunden- und Projektportfolio im Blick behalten möchten. Mittlerweile verwenden über 550 Unternehmen die Software. Dazu gehören neben zahlreichen kleinen und mittelgroßen Unternehmen auch Konzernabteilungen wie E.ON Inhouse Consulting, die Grundlagenforschung von Airbus Group oder die Finanz Informatik Solutions Plus GmbH.

Neuerungen in den 2015 erschienenen Releases sind vor allem eine optimierte Ressourcenauswertung, Stellvertreterregelungen und ein Bewerbermanagement für die Projekt-Ressourcen in spe. Die neue Zeitzonen-Unterstützung im Kalender und der vereinfachte Umgang mit mehreren Währungen unterstützen die Arbeit in internationalen Projekten. Darüber hinaus findet Drag-and-Drop in immer mehr Funktionen Einzug, so dass sich auch die Bedienung vereinfacht und das Tool zunehmend den Charakter einer Webanwendung verliert.

Arbeitsbereiche und viele Ansichten

Nach dem Login zeigt Projektron BCS die einzelnen Arbeitsbereiche oben im Browser-Fenster an. Abhängig von seiner Rolle findet der Benutzer hier z.B. den Projektbereich, die externe und interne Kontaktverwaltung, die Tickets aus dem integrierten Helpdesk oder – für agil planende Anwender – den Produkt-Arbeitsbereich mit dem Scrum-Backlog. Innerhalb dieser Bereiche stehen dem Anwender jeweils mehrere Ansichten zur Verfügung, die er über Karteireiter auswählen kann. Häufig benutzte Ansichten lassen sich in der Favoritenliste speichern; sie sind dann beim Login mit einem Klick erreichbar. Administratoren und Personalmanager können diese Lesezeichen auch für Benutzergruppen vorgeben.

Individuell anpassbare Ansichten erleichtern die Arbeit

In der Ansichtsauswahl findet der Anwender eine Zusammenfassung aller Ansichten, die ihm innerhalb eines Arbeitsbereichs zur Verfügung stehen. Bei umfangreichen Benutzerrechten können das durchaus mehr als 50 Eingabeformulare und Berichtsansichten sein. Damit bei dieser Anzahl die Übersicht nicht verloren geht, sind die Ansichten thematisch gegliedert und farbig gekennzeichnet (Bild 1). Ein einblendbarer Hilfstext erklärt bei Bedarf kurz den jeweiligen Anwendungsfall und die Vorgehensweise.

Bild 1: Die farbige Gliederung erleichtert die Auswahl der gewünschten Ansicht. In der Praxis sehen die Anwender nur die jeweils für ihre Rolle spezifischen Ansichten.
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Anwender können fast alle Ansichten individuell anpassen, damit sie die jeweils relevanten Informationen im Blick haben. Nach einem Klick auf ein kleines Zahnradsymbol können sie z.B. Filter und Sortierkriterien wählen oder Tabellenspalten aus- und einblenden. Die Tabellendaten lassen sich noch nicht ganz so einfach wie in Excel bearbeiten: Durch einen Klick auf "Bearbeiten" können sie eingegeben oder verändert werden. Ein weiterer Klick auf "Speichern" versetzt die Tabelle wieder in den Ansichts-Modus.

Projektron BCS unterstützt an vielen Stellen die Arbeit per Drag-and-drop. So können beispielsweise Dokumente vom eigenen PC in den Browser gezogen und damit auf dem Server gespeichert werden. Auch die Projektstruktur lässt sich per Drag-and-drop aufbauen: Sobald der Anwender ein Arbeitspaket oder eine Aufgabe an eine neue Position im Projektplan zieht, ändert die Software den Strukturplan entsprechend. Die grafische Ansicht im Organigramm-Stil zeigt das Ergebnis.

Assistenten unterstützen bei Gelegenheitsaufgaben

Bei Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen, bieten die Schritt-für-Schritt-Assistenten Orientierung. Will der Anwender z.B. ein neues Projekt anlegen, fragt der Assistent nacheinander alle erforderlichen Informationen ab. Dazu gehören u.a. die Stammdaten, die Projektziele mit ihrer Hierarchie sowie den Messkriterien, die Projektstruktur, das Team sowie die Aufwands- und Terminplanung. Auch die Risiken eines Projekts lassen sich kategorisieren, bewerten und mit Gegenmaßnahmen dokumentieren. Administratoren können die Assistenten unternehmensspezifisch anpassen und so z.B. die erforderlichen Angaben für Projektanträge abfragen. Das standardisiert und vereinfacht den Antragsprozess.

