Projektron BCS ist auch in der aktuellen Version 19.4 seinen bekannten Werten treu geblieben, gleichzeitig wurden Funktionalität und Benutzbarkeit erweitert. Die Software der Berliner Projektron GmbH beherrscht die gängigen Anforderungen für Planung und Steuerung im Einzelprojektmanagement inklusive der Unterstützung agiler Methoden. Für das Multiprojektmanagement sind bereits viele Berichte standardmäßig integriert, Erweiterungen lassen sich bei Bedarf einfach konfigurieren. Besonders ausgeprägt sind Funktionalitäten für das Ressourcenmanagement in Linie und Projekt. Hier finden sich durchdachte und benutzerfreundliche Funktionen zur Unterstützung der Projekt- und Unternehmensprozesse.

Mit diesem Funktionsumfang reiht sich Projektron BCS (BCS steht für Bussiness Coordination Software) gut in die Riege der gängigen Projekt- und Projektportfoliomanagement-Systeme ein. Besonders hervorzuheben ist die breite und tiefgehende Unterstützung von Fachprozessen. Das zeigt sich z.B. bei der Auftragsabwicklung: Diese reicht von der Angebotserstellung bis hin zur Rechnungsstellung und der anschließenden Weiterleitung der Rechnungsdaten an DATEV. Oder beim IT-Projektmanagement, in das sowohl agile Methoden zur Softwareentwicklung integriert sind (Kanban, User-Storys, Backlogs), als auch ein Ticketsystem für den Support beim späteren Softwarebetrieb (Incidents, Problems).

Projektron BCS eignet sich damit für Dienstleistungsunternehmen sowie für Unternehmen oder Unternehmensbereiche mit Schwerpunkt auf IT-Entwicklung. Dank vielfältiger Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Software leicht an individuelle Aufgabenstellungen im Unternehmen anpassen.

Aufträge abwickeln

Historisch liegt der Schwerpunkt von Projektron BCS in der Unterstützung von Dienstleistungsunternehmen. Entsprechend ausgereift ist das Zusammenspiel von Ressourcenmanagement, Projektmanagement, Berichten und Workflows mit verschiedenen Schnittstellen, wie z.B. der Microsoft Exchange-Anbindung zur Kalender- und E-Mail-Integration und der DATEV-Schnittstelle zur Rechnungsstellung.

So lassen sich z.B. im CRM-Modul Kundenstammdaten verwalten und direkt mit Anfragen von Kunden zusammenführen. Um ein Angebot zu erstellen, kann der Kundenbetreuer unmittelbar aus dem CRM-Modul heraus ein Projekt initiieren und planen. Nach Zuordnung der entsprechenden Ressourcen lassen sich anhand der hinterlegten Kostenstrukturen die Gesamtkosten ermitteln und diese direkt in das Angebot übernehmen.

Im Projektverlauf können die Mitarbeiter nicht nur die Arbeitszeiten zu den einzelnen Vorgängen rückmelden, sondern auch entstandene Kosten (z.B.: Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand) erfassen. Die Daten werden in (Portfolio-)Berichten aggregiert, dienen am Ende einer Abrechnungsperiode zur Rechnungsstellung sowie nach Projektende zur Berechnung der Gesamtrendite. Darüber hinaus geben sie Auskunft über den Arbeitsfortschritt in den jeweiligen Projekten.

Um auf Basis der rückgemeldeten Zeiten den Projektfortschritt zu berechnen, ist eine hohe Datenqualität erforderlich. Diese lässt sich nur erreichen, wenn Mitarbeiter ihre Projektstunden zeitnah erfassen. Aus diesem Grund gestaltet Projektron BCS die Zeiterfassung für die Anwender so komfortabel wie möglich. So lassen sich die Daten nicht nur über einfach zu bedienende Masken erfassen, sondern auch über einen Offline-Modus im Browser sowie per App rückmelden (iOS, Android; Windows Phone und Blackberry in Entwicklung). Die App bietet zudem die Möglichkeit, Reisekostenbelege über die Kamera des Mobiltelefons zu erfassen.

IT-Projektmanagement

Das Management von IT-Projekten unterstützt Projektron BCS durch ein Ticketsystem. Mit diesem lassen sich z.B. Kundenanforderungen erfassen, wobei Kunden sowohl interne Auftraggeber als auch externe Unternehmen sein können. Dies ermöglicht ein einfaches, jedoch effizientes Ideen- und Innovationsmanagement zur Neu- und Weiterentwicklung von IT-Produkten. Entscheider, in diesem Fall z.B. Produktmanager, können Tickets nach einem definierten Schema, z.B. dem Kundennutzen, bewerten und kategorisieren. In einem zweiten Schritt lassen sich dann ähnliche Tickets einschließlich deren Anforderungen und Bewertungen zu Ideen zusammenfassen und übersichtlich in einer Portfolioansicht darstellen. Eine oder mehrere Ideen können wiederum ausgewählt und einschließlich aller relevanten Daten in einen Projektantrag überführt werden.

In der neuen Ansicht "Projektantrag" werden Informationen zum Projekt eingetragen, wie z.B. Angaben zu Projektgröße, Abhängigkeiten zu anderen Projekten, Auswirkungen bei Nicht-Durchführung, dem Lösungsansatz, Restriktionen, Angaben zu Markt/Wettbewerb/Patent/Normen, verwendeten Technologien und Rahmenbedingungen. Außerdem können in der Liste verschiedene Optionen zur Umsetzung des Projekts beschrieben und bewertet werden. So ist es möglich, auf Basis fundierter Informationen über die möglichen Projekte zu entscheiden.

Vorgehensmodelle

Standardmäßig unterstützt Projektron BCS verschiedene Projektmanagement-Vorgehensmodelle. So ist z.B. das Vorgehen nach PRINCE2 mit den entsprechenden Begrifflichkeiten und Zusammenhängen in einem Assistenten hinterlegt. Dieser führt den Anwender Schritt für Schritt durch den Planungsprozess, um die erforderlichen Daten zu sammeln. Somit ist für jedes Projekt im Unternehmen ein konformes Vorgehen sichergestellt. Bild 1 zeigt beispielhaft einen solchen Schritt innerhalb eines Vorgehensmodells. Hier wird die PRINCE2-Phase "SU" (Starting up a project) in die einzelnen Schritte zerlegt. Gezeigt ist die Festlegung der Verantwortlichkeiten (Auftraggeber und Projektleiter) als erster Schritt in der Phase.