Projektron BCS – Projekte bequem steuern

Projektron BCS bietet projektorientierten Unternehmen umfassende Unterstützung für das Multiprojektmanagement mit Schwerpunkt auf Ressourcen und Finanzen. Mit Funktionen z.B. zur CRM-Adressverwaltung, Dokumentablage oder Urlaubsverwaltung deckt die Software zudem auch Aspekte ab, die eng mit Projektmanagement in Bezug stehen.

Projektron BCS – Projekte bequem steuern

Projektron BCS bietet projektorientierten Unternehmen umfassende Unterstützung für das Multiprojektmanagement mit Schwerpunkt auf Ressourcen und Finanzen. Mit Funktionen z.B. zur CRM-Adressverwaltung, Dokumentablage oder Urlaubsverwaltung deckt die Software zudem auch Aspekte ab, die eng mit Projektmanagement in Bezug stehen.

Projektron aktualisiert seine Multiprojektmanagement-Software Projektron BCS (Business Coordination Software) kontinuierlich und veröffentlicht viermal pro Jahr eine neue Version. Um den wachsenden Funktionsumfang möglichst intuitiv zu präsentieren, liegt bei der Weiterentwicklung ein Schwerpunkt auf der Benutzeroberfläche. Keine einfache Aufgabe bei einer Software, die funktional so breit aufgestellt ist wie Projektron BCS – mit einer breiten Unterstützung für Multiprojektumgebungen mit besonderem Schwerpunkt auf Ressourcen und Finanzen.

Bei der Weiterentwicklung ist die wesentliche Herausforderung daher nicht mehr, zusätzliche Funktionen zu ergänzen oder bestehende zu verfeinern. Stattdessen rückt die Bedienung in den Vordergrund. Schon seit langem finden sich bei BCS in jeder neuen Version kontinuierliche Verbesserungen der Benutzeroberfläche nach dem Motto "Evolution statt Revolution". Das betrifft einerseits die Optik, etwa wenn neue Dashboards die Projektdaten mit frischer Grafik präsentieren oder der Kontrast der Ansichten verbessert wird. Andererseits trägt die einfache Anpassung der Software an individuelle Anforderungen dazu bei. So ist es in der Administratorenrolle z.B. möglich, nicht benötigte Funktionen durch einfache Einstellungsschalter in kurzer Zeit auszublenden und die Bedienung so zu erleichtern. Zusätzlich gibt es immer wieder Verbesserungen in der Benutzerführung.

Die Ansichtsübersicht im Bereich "Projekte"
Bild 1: Die Ansichtsübersicht im Bereich "Projekte"

Die erste Gliederungsebene in Projektron BCS findet sich im Bereich der Kopfzeile. Dazu gehören z.B. die Gliederungspunkte "Projekte" für die Projektplanung und -steuerung, "Intern" für die Verwaltung des eigenen Teams und "Mein Bereich" mit dem persönlichen Überblick für jedes Teammitglied. Die Bereiche umfassen jeweils mehrere Ansichten, in denen sich Informationen einsehen und bearbeiten lassen. Unter "Projekte" finden sich z.B. Ansichten für die Projekt-Stammdaten, den Strukturplan, den Teamplan und den Projektplan mit einer Gantt-Terminsicht. Am linken Fensterrand lässt sich ein Navigationsfenster einblenden, in dem man schnell zwischen verschiedenen Planungsobjekten wechseln kann: Ruft man z.B. die Teamplanungs-Ansicht auf, kann man im Navigator zwischen verschiedenen Projekten oder Arbeitspaketen wechseln, um deren Besetzung zu prüfen.

In der Ansichtsauswahl eines Bereichs (Bild 1) können je nach der Anwenderrolle eine größere Anzahl an Ansichten zusammenkommen. Auch wenn diese übersichtlich gruppiert sind, erleichtert es den Arbeitsalltag, wenn man sich wichtige Ansichten mit einem Sternchen als Favoriten markiert und die Auswahl dann mit einem Klick auf diese Favoriten eingrenzt.