Übersicht über das Projekt-Portfolio

Multiprojektübersicht

Als Einstieg in die Projektbearbeitung eignet sich die Multiprojekt-Übersicht. Sie zeigt dem Anwender sämtliche laufenden Projekte bzw. – je nach Zugriffsrechten und individuellen Filtereinstellungen – die entsprechenden Teile davon (Bild 2). Kurze Kommentare der Projektleitung können samt Ampelstatus angezeigt werden. Wer mehr Informationen zu einem Projekt benötigt, lässt den Mauszeiger kurz auf der entsprechenden Grafik ruhen. Die Software zeigt dann weitere Details in einem kleineren Fenster an. So können sich z.B. Führungskräfte und Mitarbeiter des Project Management Office schnell eine Übersicht verschaffen.

Bild 2: Das Multiprojekt-Dashboard liefert die wichtigsten Informationen zu den Projekten auf einen Blick.
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Ein Klick auf ein Projekt führt von der Projektliste direkt in die Projektübersicht, die detailliertere Informationen zu den einzelnen Projekten liefert, wie z.B. Kundendaten, Laufzeit, Meilensteine, Kosten und weitere Kennzahlen. Auch in dieser Ansicht helfen Balkendiagramme, Ampeln und Tachometer-Anzeigen dabei, rasch die wichtigsten Informationen zu erfassen.

Projektpläne bestehen in Projektron BCS aus Teilprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben in beliebiger Detaillierungstiefe. Teilprojekte können an andere Anwender delegiert werden. Wer sich eine Vorlagenbibliothek anlegt, kann später mit wenigen Mausklicks einen ersten Projektplan inklusive Ressourcenzuweisungen erstellen. Dieser dient dann als Ausgangsbasis für die weitere Planung.

Persönliches Dashboard

Ist die Projektplanung abgeschlossen und veröffentlicht, finden die Mitarbeiter die Ihnen zugewiesenen Aufgaben in ihrem persönlichen Dashboard "Mein Bereich" (Bild 3). Dieser Bereich fasst personenbezogen die wichtigsten Funktionen und Informationen aus allen Projekten zusammen. Der Anwender findet dort z.B. individuelle Übersichten für Termine und anstehende Tätigkeiten (in Form von Aufgaben, Tickets oder Checklisten), eigene Lesezeichen und vor allem die flexible Zeiterfassung, bei der Anwender u.a. zwischen einer wochenweisen und einer täglichen Rückmeldung wählen und auch mit ihrem Smartphone Zeiten zurückmelden können. Die Stoppuhrfunktion ist ideal für Mitarbeiter, die viel am PC sitzen und eventuell noch den Helpdesk im Bereich "Tickets" betreuen.

Optional verwaltet das Programm sogar Gleitzeitregelungen sowie die Arbeitszeit- und Urlaubskonten der Mitarbeiter. Projektron BCS kann abhängig von der Ausführungszeit und der Art der Tätigkeit automatisch Überstunden und deren Vergütung berücksichtigen. So kann etwa geregelt werden, dass Reisezeiten direkt ausgezahlt werden, während es für Bereitschaftszeiten einen Freizeitausgleich gibt. Vor der Projektzeiterfassung steht allerdings auch bei Projektron BCS erst einmal die Projekt-Ressourcenplanung.

Bild 3: In der Ansicht "Persönlicher Überblick" finden Mitarbeiter alle (Projekt-)Informationen, die sie persönlich betreffen.
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Ressourcenmanagement von der Bewerbung bis zum Projekteinsatz

Im weitesten Sinne beginnt das Ressourcenmanagement in der Software bereits weit vor dem ersten Projekteinsatz mit dem Bewerber-Management. Zu jedem Kontakt – intern wie extern – lassen sich Bewerbungen mit den wichtigsten Eckdaten und Dokumenten speichern. Wenn das Bewerbungsgespräch mit Hilfe der BCS-Kalenderfunktion geplant und durchgeführt worden ist, können die Teilnehmer den Termin und damit indirekt auch die Bewerbung kommentieren.

Das eigentliche Ressourcenmanagement beginnt mit der Suche nach passenden Mitarbeitern, sobald der Ablauf des Projekts geplant ist. Dazu vergleicht die Software die Verfügbarkeiten mit den geplanten Aufwänden. Hinzu kommen weitere nützliche Funktionen, wie etwa eine Auslastungsbegrenzung von Ressourcen je Projekt, verschiedene Arbeitszeitmodelle, interne Daueraufgaben und die Urlaubsplanung. Die Ressourcenauslastungs-Ansicht bietet eine Filterfunktion, sodass sich Teamleiter z.B. selektiv auf diejenigen Mitarbeiter konzentrieren können, deren Auslastung außerhalb eines bestimmten Idealbereichs liegt.

