Immer komplexere Prozessabläufe und IT-Anforderungen in immer mehr Bereichen der Geschäftsprozesse machen es unabdingbar, dass Unternehmen diesen Wandel mittels standardisierter Dokumentation der Geschäftsprozesse implementieren und steuern. So erfordert z.B. auch das immer wichtiger werdende Thema "Governance, Risk und Compliance" (GRC) den Aufbau und die einheitliche Dokumentation aller Geschäftsprozesse, um die zahlreichen Verflechtungen in einem Unternehmen transparent zu machen.

Auch ich stand 2011 vor der Herausforderung, in einem mittelständischen Unternehmen Prozessmanagement einzuführen und habe mich mit einem kompetenten Toolanbieter, einer etwas ungewöhnlichen Vorgehensweise, langjähriger Erfahrung in Projekten, einem kleinen Team und dem festen Willen, mit einem realistischen Budget einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, dem Thema gestellt.

Meine Erfahrung habe ich in diesem Artikel zusammengefasst, der einen pragmatischen Ansatz beschreibt, um Prozessmanagement in einem mittelständischen Unternehmen einzuführen. Eine Herausforderung bei der Einführung ist grundsätzlich, dass Auftraggeber und Projektteam bei diesem Thema oft unterschiedliche Bilder im Kopf haben. Die Einführung von Prozessmanagement dauert mehrere Jahre und bringt keinen schnellen Return on Investment.

In diesem Zusammenhang hat mir, als ich 2009 ein Projektmanagement-Office (PMO) einführen wollte und nur eine zögerliche Zustimmung der Geschäftsführung hatte, der Artikel "So führen Sie Ihr Top-Management. Guerilla-Taktik für Projektleiter" (Projekt Magazin Ausgabe 5/2009) sehr geholfen und mir gute Impulse gegeben. Das hat mich auf die Idee gebracht, Projektleitern, die ebenfalls Prozessmanagement einführen wollen, einige Tipps und Impulse zu geben. Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Die Rezertifizierung der DIN ISO 9001:2008 haben wir Anfang 2014 komplett mit der – im hier geschilderten Projekt erstellten – BPM-Dokumentation bestanden. Derzeit wird die DIN ISO 9001 gerade grundlegend überarbeitet. Auch auf die neue, 2015 erscheinende Revision sind wir mit unserem prozessorientieren Ansatz optimal vorbereitet.

Wie sieht Ihre Ausgangssituation aus?

Welchen Nutzen kann Prozessmanagement oder auch Business Process Management (BPM) Ihrem Unternehmen bringen? Anhand der in Tabelle 1 genannten Fragen können Sie erkennen, in welchen Bereichen es möglicherweise Verbesserungspotential gibt. Beantworten Sie die meisten davon mit "Nein", könnte Ihnen das Weiterlesen wertvolle Impulse geben. Übrigens: Am häufigsten kommt der Anstoß für die Einführung von Prozessmanagement aus dem Qualitätsmanagement, gefolgt von Strategie und IT (vgl. Schmelzer; Sesselmann, Seite 46).

Wie kann die Geschäftsführung überzeugt werden?

Die Einführung eines Business Process Management (BPM) in einem Unternehmen ist ein Projekt, welches nicht nur ressourcenintensiv und zeitaufwendig ist, sondern auch viele Beteiligte im Unternehmen mit einbeziehen muss. Wenn Ihre Geschäftsführung nicht der Treiber für das Thema "Einführung Prozessmanagement" ist, muss sie gegebenenfalls überzeugt werden.