Bei der Weiterentwicklung der Oberfläche wurden Ansichten zusammengefasst. So wurden Projektaktivitäten und der grafische Projektstrukturplan zu einer integrierten Strukturplanungs-Ansicht verbunden. In dieser kann nun mit einem Klick die Darstellungsform geändert werden.

Wer regelmäßig mit BCS arbeitet, bewegt sich schon nach kurzer Einarbeitung leicht über die zentrale Ansichtsauswahl im Programm. Wer das Programm nur gelegentlich verwendet, kann auf Assistenten zurückgreifen. Will man etwa ein neues Projekt anlegen und die erste Planung erstellen, führt der entsprechende Assistent einen der Reihe nach durch die dafür benötigten Ansichten.

Projektaktivitäten im Blick

BCS unterstützt mehrere Methoden zur Planung von Projekten. Projektaufgaben lassen sich z.B. in einem klassischen Balkendiagramm planen und steuern (Bild 2). Außerdem bietet die Software eine Kalender-Ansicht, um auch feste Projekttermine wie die wöchentliche Projektbesprechung oder das tägliche Scrum-Meeting im Blick zu behalten. Dabei muss sich das Projektteam nicht ausschließlich auf Projektron BCS festlegen: Eine Schnittstelle gleicht die Termine gegebenenfalls mit Microsoft Exchange und Outlook oder mit Google Calendar ab. Projektron BCS hilft mit einer einfach gehaltenen Agenda-Funktion sogar bei der Organisation von Besprechungen und ermöglicht es, die Themen und Ergebnisse solcher Besprechungen zu dokumentieren. Solche Termine fließen wie die Projektaktivitäten in die Auslastungsplanung der betreffenden Mitarbeiter ein. Dabei werden automatisch Urlaube berücksichtigt.

Die Projektplan-Ansicht ist der typische Arbeitsbereich zur Projektplanung
Bild 2: Die Projektplan-Ansicht ist der typische Arbeitsbereich zur Projektplanung

Die Gantt-Terminplanung ist die klassische Form der Planung. Sie wird durch eine tages- bzw. wochengenaue Terminplanung ergänzt. Wie in einer Plantafel zieht man Aufgaben dazu einfach aus dem Navigator-Fenster auf die Zeile eines Teammitglieds und platziert sie an den entsprechenden Tagen. Das Ganze funktioniert auch wochengenau. Die Ansicht "Einsatzplanung" bietet sogar eine richtige Personaltafel, mit der geplante Projektaufwände auf einzelne Termine verteilt werden können (Bild 3).

Die Ansicht "Einsatzplanung" bietet eine Personaltafel, mit der sich geplante Projektaufwände auf konkrete Termine verteilen lassen
Bild 3: Die Ansicht "Einsatzplanung" bietet eine Personaltafel, mit der sich geplante Projektaufwände auf konkrete Termine verteilen lassen

Auf Projektebene geplante Aufwände dokumentiert Projektron BCS dabei getrennt von Aufwänden, die bereits für konkrete Termine vorgesehen sind. Wer z.B. die Inbetriebnahme einer technischen Anlage in einem Projekt mit einem Aufwand von zehn Tagen innerhalb einer vierwöchigen Dauer eingeplant hat, könnte hier die konkreten Vor-Ort-Termine der Servicetechniker festlegen.

Ressourcenmanagement für ressourcentreue Planung

Die Funktionen zur Terminplanung, Personaleinsatzplanung und Urlaubsverwaltung verdeutlichen, wo der Schwerpunkt von Projektron BCS liegt: Im Ressourcenmanagement bietet die Software einen Funktionsumfang, der kaum Wünsche offenlässt. Egal, ob nur eine Teamliste mit den Projektbeteiligten und deren Rollen benötigt wird oder ob das Projektpersonal detailliert bis auf einzelne Aufgaben hinunter geplant werden soll – BCS deckt die unterschiedlichen Detaillierungsgrade ab.