Die Ansicht "Mitarbeiter/Zeitraum" hilft dabei, Prognose und Realität bei der Aufwandsschätzung zusammenzubringen. Sie zeigt die Planwerte für die kommenden Perioden zusammen mit den Plan- und Ist-Werten der Vergangenheit. So wird klar, für welche Projekte und Aufgaben die Schätzungen für einzelne Mitarbeiter oder komplette Teams zukünftig angepasst werden sollten (Bild 4).

Bild 4: Auslastungswerte der Zukunft und der Vergangenheit stellt die Software vergleichend dar.
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Planung mit und für Teams

Um Ressourcen in frühen Projektphasen zunächst nur auf Teamebene einzuplanen, können Platzhalter verwendet werden. Später werden diese Platzhalter dann durch konkrete Mitarbeiter ersetzt. Bei Bedarf kann ein Ressourcenfreigabe-Workflow genutzt werden, um die Abstimmung zwischen Projekten und Fachabteilungen zu unterstützen. Alternativ können Aufgaben auch an Personengruppen vergeben und gemeinsam bearbeitet werden.

Für Urlaubsvertretungen bietet der Kalender eine pfiffige Lösung: Legt man einen Stellvertretertermin an, erhalten eingeladene Stellvertreter für die Dauer des Termins automatisch Zugriff auf das persönliche Dashboard. Damit geraten die Aufgaben abwesender Kollegen nicht aus dem Blick. Nach dem Ende des Termins entzieht die Software die Zugriffsrechte automatisch wieder.

Alles in allem bietet Projektron BCS ein ausgereiftes Ressourcenmanagement, das auch zahlreiche Spezialaufgaben mit abdeckt. Wenn beispielsweise die Ressourcenaufwände Top-Down geplant werden, behält die Software die Mitarbeiterstunden im Blick, die noch nicht vom Planwert des Gesamtprojekts auf die Einzelaktivitäten verteilt wurden. Wie damit umgegangen wird, kann der Anwender festlegen: Sollen die verbliebenen Planreserven beibehalten werden, sich linear mit der Projektlaufzeit verringern oder als Puffer für Aufgaben dienen, für die mehr Zeit benötigt wird, als geplant wurde?

Die vielen Funktionen für das Ressourcenmanagement und das integrierte Personalmanagement zeigen deutlich den Schwerpunkt von Projektron BCS: Die Software zielt damit auf den Bedarf von Dienstleistern mit personalintensivem Projektgeschäft ab.

Operatives Projektgeschäft für Dienstleister

Projektorientierte Dienstleister werden auch das Kontaktmanagement mit Vertriebszuständigkeiten und Angebotsmanagement zu schätzen wissen. Von den ersten Überlegungen zum Projektablauf und den erforderlichen Aufwänden über zusätzlich anfallende Sachkosten bis hin zum fertigen Angebotsschreiben kann der Anwender durchgängig mit Projektron BCS arbeiten. Über die Artikeldatenbank lassen sich auch zu liefernde Waren, etwa Software-Lizenzen, im Angebot berücksichtigen.

Das fertige Angebot verbunden mit der Adresse aus der Kundendatenbank kann anschließend als PDF versendet werden. Richtig geplant liefert das Angebot auch die Grundlage für die detaillierte Projektplanung und die Projektsteuerung.

Controlling und Dokumentation

Während der Projektlaufzeit meldet das Projektteam seine Ist-Zeiten zurück und schätzt bei Bedarf den Restaufwand. Durch den Vergleich dieser Werte mit dem Auftragsbudget erkennt der Projektleiter schnell drohende Aufwands- und Kostenüberschreitungen. Ampeln und farbige Hervorhebungen weisen auf Abweichungen hin, die dann in Diagrammen und Tabellen genauer analysiert werden können. Mit dem integrierten BIRT-Framework können Administratoren Auswertungen und Berichte in unterschiedlichen Formaten entwerfen (z.B. PDF, Excel, PowerPoint).

In Projekten mit vielen externen Partnern fallen auch zahlreiche Eingangsrechnungen an. Die einzelnen Positionen dieser Rechnungen kann Projektron BCS den diversen Projektaufgaben zuordnen. Die Positionen tauchen dann in den Sachkostenberichten auf und können an den Kunden in unterschiedlicher Form weiterberechnet werden.

Um den Projektfortschritt auch inhaltlich zu dokumentieren, stellt Projektron BCS unter anderem Verlaufsprotokolle und Checklisten zur Verfügung. Die integrierte Dateiablage verwaltet projektbezogene Dokumente in mehreren Versionen. Den Gesamtstatus des Projekts signalisiert der Projektleiter über einen Kommentar und eine Ampel. Diese Informationen erscheinen dann z.B. auch im Multiprojekt-Dashboard.

Projektablauf und Termine

Den Projektablauf plant der Anwender überwiegend mit Hilfe von Listen sowie einem vernetzten Balkenplan. Treten Widersprüche auf, etwa weil Terminvorgaben nicht eingehalten werden können, signalisiert die Software dies z.B. durch rot umrandete Balken im Terminplan oder durch Warnsymbole. Um genauere Informationen zu erhalten, reicht es aus, den Mauszeiger auf eines dieser Kennzeichen zu ziehen und einen Blick auf das daraufhin erscheinende Hinweisfenster zu werfen.

Einen schnellen Überblick über viele Projekte ermöglicht die Phasen-Ansicht. In nur einer einzigen Zeile pro Projekt zeigt sie ausgewählte Schlüssel-Meilensteine, wobei die einzelnen Projektphasen farbig hervorgehoben sind (Bild 5). Zusammen mit den Checklisten in BCS wird dadurch die Arbeit mit standardisierten Produktentwicklungsprozessen und Reifegradmodellen unterstützt. Um Abhängigkeiten zwischen Projekten zu verdeutlichen, kann der Anwender Meilensteine aus anderen Projekten farblich abgesetzt im eigenen Terminplan anzeigen lassen.

Bild 5: Gantt-Diagramm mit Phasenfarben.
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Mit Begleitaufgaben, deren Dauer sich nach anderen Projektaktivitäten richtet, können projektbegleitende Tätigkeiten geplant werden. So lässt sich z.B. das Testmanagement einplanen, das mit den ersten Testfällen im Projekt beginnt und mit dem Abschluss des letzten Tests und der Dokumentation endet. Wird eine Ressource hierfür beispielsweise mit 50% ihrer Arbeitszeit eingeplant, so berechnet Projektron BCS automatisch aus der Dauer den resultierenden Gesamtaufwand.

Agiles Projektmanagement mit dem Scrum-Modul

Das Scrum-Modul ermöglicht Entwicklern, Projektron BCS auch für agile Projekte zu verwenden. In den Product Backlogs werden die Anforderungen beschrieben und in ihre Einzelteile zerlegt. Diese werden dann den Sprints zugeordnet; der Fortschritt der Abarbeitung wird anschließend in Form von Burn-Down-Charts visualisiert (Bild 6).

Bild 6: Mit der neuen Sprintplanung werden die User-Storys aus dem Backlog auf die einzelnen Sprints verteilt.
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In der Sprintplanungs-Ansicht werden zunächst grundlegende Angaben zum Sprint gemacht. Anschließend schlägt Projektron BCS User-Storys anhand des Backlogs und der Priorisierung vor. Wenn der Anwender diese Auswahl, eventuell nach einigen Anpassungen, übernehmen möchte, klickt er auf ein kleines Nadel-Symbol und pinnt die Storys damit bildlich an den Sprint.

Mit den agilen Funktionen wendet sich Projektron vor allem an Anwender, die IT-Entwicklungsprojekte steuern. Diesen bietet das Programm zudem noch ein Ticket-System, mit dem Kundenanfragen beim technischen Support abgewickelt werden können. Das Ticket-System eignet sich allerdings auch für andere Projektumgebungen als erweiterte Aufgabenliste mit klarem Aufgabenstatus und Workflow-Unterstützung.

Unterstützung auch bei Alltagsaktivitäten

Projektron BCS bietet weit mehr, als nur Funktionen für das reine Projektmanagement. Zusammen mit der Artikelverwaltung und der Adressdatenbank bietet das Produkt ein System, das sich auch für die Unternehmenssteuerung abseits des Projektgeschehens einsetzen lässt. Das Programm übernimmt zudem die Aufgabe eines Mail-Clients für IMAP-Konten oder tauscht über Microsoft Exchange oder Lotus Domino E-Mails, Termine und Kontaktdaten aus. Als CRM-Lösung dokumentiert das Programm Kontakte und E-Mails mit Geschäftspartnern, verwaltet Angebote und erstellt Rechnungen an Kunden sowie Gutschriften an Lieferanten. Mitarbeiter können auch Dienstreisen und Spesen mit Projektron BCS abrechnen.