Um sich bei der Ressourcenplanung nicht schon früh auf einzelne Teammitglieder festlegen zu müssen, können Platzhalter verwendet werden. Sie stehen dann z.B. für eine komplette Abteilung. So wird der langfristige Ressourcenbedarf ermittelt und mit der Kapazität verglichen. Erst wenn die Ausführung näher rückt, ersetzt man die Platzhalter durch namentlich genannte Teammitglieder. Ob die Projektleitung dazu den Platzhalter einfach durch die konkret benannten Ressourcen austauscht oder eine Anfrage bei den Linienvorgesetzten startet, ist eine Frage der Methodik. BCS unterstützt beide Varianten.

Die Software kann auch ressourcentreu planen und die Projekttermine automatisch an die verfügbare Kapazität anpassen. In der Praxis dürften die grafischen Kapazitätsanalysen aber nützlicher sein, um realistische Projektplanungen zu erhalten (Bild 4).

Angepasste Filter ermöglichen "Was-Wäre-Wenn"-Ressourcenauswertungen
Bild 4: Angepasste Filter ermöglichen "Was-Wäre-Wenn"-Ressourcenauswertungen

In größeren Organisationen behält man mit dem Skillmanagement im Blick, welche Qualifikationen im Unternehmen knapp werden, um rechtzeitig gegensteuern zu können. Werden die Fähigkeitsprofile der Teammitglieder gepflegt, lassen sich die Auslastungsübersichten nach den entsprechenden Skills filtern. Anschließend fügt man in einer Auslastungssimulation nach und nach mögliche Projekte zur Grundlast und der aktuellen Projektsituation hinzu und kann so erkennen, bei welchen Skills es Engpässe geben würde.

Projektron BCS deckt nicht nur das Thema Projektressourcen ab, Teammitglieder finden auch zahlreiche nützliche Funktionen für ihren Projektalltag: Dazu gehört neben einer bemerkenswert flexiblen Zeiterfassung auch eine Abrechnungsfunktion für Reisekosten sowie Spesen und sogar eine Urlaubsverwaltung.

Recht neu im Bereich des Ressourcenmanagements ist die Gruppenplanung, bei der eine Aufgabe an komplette Teams statt an einzelne Personen vergeben werden kann. Arbeitet ein Teammitglied an der Aufgabe, reduziert sich der Gesamtaufwand dafür um die geleisteten Ist-Stunden. Der verbleibende Restaufwand verteilt sich dann wieder gleichmäßig auf alle Personen im Team. Auf diese Weise kann man sich die personengenaue Planung dort sparen, wo es ausreicht, ein Team vorzusehen, das die Arbeit eigenständig unter sich aufteilt. Das ist z.B. in agilen Teams nützlich.

Agiles Arbeiten leicht gemacht

Wie es sich für eine moderne PM-Software gehört, bietet Projektron BCS auch eine Antwort für das agile Projektmanagement. Das muss in Projektron BCS nicht unbedingt exakt nach der Scrum-Methodik umgesetzt werden.

Um Projektpläne übersichtlich zu halten, hat es sich bewährt, den Terminplan nicht zu detailliert zu gestalten und eher einen Rahmen vorzugeben. Innerhalb der Arbeitspakete organisieren sich die Teams dann eigenständig. Dazu arrangieren sie die Teilaufgaben des Arbeitspakets in Task-Boards (Bild 5). In BCS kann zu diesem Zweck das Ticket-System der Software verwendet werden, das sich auch durchaus für den Aufbau eines kompletten IT-Helpdesks eignet. Aus Projektmanagement-Sicht sind Tickets aber vor allem nützlich, um einzelnen Teammitgliedern Kleinaufgaben zuzuweisen. BCS überwacht, ob die Fristen der Tickets mit der Terminplanung der übergeordneten Aufgaben zusammenpassen und warnt gegebenenfalls. Tickets eignen sich daher gut, um eine hybride Projektabwicklung umzusetzen.

Task-Boards können für agile und hybride Projekte eingesetzt werden.
Bild 5: Task-Boards können für agile und hybride Projekte eingesetzt werden.

Für die agile Produktentwicklung empfiehlt sich der Produktstrukturplan. Er findet sich im Produkt-Arbeitsbereich und strukturiert Produkte nach ihren einzelnen Komponenten. Mit ihnen werden auch Backlog-Elemente verbunden, die technisch z.B. als Ticket abgebildet werden können. Um diese im Projekt zu erstellenden Ergebnisse dann mit dem Projektstrukturplan zu verbinden und ihnen so auch einen Terminbezug zu geben, ordnet man sie noch entsprechenden Gate-Meilensteinen zu. Oder man plant bei einer an Scrum orientierten Vorgehensweise die Backlog-Elemente für konkrete Sprint-Vorgänge im Terminplan ein. Jeder Sprint im Terminplan hat dann sein eigenes Taskboard mit den jeweils zugeordneten Backlog-Elementen.

Task-Boards sind also einerseits nützlich, um Arbeitspakete größerer Projekte zu detaillieren und die Bearbeitung zu steuern. Andererseits ermöglichen sie, Backlog-Elemente aus dem Backlog in einer an Scrum orientierten Vorgehensweise zu bearbeiten. Verzichtet man in kleinen Projekten auf eine genaue Projektstruktur und einen detaillierten Terminplan, kann man auch einfach ein einziges Task-Board nutzen, um alle Projektaufgaben auf einfache Art zu koordinieren.

Dank der interaktiven Taskboards und ihrer Verbindung mit dem übrigen Portfolio wird Projektron BCS somit zu einer Softwarelösung, die auch in hybriden Projektumgebungen den Gesamtüberblick über das Projektportfolio unterstützt.

Auftragsorientierte Finanzsicht

Die Finanzsicht gibt unter anderem einen Überblick über die Personalkosten, die das Tool aus dem Ressourcenmanagement ermittelt. Wer den Arbeitsaufwand für anstehende Projektaktivitäten abschätzt, kann daraus sogar direkt Angebote für Projekte erstellen. Je nach Projekt oder Auftraggeber verwendet das Tool unterschiedliche Verrechnungs-Stundensätze, abhängig von der Rolle der eingeplanten Teammitglieder. Daneben beherrscht die Software auch den Umgang mit sonstigen Kosten. In einem sogenannten Sachkostenplan finden sich z.B. Reisekosten oder Fremdleistungen mit ihren Plan- und Istwerten. BCS bietet sogar eine Artikelverwaltung, mit der sich Stückpreis-Leistungen berücksichtigen lassen, wie z.B. im Projekt benötigte Softwarelizenzen oder Trainings.

Als Software für projektorientierte Unternehmen umfasst die Software auch Funktionen, die sonst eher Finanzsoftware zugeschrieben werden. Geleistete Projektaufwände können abgerechnet werden – die Ist-Stunden werden dazu, wie auch bei Angeboten, mit Verrechnungssätzen bewertet. Dabei lassen sich gebuchte Projektstunden nicht nur nach der Abrechenbarkeit unterscheiden, sondern bei Bedarf sogar zwischen mehreren Projektkunden aufteilen. Zur Rechnungsstellung zieht Projektron BCS nicht nur die geleisteten Stunden heran, sondern auch Sachkostenpositionen und im Projekt eingesetzte Artikel mit entsprechenden Verkaufspreisen. Auch für das Projekt erfasste Reisekosten lassen sich auf verschiedene Arten weiterberechnen.

Die Rechnungsdaten gibt die Software über Schnittstellen weiter, etwa an die Finanzbuchhaltung oder ein ERP-System. Wer will, kann allerdings in puncto Rechnungsstellung auch komplett auf BCS setzen. Die aktuelle Version unterstützt die elektronische Rechnungsstellung via XRechnung ebenso wie mit ZUGFeRD.