Dieser breite Ansatz drückt sich auch in der Produktbezeichnung aus: "BCS" steht für "Business Coordination Software" und soll verdeutlichen, dass die Software nicht nur für Projekte, sondern für sämtliche Aktivitäten im Alltag projektorientierter Firmen nützlich sein kann. In kleinen und mittleren Unternehmen kann das Programm damit zusätzlich zur Projektplanung und ‑steuerung auch einen großen Teil der benötigten Funktionen für Kommunikation, Personalverwaltung und Finanzen abdecken.

Systemvoraussetzungen

Serverseitig läuft Projektron auf Linux und Windows mit Java SE Development Kit 7 oder 8 und idealerweise dem Apache Tomcat. Neben Microsoft- und Oracle-SQL-Datenbanken wird auch PostgreSQL unterstützt. Anwender von Projektron BCS benötigen lediglich einen Browser mit JavaScript auf ihrem Gerät. Zur Verbindung der Software mit anderen Anwendungen des Unternehmens stehen zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung, z.B. zu SageKHK, Lotus Notes oder Microsoft Exchange. Auch individuelle Anbindungen über SOAP sind möglich. Zusätzlich bietet Projektron BCS Schnittstellen zu SAP, Datev und Microsoft Navision, die, wie bei diesen Schnittstellen üblich, jeweils dem bereits vorhandenen System entsprechend angepasst werden. Die Benutzerdaten lassen sich über LDAP aus vorhandenen, unternehmensweiten Verzeichnissen abfragen oder mit diesen synchronisieren.

Lizenzbedingungen

Projektron BCS wird nach der Anzahl der Benutzer lizenziert, die sich jeweils innerhalb von 24 Stunden anmelden. Verglichen mit namentlichen Lizenzen ist das vor allem dann von Vorteil, wenn freie Mitarbeiter nur gelegentlich in Projekten mitwirken. Lizenzen für Projektbeteiligte kosten einmalig zwischen 100 und 600 Euro, je nach gewünschtem Funktionsumfang. Die BCS.start-Edition erleichtert kleinen Unternehmen den Einstieg: Hier kostet die Einzellizenz 200 Euro, maximal 15 Lizenzen können auf diese Weise erworben werden. Der Funktionsumfang entspricht weitgehend dem der Vollversion, lediglich fortgeschrittene Funktionen, wie die Mehrwährungsfähigkeit und die ressourcentreue Terminplanung fehlen. Sowohl die Vollversion als auch die BCS.start-Edition sind auch als Cloud-Lösung verfügbar.

Fazit

Projektron BCS bietet neben einem anspruchsvollen, ressourcenbetonten Multiprojektmanagement viele Funktionen, für die zumindest kleine und mittlere Unternehmen auf entsprechende Spezialsoftware verzichten können. Dazu gehören beispielsweise Arbeitszeitkonten, CRM-Funktionen, die E-Mail-Integration sowie die Angebots- und Rechnungserstellung. Sie erweitern die Software von einer Multiprojektmanagement-Lösung zu einer Komplettlösung für Projekt-Dienstleister. Das ebenfalls enthaltene Ticket-System sowie die Scrum-Fähigkeit dürften vor allem für Anwender aus dem IT-Bereich attraktiv sein, eignen sich jedoch auch, um strukturiert den Kontakt mit Projektkunden zu halten und kleinere Projekte ohne eine aufwändige Ablaufplanung zu steuern. Die BCS.start-Edition ermöglicht kleinen Unternehmen den Einstieg bei geringen Lizenzkosten – ob der erzielbare Nutzen in einer so kleinen Installation allerdings den Betrieb einer dann doch durchaus komplexen Software rechtfertigt, sollte im Einzelfall geprüft werden. Hier dürfte das Cloud-Konzept naheliegen.

Mit Dashboards und vereinheitlichten Grafiken liefert die Software nicht nur druckfähige Auswertungen, sondern bietet diese auch direkt in der Bedienoberfläche an. Dies dürfte vielen Anwendern zugutekommen, die Informationen aus mehreren Projekten in verdichteter Form benötigen. Insgesamt empfiehlt sich Projektron BCS als kaufmännisch orientiertes Multiprojektmanagement-Werkzeug mit hilfreichen Funktionen für den Unternehmensalltag.

Kontakt

Projektron GmbH, Charlottenstraße 68, D-10117 Berlin, Tel.: +49 (0) 30 34747640 Fax: +49 (0) 30 3474764999 Mail: info@projektron.de, www.projektron.de

 
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