Die Abrechnungsfunktionen decken prinzipiell alle wichtigen Anforderungen ab, sodass mittelgroße projektorientierte Dienstleister für diesen Zweck sogar auf ein ERP-System verzichten können. Dazu trägt auch die integrierte CRM-Funktionalität bei, mit der externe Projektpartner verwaltet werden können. Projektron denkt auftragsorientiert und spricht z.B. konsequent von "Auftragswerten", mit denen es die Plan- und Ist-Kosten vergleicht. Das liegt an der ursprünglichen Ausrichtung, die sich stark an externen Projektauftraggebern orientierte. Die Begrifflichkeiten sind allerdings konfigurierbar. Wer es mit internen Projekten zu tun hat, wird vielleicht eher in Projektbudgets denken und kann Abrechnungsfunktionen in diesem Fall zur internen Leistungsverrechnung nutzen.

Teamarbeit und Kommunikation

Ob klassisch geplantes Projekt oder agil umgesetztes Vorhaben – ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist der Austausch innerhalb von Projektteams. Finden die Beteiligten in der PM-Software die wichtigen Informationen in einheitlicher Form an einem Ort, trägt die Software automatisch zur verbesserten Kommunikation bei. BCS bietet zudem weitere Funktionen für die Projektzusammenarbeit. Neben dem bereits erwähnten Teamkalender für Projekttermine, sind dies auch die Tickets. Sie eignen sich nicht nur, um Aufgaben arbeitsteilig abzuarbeiten, indem sie in einem fest vorgegebenen oder situativ improvisierten Prozess von einem Teammitglied zum anderen weitergegeben werden. Tickets können zudem mit Kommentaren und ergänzenden Dokumenten versehen werden. Statt zahlloser E-Mails stimmt sich das Projektteam somit zentral über Tickets ab, die jeweils alle notwendigen Informationen enthalten. Zusätzlich können Verlaufsprotokollen wichtige Ereignisse im Projektverlauf dokumentieren. Damit ist es möglich, Entscheidungen festzuhalten oder einfach nur nützliche Informationen für alle zugänglich zu machen.

 Wenn zwei Personen einen Inhalt gleichzeitig bearbeiten (hier ein Ticket), weist Projektron BCS automatisch darauf hin
Bild 6: Wenn zwei Personen einen Inhalt gleichzeitig bearbeiten (hier ein Ticket), weist Projektron BCS automatisch darauf hin

Gegen mögliche Versionskonflikte, die immer dann drohen, wenn viele Beteiligte in einem System zusammenarbeiten, bietet die Software ein interessantes Highlight: Arbeiten zwei Personen z.B. gleichzeitig an den Stammdaten einer Projekt-Aufgabe, weist das Programm mit einem kleinen Foto oder Icon oberhalb der Eingabemaske auf die parallele Bearbeitung hin (Bild 6). Das löst den Datenkonflikt zwar nicht automatisch auf, verhindert aber, dass gegenseitig unbemerkt Änderungen überschrieben werden.

Multiprojekt- und Portfoliomanagement

Für individuelle Auswertungen über das gesamte Projektportfolio oder einzelne Projektgruppen und Programme gibt es die Reporting-Engine, die auf der Open-Source-Lösung BIRT basiert. Die meisten Fragen im Multiprojektmanagement-Umfeld lassen sich allerdings bereits durch Standard-Ansichten beantworten. Wählt man im Navigator z.B. ein Programm aus, zeigt die Projektplan-Ansicht automatisch auch die Aktivitäten aller enthaltenen Projekte, die Kostenübersichten spiegeln entsprechend die Gesamtsummen wider.

Die Projektliste (Bild 7) stellt die wichtigsten Eckdaten der Projekte zusammen. Das schließt auch die jeweils letzten Projektstatusanmerkungen ein: Ein kurzer Kommentar und eine Projektampel geben den Projektleitungen jeweils die Möglichkeit, die harten Zahlen zumindest mit einer kurzen subjektiven Einschätzung zu ergänzen.

Wichtige Eckdaten und Statusinformationen in der Projektübersicht
Bild 7: Wichtige Eckdaten und Statusinformationen in der Projektübersicht

Das Portfoliomanagement beschränkt sich nicht nur auf Auswertungen, auch das Projektantragswesen wurde in den letzten Jahren deutlich überarbeitet. So können Projektanträge mit Fragenkatalogen nun auch qualitative Projektbewertungen berücksichtigen, etwa zum strategischen Nutzen oder zu eventuellen Risiken möglicher Projekte. Auswertungen erlauben es, die darin berücksichtigten Projekte durch Filtereinstellungen zu variieren, so dass einfache Portfoliosimulationen möglich sind. So lässt sich z.B. die Auswirkung eines zusätzlichen Projekts auf die Ressourcensituation analysieren. Falls automatisierte Freigaben gewünscht sind, können diese mit einer integrierten Workflow-Engine konfiguriert werden, für die seit kurzem auch ein graphischer BPMN-Editor vorhanden ist.

Technik und Lizenzen

Projektron BCS läuft in jedem modernen Browser. Die Software kann auf eigenen Systemen installiert oder als Software as a Service genutzt werden. Über Schnellkonfigurationsschalter ("Toggles") und eine integrierte Konfigurationsverwaltung wird die Software in kurzer Zeit auf die benötigten Funktionen eingeschränkt. Das Lizenzmodell orientiert sich mit einem fein abgestuften Rollenmodell an der Anzahl der Benutzer. So gibt es z.B. Lizenzen für die Projektleitung, für Teammitglieder oder auch nur zur reinen Anwesenheitserfassung. Die Lizenzen sind eine Mischung aus namentlicher Lizenz und Concurrent-Lizenzen: Sie erlauben die parallele Nutzung durch mehrere Personen. Wird eine Lizenz verwendet, blockiert dies die Nutzung durch eine andere Person allerdings jeweils für den kompletten Tag.

Fazit

Projektron BCS positioniert sich als Multiprojektmanagement-Lösung für personalintensive Projekte. In diesen gilt es, ein gutes Ressourcenmanagement zu betreiben und eine Vielzahl von Teammitgliedern auch mit alltagspraktischen Funktionen zu versorgen. Beides deckt die Software ab. Personal kann dank Einsatzplanung und Skillmanagement weit über das übliche Maß hinaus – bei Bedarf auch detailliert – geplant werden. Mittels Platzhalter und der neuen Gruppenplanung ist jedoch auch eine gröbere Planung möglich, die mehr auf Eigenverantwortung der Teams setzt.

Funktionen wie CRM-Adressverwaltung, Dokumentenablage, Reisekostenabrechnung und Urlaubsverwaltung decken Aspekte ab, die zwar nicht unmittelbar zum Projektmanagement gehören, aber in projektorientierten Unternehmen oft in engem Bezug dazu stehen. Hier kann Projektron BCS in manchen Fällen Spezialsoftware durchaus ersetzen oder bietet bei besonderen Anforderungen zumindest eine gute Ausgangsbasis für Schnittstellen zu entsprechender Software.

Die Finanzfunktionen sprechen mit Angeboten und Abrechnung zwar sicherlich vor allem Organisationen an, die ihre Projektleistungen extern anbieten und abrechnen. Sie sind allerdings auch interessant, um z.B. Projektleistungen innerhalb eines größeren Unternehmens zu verrechnen. Begrüßenswert ist die zunehmende Konsolidierung der Ansichten. Insbesondere der Projektplan bringt Projektstruktur, Termine und Ressourcenaufwand zunehmend in einer zentralen Ansicht zusammen.

Für das PMO empfiehlt sich Projektron BCS als Tool, das den kompletten Projektlebenszyklus unterstützt und ermöglicht, nach verschiedenen Projektmanagement-Standards wie IPMA (GPM), PMI und PRINCE2 zu arbeiten. Funktionen für Projektanträge und Projektbewertungen sind interessant, um PM-Prozesse zu vereinheitlichen. Die Simulation innerhalb von Auswertungen öffnet das Einsatzspektrum auch in Richtung der Portfolioplanung.

Kontakt

Projektron GmbH, Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Deutschland, Tel.: +49 30 3474764-0, Fax: +49 30 3474764-999, Mail: info@projektron.de, www.projektron.de

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